浅谈网络环境下商场档案管理信息化建设

崔艳霞

摘  要：商场的档案管理信息化是现阶段商场档案管理工作结合现代社会信息化发展的必然趋势，由此档案内容可以更好地为商场的运行以及发展提供服务。信息化技术的出现给各行各业都带来了深刻的改变，档案管理工作更是如此，在档案的收集和利用中都可以得到充分的体现。本文结合商场档案管理信息化的必要性总结了一些可行的管理对策，希望可能给档案管理工作的工作开展提供一些参考。

关键词：商场;档案管理;信息化建设

进入信息化时代以来，很多工作的开展方式都面临改革，将这些技术应用到管理工作中，可以有效地提高企业的工作效率和竞争力。在现代化的信息技术支持之下，商场档案的整合效率、保存问题和利用效率都可以得到显著提高。现在商场竞争越来越激烈，如果及时推广信息化技术，保证档案相关工作的顺利开展，则有效改善当前商场运作效率低下的问题，提高自身竞争力，实现管理模式的改变。

1 企业、商场档案管理信息化的意义

1.1 社会发展的需要

现在人类社会已经进入信息化时代，信息资源的重要性也在不断突显，作为企业和商场来说，积极对现有的工作方式进行信息化改革，可以很好地提高企业经营水平，给社会的发展起到相应的作用。可以说所有商场的档案部门在日常工作中都掌握着重要的信息，所以社会的发展和信息化建设需要从企业的信息化建设入手。

1.2 优化企业管理的需求

随着信息技术的推广普及，档案的作用和地位也出现了改变，在过去档案工作仅仅是归档之后保存，但是在利用上则并不充分。现在随着信息化技术的发展，企业和商场管理相关部门可以结合档案来做出更合理的决策。所以档案管理信息化的应用和实现也成为了企业和商场管理工作中的重点。

1.3 档案事业前进的需求

档案管理工作并非是孤立的，国家档案管理部门需要结合当前档案管理工作的发展情况来出台相应的行业标准。档案信息化建设同样也是企业信息化推进的重要基础，应用现代化的管理技术和理念，对档案事业的建设以及企业商场的发展来说也大有裨益。

2 现阶段商场档案信息化建设中的不足

2.1 认识程度不足

档案信息化管理工作中，很多企业和商场的认识程度不足，不少企业还将管理信息化和档案资料数字化等同起来，并不重视档案的管理和利用。也有不少商场也存在片面追求纸质化档案数字化的进度。不少企业也将馆藏数字化的基础上，增加网络连接，就是信息化了。但是这样不仅无法从根本上实现档案信息化建设，同时也会由于数据格式的不同而导致数据资料无法完成共享，形成资源浪费。

2.2 规划水平不足

很多商场在工作中过于重视自身的经营情况，对于现代化和商场管理方法并没有完全掌握，并且也缺乏对于自身发展战略的考量，在档案信息化的建設上也存在同样的问题，无法完成很好的规划。另外，档案管理工作并不能直接为企业和商场增加效益，所以在企业的发展战略中就不会处于主要地位。

2.3 技术整合程度不足

档案信息化建设工作中，整合和利用企业内部的信息资源非常重要，也是完成档案信息化建设的重要保障。但是不少商场企业所应用的档案管理系统、办公自动化技术以及财务管理技术均不是由一个开发公司所提供的，所以通用性不强，数据转换难度大，必然会给企业档案信息资源对接造成困难，影响整体运作效率。

2.4 基础设施建设上的缺陷

现代化、信息化背景之下的档案管理工作对工作人员的素质要求较高，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才相对缺乏。另外相关《档案工作条例》要求：库房要做到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体等“八防”，档案的信息化、数字化更是对基础设施提出了更高的要求。

3 加强企业档案管理信息化建设的措施

3.1 提高认识加强领导

档案信息化是一个长期、系统复杂的工程，这需要企业领导高度重视并积极参与协调，建立一个强有力的领导组织机构，对前期的筹备工作，软硬件的安装调试、技术人才的引进与培训，以及后期系统的维护、升级等进行全面考虑，对人员、资金、技术到软硬件的引进开发都需要进行可行性研究，进而落实资金到位，人员合理引进、配备，从而保证档案信息化工作的顺利实施。档案信息化建设投入是较大的，网络管理系统的开发建设，计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、硬盘等设备的配备都需要经费的投入作保障。

3.2 健全制度规范管理

档案部门要加强档案信息化管理的规章制度体系建设，制定文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度、软件管理制度、操作管理制度、监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等，使其具有可操作性，并形成约束机制，确保具体工作的规范有序。要加强对企业档案信息化的标准化、规范化管理。各企业单位在进行档案信息化建设中，必须严格执行国家档案局和相关省（市）档案局有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。在进行档案数字化加工前，应征得相关档案行政管理部门的认可，并在其业务指导与监督下进行。各企业单位在档案信息化建设中要严格遵守《档案法》和相关省（市）《档案信息化建设保密管理办法》等相关法律法规规定，加强对档案信息化管理系统的管理，采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

3.3 提升技术注重培训

档案信息化的基础是高科技含量的现代计算机技术的应用，档案部门应具备相应的技术力量的支持，不仅能够进行正常的保养维护、安全保护和故障处理等日常工作，还要能适应时代发展的要求及时进行技术更新和升级。为克服档案部门信息技术力量不足的实际情况，可采取与高校、科研单位合作的方式，取人之长，补己之短。另外档案部门与相关部门的合作，共同开展相同的科技攻关项目，提高档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。档案信息管理人员不仅应具备过硬的档案业务知识和技能，还应了解掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设、图像处理、网页制作等方面的知识，这就需要档案部门要为档案信息管理人员的培训和进修创造条件。

4 总结

综上所述，信息化在一定程度上代表了档案事业的发展方向，同时在商场和企业的管理工作中，也要将档案信息化作为信息化技术推广的先导。信息化技术下的档案管理工作可以实现档案内容的数字化管理，应用网络可以直接在远程利用档案材料，提高其利用效率;从另一方面来看，效率的提升带来的是企业运行成本降低，这些都是企业和商场竞争力的重要保证。

参考文献

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