建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析

彭美莲

摘要：建筑工程档案资料管理作为企业基础管理的一项重要内容，详尽记录并保存了建筑项目施工全过程中形成的各种信息，为建筑工程项目的后期质量鉴定等工作提供了重要的依据。本文作者分析了建筑工程档案资料管理中存在的问题，并提出解决措施。

关键词：建筑工程档案;资料管理;问题;措施

0、引言

在建筑工程施工的过程当中，工程档案资料是十分重要的一部分，其是建设活动中形成的原始的、具备一定保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。在管理建设工程质量、总体造价和建设工期的同时，作为建筑工程项目管理的重要组成部分，其关键作用也得到了越来越多人的关注。因此，实现对建筑工程档案资料规范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程项目管理工作的基础和关键。

1、建筑工程档案资料内容

1.1综合性文件资料

综合性文件资料不仅包括施工准备阶段的文件资料，如建设工程中征用地、拆迁安置等综合性立项文件资料;规划、消防等政府部门的审批文件;勘查、测绘和设计文件;招投标文件;开工审批文件;工程相关的照片、录像、录音和光盘等资料，工程地质，水文气象等文件资料，而且包括工程竣工阶段的竣工验收质量鉴定、结算及审计报告等方面的文件资料;

1.2工程施工文件

1.2.1土建工程文件

主要包括施工组织设计、图纸会审、设计变更、技术交底、材料代用单等资料;工程测量检测记录;施工原材料、半成品、成品及零部件的质量证明文件或检验报告等资料;混凝土、砂浆等配比检验报告;隐蔽工程验收记录;工程质量检验、评定以及质量事故处理记录等文件资料;施工技术总结等。

1.2.2水电设备安装工程

主要包括给排水、消防、通风、空调等设备在安装过程中所需的用料质量证明文件、管道测试记录等方面的资料。

1.3竣工图

主要包括总平面布置竣工图，建筑工程竣工图，装饰竣工图，给水、排水竣工图，通风、空调竣工图及室外各种管线竣工图等。

2、建筑工程档案资料管理中存在的问题

2.1相关人员档案意识薄弱

众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

2.2对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作， 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

2.3工程质量验收时没有可以参考的书面材料

在進行建筑工程施工的过程中，为了有效提高工程的质量，必须要在完成一些质量控制点的施工之后，进行适当的质量验收，但是，很多时候为了追赶进度往往忽视了现场验收工作，也未按照相关的规定进行书面签字仪式，未形成相关的书面材料，这是不符合工程档案管理工作要求的。

2.4施工验收原始签证资料格式不符合要求

在工程开展工作之前，未对原始施工验收签证资料的内容和格式进行明确、统一的约定，而是在施工进行的过程当中不断的增添和更换相关的内容和种类，这就使得不同资料在格式上不够规范、统一，给装订组卷工作增加了一定的难度。2.5原始资料书存在问题在书写工程施工过程的原始资料的时候，有很多字迹潦草、不规范、错别字等问题，对于修改过的地方也未盖章和签字，这就大大增加了工程档案管理工作的难度。

3、加强建筑工程档案资料管理的具体措施

3.1不断增强工程档案资料管理意识

工程档案资料管理工作在整个工程项目建设过程中发挥着重要作用，为工程项目后期质量监督，改建、维修、扩建等工作提供基础依据。一方面，企业要不断增强工程档案资料管理人员的档案管理意识，提高树立端正的档案管理态度，对档案资料管理的重要性有充分的认识。另一方面，企业各层领导及各部门人员从上到下在思想上重视档案资料的管理的作用，充分落实档案资料的收集、归类等工作;明确各部门职责并加强档案资料完整性的检查监督工作，定期检查评比档案资料的合格有效性，防止档案资料管理工作滞后于工程项目建设工作现象发生。另外，企业要引进全新高效的信息化档案管理机制，增强档案管理人员运用计算机处理档案资料能力，提高工作效率。加强相关管理人员对档案知识的学习，增强档案管理意识，充分发挥档案资料管理工作的价值作用。

3.2建立并完善档案资料管理的相关机制

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

3.3严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用

建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要環节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。

3.4通过现代化技术统计档案信息

随着计算机技术和互联网技术的不断进步和发展，建筑工程单位必须要积极利用好这些先进技术，做好对建筑档案资料的统计管理工作，可以构建一个记录档案信息的系统，对建筑工程中各个环节的真实情况进行记录，进一步提高建筑工程档案资料的完整性，使其能够在建筑工程档案资料管理过程中充分的发挥自身的作用。

3.5强化施工管理工作以及档案材料编制工作

根据相关的标准对工程档案材料进行编制，是施工单位最为基本的业务需要。一个施工队伍如果不会编制工程内业材料，那就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，重点在于编制形成过程。作为施工单位必须要对自身的职责进行明确，并且，强化对施工技术人员编制档案材料能力的培训和学习，努力提升编制工程档案材料的能力和水平。作为开发公司要强化对施工的监督和管理，及时对工程档案材料的编制情况进行检查，根据相关的标准制作档案材料，为以后的工作提供重要的参考依据。

4、结束语

建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。

参考文献：

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