医院档案管理中电子档案系统的应用研究

刘静

摘  要：在医院的日常经营和管理中，一项尤为重要的工作便是对档案进行管理。档案管理工作的质量和效率对档案自身价值的体现，和医院整体的管理工作的质量均具有一定的影响。随着时代的进步，以往的档案管理方式无法满足当下的需求。顺应时代发展的趋势将电子档案系统应用到医院的档案管理共组中，有利于提高管理的质量和效率。

关键词：档案存储;档案查询;电子档案

1 研究背景

当前阶段受多方面因素的影响，使得人们对医疗服务的需求日渐增加。为满足人们的实际需求医院不断扩大自身的规模，并增加了工作人员。使得医院档案的数量与日俱增，为档案管理工作带来了一定的难度。以往所用的管理档案的方式无法更好的满足当下的需求，因此充分应用电子档案系统。不仅可以解决传统档案管理模式中存在的问题，还有利于进一步提高档案管理工作的质量和效率。所以在医院档案的管理工作中，应用电子档案系统，既具有重要性又具有必要性。

2 医院传统档案管理的不足

2.1 档案储存与利用率方面

以往医院在进行档案的日常管理时，因为具有较多的档案，且档案的介质缺乏统一性，如纸质档案、磁带档案、音像档案等。并且传统档案对存放的环境具有较高的要求，当日常的管理缺乏合理性时，极易导致纸质档案受潮、字迹模糊等问题出现，进而失去使用功能无法正常使用。并且以往在进行档案管理时存在的较为严重的一個问题，便是对档案的有效利用率较低。

2.2 档案查询方面

以往在进行档案管理时通常采用的是人工的方式进行日常的管理，因此面对大量的档案在进行查询和调取等工作时，具有较大的工作难度和较多的工作量。医院科室需要应用档案时，需要对档案的目录、存放位置等信息进行查询，并由库房进行档案的调取，还应准备节约手续，使得整体流程过于冗杂，并且人工环节过多增加了人为失误的概率，使得档案查询的效率大大降低，使档案查询工作的时效性降低。

3 电子档案自身的优势

3.1 提高工作效率

应用电子档案系统可通过现代化的管理手段对医院档案进行管理，在计算机上应用信息化技术等技术，对档案信息进行相应的管理。通过该方式极大的避免了人员冗杂，简化了查询档案和调取档案的流程，并简化了借阅手续。以往在进行相关信息的录入时，更多的是通过人工的方式进行信息统计和录入，极易在书写的过程中出现错误。而应用电子管理系统，极大的减少了录入的时间，并且提高了档案信息的准确性、可靠性。对信息化技术、计算机技术的充分应用，减少了工作量降低了工作难度，从而极大的提高了工作的效率。工作人员只需在计算机上进行相应的操作，电子档案对存放的环境的要求相对较低，且通过这种方式进行存放，提高了信息存储的密度。

3.2 提升了档案管理质量

以往进行医院档案管理时，采取的是纸质档案的方式进行存放，因此对相关环境具有较高的要求。在日常管理中要避免纸质档案受潮、燃烧等，在档案外借的过程中也极易出现人为损毁。随着医院规模的不断扩大，人们需求的增加，使得档案数量较多，这就需要较多的纸张，不利于低碳环保。而应用电子管理系统后，档案由纸质档案转变为纸质的档案，不仅节约了纸张，提高了低碳性和环保性，减少资源消耗。而且通过计算机对档案进行日常的管理，极大的提高了管理工作的质量，降低了管理的成本。无需担心外界环境的变化会对档案质量产生影响，电子管理系统的应用，使得档案存储的期限延长。

4 电子档案系统在医院档案管理中的应用

以往的档案管理方式无法更好的满足当下的需求，因为为解决其中存在的问题，实现档案管理工作质量的提升，并在此基础上提高工作效率。对电子档案系统应充分应用，并对以下几方面提高重视。

4.1 电子档案储存方面

信息化水平的提高，为医院档案管理工作中充分应用电子档案系统提供了有力的支持。对电子档案系统进行充分应用，将既有的纸质档案逐渐转为电子档案，有利于节约空间，并且延长档案的使用寿命。这种档案储存方式的优势在于：第一，扩展储存空间，解决医院档案管理中因储存空间有限而引发的档案受潮、档案发黄等问题。第二，确保医院档案的保密效果。患者的病历档案属于个人隐私范畴，医院有对档案保密的义务。将传统纸质档案转化成电子档案保存后，档案管理的保密效果将间接发生提高。第三，减少档案成本。纸质档案的增多意味着医院档案管理成本的增加。大量纸质档案的产生不仅为档案储存工作带来不便，还会从一定程度上加剧资源浪费。医院档案管理中引入电子档案系统后，纸质档案被转化成电子档案形式储存，同时，因使用纸质档案产生的成本（纸质档案自身成本、储存成本等）也会产生明显缩减。

4.2 电子档案利用方面

档案利用作为医院档案管理的主要环节之一，其管理质量的重要性不言而喻。结合传统医院档案利用管理状况来看，传统档案利用主要存在环节冗余、调用效率低等问题。对于档案管理人员而言，传统档案管理模式下工作量较大，工作难度较高。电子档案系统的出现为医院档案利用中的不足提供了有效的解决途径。引入电子档案系统后，面对来自各科室的档案资料，档案管理人员仅需通过简单的分类、保存操作即可完成工作任务。当各科室医护人员因学术研究、临床教学等需要调取档案时，档案管理人员可根据使用者提出的要求，向电子档案系统中输入关键信息，快速满足其档案利用需求。

4.3 电子档案查询方面

在传统医院档案管理模式下，档案查询需求的满足需要通过人工查询档案编号信息、档案储存位置信息、发放调取档案通知、查找档案等环节。这种管理模式不仅会导致管理人员工作量增加，还会影响档案的整体使用效率。应用电子档案系统后，医院各类档案以电子档案形式储存于电子档案系统中。这种档案管理模式摒弃了传统人工档案管理中档案查询的冗余流程，而转化为通过向电子档案系统中输入关键词的方式，快速完成查询任务。电子档案系统管理模式在档案查询方面存在明显优势的原因在于：电子档案系统集成计算机技术、数据库技术等现代信息化手段，满足医院档案查询工作在查询速度、查询耗时等方面的需求，降低档案查询实践中的失误发生率，为档案利用及医院档案管理质量的改善奠定良好的基础。此外，电子档案系统的应用要求档案管理人员具备一定的电子档案系统操作能力，为保障电子档案系统的应用效果，医院应加强对档案管理人员的培训。

5 结束语

医院档案的管理工作对医院的整体管理、日常运行和后续发展等方面均具有重要的影响，因此医院方面应正确认识档案管理工作的重要性。充分顺应时代的发展趋势，对电子档案系统充分应用，借助计算机技术、信息化技术等对档案进行日常的管理。有利于提高档案管理工作的质量和效率，并在一定程度上保障档案的安全性，提高档案管理工作的环保性和低碳性，减少对环境的破坏。并且通过电子档案系统的应用，促进医院的进一步发展。

参考文献

[1]李珍香.医院档案管理中电子档案系统的应用研究[J].东方企业文化，2017（s1）.

[2]王慧荣.医院档案管理中电子档案系统的应用[J].现代经济信息，2018（6）.

[3]管采薇.医院档案管理中电子档案系统的应用[J].兰台内外，2017（6）：30-30.

[4]宿娜.医院档案管理中电子档案系统的应用分析[J].办公室业务，2018（10）.