浅谈医院档案管理中权变管理理论的应用

张晶

摘  要：医院管理各类日常需要应用的档案材料时，应当考虑到不同档案的具体用途，对档案管理平台进行改进，不少医院都就现存的档案管理问题，改变了档案管理工作方法，将更多样化的理论应用到管理医院档案的过程中，不再使用单一化的管理方法来管理所有的医院档案材料。权变理论是比较适合医院这一环境的管理理论。本文根据对医院档案以及权变管理理论的认识，探索管理方法。

关键词：医院档案;档案管理;权变管理理论;应用方法

现代医院需要有效利用各种资源，除了一般的医疗资源之外，还要对各类档案资源施加科学化的管理工作。不同类型的医院档案记录的内容不同，医疗档案主要记录医院接收的患者的具体信息，会计档案记录医院的财务流动情况，人力资源档案反映的是医院职工的个人与工作信息。管理者在医院中落实档案管理工作时，必须要注意结合档案管理环境的变动，发挥权变理论的作用，保持内部档案管理体系的完整性。

1 权变管理理论与医院档案管理工作概述

权变管理理论符合现代企业综合管理需求，在该理论体系中，管理者应当注重对系统内部各个元素之间的联系加以关注与把控，同时还要对内部环境与组织之间存有的关系进行探索，当内部环境出现了细微的变动之后，就要调整管理组织的形式，针对外在管理状况，来改变管理方法与管理模式，在很多管理领域之中，这种理论均能够适应应用条件，医院的环境会经常性地出现变化，固化的档案管理模式導致一些问题出现到管理档案的过程中，因此可利用权变理论来辅助管理医院档案的工作。

档案管理主要是从两方面进行定义的：一是对档案管理工作的总体理论认识与剖析。目前，在我国档案管理的相关规定把档案划分为“八项内容”和“两个方面”，并将其看作是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统。其中对于“八项内容”是指档案管理学的内容，“两个方面”是指“实体管理”和“信息内容的开发利用”。即实体管理与内容信息的开发利用分别采取了两种理论性质不同的基本方法。前者是以历史主义为主，后者是以多种方法同时并用，以逻辑主义方法为主。档案管理的主要任务是为了让人们更好地去铭记历史，记录一些以前发生的事情，把其整理成册。让后人来进行翻阅，来揭示历史事件的真实性。

2 医院档案管理过程中的不足

2.1 制度问题

医院管理在涉及档案管理问题时相关的制度和职责还没有健全，对于档案管理没有及时进行考核。没有将档案管理与医院的建设发展相联系，在医院长远的发展中，一般都是对医院的人员、医疗设备、技术水平都进行了详细的规划，但是唯独缺乏对档案管理的规划。档案管理制度的不健全势必会影响整个医院管理水平，影响医院的基础设施建设。

2.2 档案管理工作缺失系统性

在医院的发展中，各级医院都有符合自己医院的一些相应的规章制度。但是在医院档案管理方面制度和职责还不够完善，造成部分医院档案还闲散的放在一些科室的办公桌上，已经归档的档案材料不够规范，借阅制度还不够完善，在借出与送还之间没有相应的记录，严重阻碍了医院档案管理的发展。由于医院的工作人员对于档案的认识还不够全面，执行力度还不够导致档案管理在医疗事业中产生了负面的影响。为了考虑档案管理的长远意义，还是应该尽快地进行一些系统性的归档。

3 利用权变管理理论来完善医院档案管理工作

3.1 应用权变管理理论的必要性

管理者如果需要应对类型相对丰富的档案材料，就必须要针对不同的档案文件，来采用动态化的管理方式该调整基础的档案管理模式。档案材料在不同的程度上记录了医院的发展状况，医院的变迁与进步也可以在档案材料中有所体现，鉴于档案内容的重要价值，管理者必须以医院的内部管理需要为准，来展开管理各种不同的档案材料的相关工作。管理者除了需要整理与保护纸质的档案材料之外，还需要对一些实物型的档案进行整合，统一管理，如录音以及影像文件等，当承载着重要档案信息的载体出现变动之后，普通的管理方法就会随之产生不适用的情况，动态化的管理理念可以使医院档案管理人员应对各种来自于管理环境的变动，保持管理档案这项工作的连贯性。

不同类型的档案被保存的地点不同，一般人事档案与财务档案会被单独存放到专业化的档案室中，而病情档案会被分开放置，主要被保存到医院内部的科室之中，这部分档案受到保存环境的影响，就会产生系统化缺失的问题，如果可以在管理论系统中融入权变理念，病情档案也可被妥善安置。

3.2 转变档案管理工作思路

当档案管理工作理念被改变之后，整个管理活动都会随之变得更加科学化，医院档案的总量庞大，被分别存储到多个科室部门之中，医疗人员本身并不是专业化水平比较高的档案管理人员，不能保障科室内部的档案的安全与完整，一旦医院产生了搬迁或者新建的工作需求，档案材料就会随之丢失，科室重要的医疗信息也会随之丢失，因此当医院档案的保存环境出现变动时，档案管理模式必须随之做出调整，始终做好保护档案资料的工作。一旦有档案转移需求，就要转变管理档案的工作，管理者需要从科室中收集重要的医疗档案，将其统一安置，在新建与搬迁工作结束之后，再将医疗档案分别输送到相应的科室中，在此过程中，需要清点档案材料，做好档案记录工作，管理者还要将档案管理注意事项传达给可始终的医疗人员，使医生也可以成为医院档案管理模式的重要主体，主动承担管理医院档案的工作。

3.3 调增档案管理人员的管理意识

一个医院的发展，主要是与医生的素质有关系。医院的办院也主要体现在一个医院的整体文化，是一种积淀过程。档案体现一个医院的历史文化，同时也体现一个医院的人文精神。只有通过对档案的完整记录，才能够将医院的文化精神一代代的传承下去。在这个过程中，就要求医院的医生要树立正确的观念。在对待档案管理方面应该要重视，对档案管理人员进行相应地培训，让他们能够有系统性的去整理和归纳档案。不断地扩大档案的整理工作并学会于当前的一些医院情况相结合，为医院文化增添新的素材。

建立一个对于档案管理人员的培训机构，不定期的对档案管理人员进行培训，对于培训过的知识进行考试检查。由于当前科技的迅猛发展，在档案管理方面人们也开始采取一些科技手段，不再是以往单纯的用笔记录，高新技术的应用档案管理也变得更加地便捷高效。对培养医生在高科技方面的使用，培养医生跟上时代的脚步，进行档案管理的新意识。

4 结束语

医院在应对档案管理这项工作中的问题时，同样需要保持与时俱进的精神，在档案材料与管理环境产生变动之后，管理者需要遵循权变管理理论提出的要求，在医院这一档案管理环境中创设出独特的档案管理文化。权变管理理论被引入医院档案管控工作中之后，医院的档案管理工作可以长期保持动态化的特点，一旦管理环境出现变动，管理者就要调整档案管理模式，使用符合环境条件的档案管理措施。

参考文献

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