如何提升企业档案信息化管理水平

解爽朗

摘  要：结合实际，针对如何提升企业档案信息化管理水平进行了论述。

关键词：企业档案;信息化;管理

1 企业档案信息化的意义

随着国家改革开放及我国加入WTO所带来的契机，促使我国部分国有企业转变传统工业化模式下形成的思维定势，建立能激励信息化和新技术在生产中运用的制度和机制，用信息化带动工业化，通过信息化应用提升公司各部门的效率，从而提高公司的基础素质和国际竞争力。

企业信息化是指企业在作业、管理、经营各环节各层次采用计算机、通信和网络等现代化信息技术改造和提升传统产业，充分开发、广泛利用企业内外信息资源，逐步实现企业运行的全面自动化，伴随现代企业制度的形成，建立现代企业的过程。档案信息化是公司整个信息化建设的一部分，它是基于现代档案管理理念，依托企业完善的档案体系、运用计算机、网络、数据库等信息技术手段对档案信息的高效利用，实现企业全面档案管理过程的监控、改进与优化的档案管理业务系统。档案信息化又是企业信息化的基础，它是企业研发生产制造信息化的表征，又是催化剂。档案信息化与企业研发生产制造信息化趋于一致时，企业不仅能达到产品质量的稳定性，降低成本、提高生产效率，而且作为本企业信息化项目的突破口或整体推进都具有重要的现实意义。

2 档案管理信息化国内外发展现状

档案管理信息化在发达国家的飞机制造企业（美国波音和欧直）已经建立了比较先进的管理系统，实现了档案信息的采集、处理、传递的自动化以及档案信息与制造业务的集成，并不同程度地实现了生产故障的诊断与决策支持。在我国近几年，制造业也大量应用了档案信息化管理系统，使其对档案管理体系进行升级与优化，在提升企业档案管理能力、保证产品质量方面发挥了重要的作用。

在一定程度上，一段时期内其标准规范了企业档案管理流程、保证了产品的质量，提高了企业员工档案管理意识，提升了企业的形象及市场知名度。但隨着市场对产品质量的要求不断提高，现代数字化制造技术（MBD）的广泛应用，需要更为先进的、更为成熟的档案信息化技术来提升企业档案管理水平，保障产品质量的不断提高和稳定。

目前我国的一些公司档案信息化水平仅处于起步阶段，现有的档案管理流程、制度、信息的输入和输出还停留在纸质审签、人工控制的原始状态，如各类档案指标计算数据的传递、拉条挂帐问题进展情况的传递、办理的各类不合格审理单据等等都还是纸质，由大量工作人员到各相关单位进行审签，非常浪费资源。90年代后期，我国的一些航空企业与国际航空公司转包合作，吸收了国外合作伙伴在档案管理方面的作法与经验，建立了与转包工程相关的档案信息管理系统，这些做法为我国航空企业建设档案信息化管理系统作出了积极的尝试和经验的积累，但这些档案信息管理系统多处于“孤岛”状态。结合我国一些航空企业档案管理现状和档案信息化建设过程，就如何实现档案信息化管理技术、现代信息技术与企业档案管理体系的有机融合，如何导入现代档案管理理念，如何对项目实施过程与相关资源进行有效地整合、组织与管理等进行了研究探讨。

3 档案信息化管理系统

档案信息化管理系统依据企业规模、生产模式以及行业特点的不同，档案信息化管理系统在功能、体系和运行模式等方面也体现不同的特点与形态。本章将重点就企业信息化管理系统的功能架构和实施策略与方法进行论述。

4 档案信息管理系统功能架构

企业级档案信息管理系统是当前制造企业档案信息管理系统的主流形态。企业级档案信息管理系统旨在实现覆盖企业完整档案信息保证体系，贯穿产品生命周期全过程的集成化信息管理。企业级档案信息管理系统采用层次化与模块化相结合的架构，系统的全部功能依照企业档案管理体系的要求，封装为一系列相互独立但又相互集成、相互衔接的功能业务组，每个功能业务组又进一步细化拆分为一系列相互独立而又相互集成的单元模块，不同功能业务组的单元模块间也可以建立跨业务组的集成逻辑。

在功能部署机制上，系统将各功能部署在四个层面上。

最底层为系统基础平台，负责为整个系统运行提供基础平台支持，包括个人工作任务管理、产品构型管理、工作流引擎、基础数据字典管理、安全服务、组织结构管理、人员管理以及与各外部相关系统进行数据集成交互的数据集成接口管理等，从而保障系统上层各项功能能够基于统一的基础平台协同运行。

（1）信息问题分析与处理功能组中包括产品故障信息管理、技术质量问题归零处理两个功能模块，面向生产过程提供统一的生产和质量问题分析与处理功能。（2）综合信息业务管理功能组中包括设计更改贯彻执行管理、兰台档案管理、时控件管理、图纸状态管理以及综合信息管理五个功能模块，覆盖了相应的产品生产信息管理综合性业务内容。（3）档案信息体系管理功能组主要包括兰台审核管理功能模块，为档案管理体系管理提供了信息化的管理手段。（4）档案体系资源管理功能组主要包括图纸管理和文件资料管理两个功能模块，提供了档案体系资源的信息化管理手段。

第三层为产品档案信息综合查询与统计分析平台，用于提供产品全生命周期、全体系的档案信息查询、分析与追踪门户，企业决策层可以通过该平台对全企业范围内的档案信息进行综合查询与分析，从而提高其信息管理决策的科学性。

第四层部署为信息综合报表与输出模块，使得兰台系统中的各类数据能够方便、高效地输出成多种格式的电子文档，或打印为纸质文档等，为相关资料工作人员的日常工作提供了便捷的工具支持。

5 档案信息管理系统实施策略与方法

档案信息管理系统在我国航空企业中的实施涉及部门多、范围广，运行环境复杂，采取正确和适当的实施策略对于项目的成败至关重要。

作为一套与企业档案管理体系以及生产与管理业务紧密关联的综合系统，档案信息管理系统的有效运行必须建立在与企业档案管理体系和生产、管理业务相融合的前提之下。实现档案信息管理系统与企业环境与业务过程的融合与贴合，最直接的思路就是采用针对企业个案进行定制化开发的模式，针对企业具体的档案信息管理体系与业务环境开发专用的应用系统。然而，采用针对企业个案进行完全定制开发的实施模式，需要针对特定的企业环境与业务过程开发相应代码，相对于采用成熟软件的方式，通常会存在开发周期长、成本高、技术风险大的问题;与此同时，在现代制造业条件下，企业动态特性日益增强，一旦企业业务模型发生变化，采用定制化方式开发的系统则很难适应新的管理需要。为解决上述问题，档案信息管理与产品生产管理保证综合应用平台采用了基于成熟的档案信息管理系统软件平台进行定制化开发的实施模式。

所谓“档案信息管理系统软件平台”是指一类支持档案信息管理系统开发与实施的软件资源和工具平台，其中封装了一系列共性化、可重用的算法、软件资源与工具集，可以为面向各类典型制造企业的档案信息管理系统开发与实施提供平台支持。该实施模。

基于软件平台的实施模式，为快速、高效实施档案信息管理系统提供了一条有益的思路。具体实施步骤线路图包含了八个主要步骤：项目启动、初步需求分析、试用版配置、试用版试运行、用户版方案设计、用户版系统开发、用户版系统试运行、正式运行。通过这样一套系统实施步骤，能够在复杂的实施过程中将相关技术措施和项目资源最大化合理利用，最大程度地保证了项目的成功实施。

参考文献

[1]刘萌.文书与档案管理[M].电子工业出版社.

[2]唐晓青，段桂江，杜福洲.制造企业质量信息管理系统实施技术[M].国防工业出版社.

[3]杨继平，李平.我国航空工业企业质量管理模式的建立及其应用[J].系统工程理论与实践.2006，（9）135-140.