信息时代档案管理工作面临的问题及对策

任忠萍

摘  要：档案管理机构必须要紧紧把控当今社会的发展节奏，利用核心技术资源来提升档案管控工作的效率水平，当前档案管理中的问题也需要加以重视。虽然信息技术给档案管控工作提供了必要的支持，通过构建信息化平台可以提升档案管理与使用工作的原有效率。但是，一些档案机构并未结合信息技术做出必要的改进，现探讨相关问题，并给出信息化改进对策。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策

信息化系统可以支持档案管理机构将纸质档案转变为电子档案，简化档案使用过程，提升归档效率，形成新的信息化平台后，管理者需要去积极地解决一些新的工作问题，信息化系统使管理者可以机构内部快速传递档案信息，但是安全问题等新的档案管控问题却降低了档案管控活动的合理性。现针对档案信息化系统使用的情况，研究相应的问题，并探讨应对档案信息管理问题的可行方法。

1 档案信息化概述

档案管理也就是将相关部门的有关档案在一定的规律下进行组织规划，目前我们已经开始运用一些现代化技术对档案信息进行收集整理，并合理保存，实现档案信息的有效利用。档案管理中所需要管理的信息其实就是将传统的纸质信息改变为电子信息，保存在计算机或者硬盘中，方便查找和携带。这种数字化管理的运用在我国还处于初步阶段，所以也出现了许多问题。信息时代，档案管理工作虽然帮助我们提高了信息管理的效率，但是在管理工作中也逐渐出现一些问题，这些问题不但影响着档案管理的工作进度，还有许多其他不利因素，成为了信息管理工作上的当务之急。

2 新时期管理档案工作中的问题

在当前的信息化时代中，档案管理工作全面升级，工作效果改进的同时，一些新的管理问题也随之形成，现剖析几个已经影响到档案信息质量的问题，给优化管理的相关工作指明方向：

2.1 档案的保密性问题

档案管理的新形式是将信息直接录入到计算机中。这样虽然方便查找和保存，但是也无形中增加了安全性风险和保密性风险，有可能被不法分子通过网络入侵信息，从而盗取重要信息。这也是目前档案管理工作中最需要注意的问题，也是困扰我们很久的问题。现在网络上存在许多黑客。这些黑客通过远程操作可以直接窃取重要信息，一旦信息遭到破坏，想要恢复是十分困难的，而且信息一旦泄露，这就很可能造成严重的后果，甚至无法弥补。所以信息安全性与保密性上还存在着很大问题。

2.2 档案管理者的业务能力问题

随着档案管理的信息化，传统的信息管理方法已经不再使用，但是相关管理人员没有专业知识，造成管理上的缺陷。在我国各大高校都还沒有展开对相应专业人员的技术培训，导致这方面的人才严重缺失。再加上目前相关管理人员的培训工作并不受到重视，没有强大的管理能力自然会给档案管理发展带来很大困扰。可以说专业能力是非常重要的一个管理技术。管理人员已经不能再用传统的管理办法进行新形式管理，一定要引起重视。

2.3 档案应用价值鉴定问题

档案价值鉴定的意义在于对档案的真假进行辨别，这包括对档案的来源、载体以及标志等指标进行检查，从而判断档案信息真实性。但是现如今的档案管理是完全信息化的，可以轻而易举对档案信息进行复制，这就导致信息来源丢失，没有可靠性，而档案的载体都是一样的，所以档案不光失去了信息来源，也失去了唯一性。给档案价值鉴定增加了很大难度。

3 信息化时代中可用的档案管理方法

种各样的信息都需要进行档案管理工作，实现档案管理也是为了将信息保存得更加有序，为事件提供依据，所以完善信息时代档案管理工作是非常有必要的。

3.1 形成新的档案管理理念

档案管理者应当结合现有的档案管理平台与工具形成新的管理工作理念，传统化的管理模式逐渐被各类档案管理机构摒弃，新的管理平台依托网络技术、计算机技术以及信息技术而存在，因此管理者也要改变固化的管理理念，围绕新的平台来调整自己使用的管理方法，制定新的档案管理工作规划，通过新的管理理念来指引档案应用工作，档案管理机构也需要在档案管理行业范围内宣传新的管理理念，使更多的机构都能够积极地参与档案信息化平台优化工作中，最大程度地改进平台中的问题。

3.2 培养新型档案管理者

档案管理机构引进大量的计算机等档案管理辅助设备之后，应当引导管理者学习相关设备的操作方法，使其能够在比较短的时间内适应新的档案管理系统，与此同时，管理者还需继续学习档案管理工作中需要的办公软件的使用方法，进而达到高效运行档案管理系统的工作目的。管理机构还可以邀请相关专业的专家给管理者提供讲座交流活动，保障档案管理工作的专业化。除此之外，档案管理者必须改变工作方式，不仅要按时完成档案材料的归档与整理工作，针对应用档案信息的分享与应用等方面的新需求，管理者应当将服务理念融入到档案管理环节中。

3.3 完善相关规章制度

信息化平台可以使当前的档案管理工作更加高效方便，但是信息泄露等安全层面的问题始终威胁着管理者与档案的拥有者，因此应当结合信息管理方面的新的工作需求，改变制度的内容，增加与信息安全保障相关的条例，使档案管理者也能够形成法制意识，利用制度来规范与限制档案管控工作，提升公众对于档案信息安全保障工作的关注程度，在档案机构内外都形成安全的网络防护系统。

3.4 构建档案信息安全保障系统

制度与人员培养方面的工作做好之后，管理者可以与技术人员积极配合，给档案管理机构构建风险防范系统，消除档案管理工作范围中的信息风险问题，在日常的档案管理中就要注意消除信息隐患问题，技术部门可以定期检查管理者使用的电脑设备，备份重要的档案信息，清除病毒，加固防火墙，把控网络技术与信息资源之间的关系，强化网络监督工作，限制网络系统的访问权限，避免有病毒或者不法分子入侵。

4 结束语

信息技术带给现代档案管理工作的便捷度值得肯定，但是管理者也必须明确存在于管理环节中的各种新问题，本文集中分析了信息系统在档案管理工作中存在的使用问题，管理机构应当通过培养能力高的管理者来化解新的管理平台的不足之处，利用信息资源来提升档案管理工作的效率水平，同时也保障档案材料的质量，使档案的应用价值被有效放大。

参考文献

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[3]陈思宁.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科技经济导刊，2018，v.26;No.643（17）：238.