论中职院校档案管理信息化建设

张伟

摘  要：随着时代的发展和科技水平的提高，计算机技术和网络技术对各个领域的发展起到了巨大的作用，中职院校的档案管理工作也不例外，将计算机和网络技术应用到档案管理工作，可以有效提高档案管理工作的效率和质量。传统的中职院校档案管理工作都是依靠纸张进行记录，这种方法不但容易出现档案信息的损坏和丢失，还为档案资源的保存使用带来了很大的难度，需要我们根据中职院校的实际情况进行科学合理的信息化建设工作。

关键词：中职;档案管理;信息化

随着档案管理工作的不断发展进步，出现了信息化建设概念，将档案信息资源通过计算机进行保存和使用，可以减少档案管理工作的工作量，提升工作效率，是时代发展的必然趋势。中职院校的档案管理工作可以将学校的发展信息进行合理记录，为学校的发展提供改进和完善的信息资源，是中职院校管理工作的重点，需要我们根据时代发展的步伐，进行合理的信息化建设工作。本文根据中职院校的档案信息化建设情况，提出了几点具体的建设措施。

1 理解信息化的意义与方式

随着各个领域信息化建设的不断推进，信息化建设工作已经成为时代发展的潮流趋势，通过合理的信息化建设，可以有效提高中职院校的档案工作效率。传统的种植档案管理工作已经无法进行发展提升，只有将传统的档案管理工作进行信息化建设，才能大幅度的提高中职院校的档案管理质量。信息化建设需要先进的设备进行支持，才能保证信息化建设工作的顺利进行，将档案从纸张记录转变成电子信息记录是档案管理工作的一个重要转折点。

在进行信息化建设工作的同时，需要工作人员对原有的档案信息资源进行整理和录入工作，将原有的档案资源转变成电子信息的记录方式，为了提高档案信息的检索效率，可以通过多个方面对档案的信息资源进行合理的收集工作。在档案的信息化建设工作结束以后，学校的管理者可以将学校后续的工作资料也向着信息化的方向转变，方便今后的档案管理工作，使中职院校整体向着信息化的方向发展，跟紧时代发展的步伐。

2 抓好档案信息数据库建设

档案的信息化建设随着时代的发展也在不断的进步着，最开始的信息化建设工作，知识单纯的使用计算机技术进行信息的检索工作，随着科技水平的不断提高，出现了更多的信息化建设项目。出现更多先进的技术，可以将所有档案信息的类型进行信息化的转化，将档案信息转变为一种电子信息，增加了档案信息的保存的便利性。数据库技术就是随着时代发展出现的新型技术，可以通过数据库将各种类型的档案资源进行分类储存，不会出现档案的管理混乱和丢失的情况，增加了档案管理的工作的安全性能。随着科技水平的不断提高，档案信息资源可以实现全面的信息化管理模式。

电子档案库有五种基本功能：数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理。支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。数据库是实现信息资源互补和共享的先决条件，是提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题的基础，是信息系统的核心。因此，应当把数据库建设作为当前档案信息建设的核心工作，档案數据库建设越有成效，才能使各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足学校发展的需要。

3 促进和推动多媒体技术在档案管理中的应用

随着信息技术的发展，档案信息载体的多媒体化，特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用，使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。CD-ROM光盘具有存储量大、检索速度快、使用查找方便、界面图文并茂等特点，现已逐步代替传统的档案载体。利用多媒体技术还可以将文书档案、科技档案、专业档案进行分类存储和管理，并能很方便地对有关图形、图像进行存储、显示和打印操作。对某些因时间太长而破损的重要的历史档案原件，进行存储、修补和复原，以提高档案信息的管理能力。这是档案信息化发展进程中的一种必然趋势。因此学校可以建立一个多媒体档案信息管理系统，把各种多媒体有机地结合起来，改善档案信息的表示方法，使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行，采用直观、友好的人机界面，即使完全不懂计算机的用户，也能通过屏幕模拟按键进行操作。

4 优化专业结构，抓好队伍建设

档案的管理人员一直是档案管理工作的中心，只有具备足够的高素质人才，才能为中职院校的档案信息化建设做好良好的准备。随着档案管理工作的发展进步，传统的档案管理工作人员已经无法满足档案建设的新要求，为了保证中职院校的档案信息化建设的顺利进行，需要进行合理的管理，可以从下面几方面进行：第一个，档案的信息化建设需要具备专业知识的人才才能满足档案的管理需求，中职院校可以通过招聘等方式对计算机人才进行大量的引进，为档案管理信息化建设提供基本的人才。第二个，原有的档案管理人员可能对信息化建设的相关技术缺乏掌握，需要学校对原有人员进行合理的培训，通过定期的培训增加计算机技术的水平，可以为学校通过复合型的技术人才，在培训结束后，定期对档案管理的工作人员进行检验，保证中职院校的档案管理人员始终具备足够的专业知识水平。中职院校需要从这两方面入手，不断为档案管理信息化建设提供高素质的人才，才能保证中职院校的档案信息化建设顺利进行，为学校的发展进步提供最高效精准的档案信息资源。

5 加大中职院校档案管理信息化建设的资金投入

信息化建设需要投入很大资金，如电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、网络以及应用软件系统等。要利用计算机技术、扫描复制技术、声像录制技术等，提高档案工作的工作效率和质量。要实现办公自动化，配合政府无纸化办公网络的实现，尽快完善完备各种条件，并且解决好办公自动化过程中档案工作将遇到的新问题，使档案工作适应新形势的需要，满足学校各方面工作对档案工作的要求。我校档案信息化建设一定能够上升到一个新的层次和水平。只有保证中职院校的档案管理工作具有足够的资金投入，才能进行后续的建设工作。

6 结束语

档案管理工作作为中职院校管理工作的重点，需要学校管理者的高度重视，随着时代的发展进步，档案的信息化坚实已经成为一种必然，在这样的时代发展背景下，中职院校只有进行合理的档案信息化建设，才能满足时代的发展的需求，促进中职院校的发展与进步。我国中职院校的档案信息化建设还存在很多的问题和不足，需要我们根据实际原因制定合理的发展计划，才能保证中职院校档案管理信息化建设工作的科学合理运行。

参考文献

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