浅谈如何化解科技档案保密与利用的矛盾

程丹丹

摘  要：在过去的档案管理工作中，保密是一项基本要求，但是近年来人们对档案管理工作有了新的认识。同时随着档案形式的多样化与信息技术的普及应用，人们也开始认识到档案利用的作用。科技档案的保密虽然是为了保护企业、单位的利益，但是要加以合适地利用，才能发挥出档案本身的价值来，用于科研、教学等等工作当中。本文针对科技档案的保密利用之间的矛盾进行总结和分析，并且说明了一些处理对策。

关键词：科技档案;管理;保密;利用

我国社会发展水平不断提高，科学技术对社会进步和经济建设起到的作用也越来越重要。科研工作中会产生科技档案，在激烈的市场竞争环境之下，科技档案的安全重要性不言而喻，其保护工作也是科技企业保持核心竞争力的重要措施。但是科技档案的保密和利用也就形成了一对鲜明的矛盾，如何将二者的关系处理好、在保护本企业、单位的利益同时也让科技档案发挥出应有的作用就显得非常重要。本文针对这些问题进行分析。

1 科技档案保密和利用中的问题

1.1 保密意识上的不足

科技档案承載着科学技术，也可以反映出某单位和企业的科学技术研发能力。但是专利性质的文件和机密科技档案都是我国科技机密的一种，只能在有批准手续时，基于相应的借阅制度才能进行查阅。但是很多管理人员的保密意识存在一定的不足，甚至不了解保密法的相关内容，片面地认为在市场经济的环境下并没有什么秘密可以保守。也有部分从事科技档案管理的人员并非是专职的档案管理职务，在平时也开展科研工作，无暇顾及。也有部分档案工作人员笼统地认为遵守国家相关法律政策就可以做好档案保密了，但并没有认识到法规外泄密情况。

1.2 科技保密部门设置不完善

科技档案保密职能缺失问题主要存在于高校当中。由于保密技术工作人员人手不足，所以就会大大影响到保存和保密技术水平。由于机构部门建设不完善，很多高校都没有建立专门的保密部门，该职务大多是由学院办公室主任、教务秘书来担任的。这种情况加剧了这个问题，这项工作无法落到这实处。

1.3 信息安全漏洞

与信息技术的发展和应用一起到来的是信息安全问题，得益于网络技术的推广，人们的生活和工作也因此变得更加便利。诚然，信息技术可以大大提高工作效率，但是信息传输也可以经由更多的渠道来实现，也可以有更多的方式来泄漏机密。举例来说，红外技术和无线电技术都可以应用于保密内容的窃取上，这也给科技档案的保护带来了更大的困难。我国的信息技术和网络安全防护能力有严重的不足，很多档案应用系统并不具备设防能力，有一定的危险性;对于所引进的档案信息管理技术也没有进行有效管理，在应用之前也未经过技术改造环节。最后，我国自主研发的保密技术进展情况并不乐观，所以也在客观上造成了信息安全的瓶颈。

1.4 法律监管不当

我国对于科技档案管理已经分布了具体的法令，高校和其他科研部门虽然也在执行，并且取得了一定的进步，但实际上在法律监管问题上仍然存在一定的不足。举例来说，不同的学校无论是在规模上还是在主要科研方向上都是有所不同的，但是大多数高校没有结合自身的情况来制定更为细化的管理制度，并且也没有采取相应的力度来惩治违反国家档案法规的行为。对档案泄密、档案丢失、损坏档案、拒不上交科技档案材料等问题没有提出具体的解决方案，处理起来可操作性不强，只是轻描淡写，以批评检查代替处罚，而不是用法律法规去制约，其结果必然会导致更多的人抱着侥幸的心里进一步违反法律法规。由于科技管理与档案管理没有很好衔接，普遍存在着课题已经结题或鉴定，但仍未立卷归档，因而导致档案管理明显滞后于科研管理，从而限制了档案管理工作的进行。

2 做好科技档案保密工作的途径

2.1 开展保密宣传教育，增强保密意识

科技档案保密工作事关国家的安全与稳定，与国家利益息息相关。对一个单位来讲，直接关系到存亡与兴衰，因为在竞争中，谁掌握了信息、技术和管理，谁就能在竞争中占有优势地位，能立足发展。如果泄密，损失是无法估量的甚至是致命的。所以，一定要加强全员保密教育，增强保密意识，把法制教育，法规宣传纳入日常管理中来。科技档案的保密工作是一项长期而又艰巨的任务，要居安思危，把有可能泄密的情况考虑周全，防患于未然。

2.2 健全科技档案管理体制，完善保密措施

认真实施科技档案规章制度，建立科技档案管理制度，从源头抓起，实行“超前控制”，从而实现科研工作与档案工作“四同步”管理。即下达项目任务的同时提出科研文件材料的归档要求;检查项目进度的同时检查科研档案形成情况;申请验收、鉴定科研成果的同时验收、鉴定科技档案材料;上报科研成果的同时要出具科技档案整理归档材料。科技档案的立卷归档工作是科技档案管理的重要组成部分，是保证档案完整性的前提和基础，因此必须大力宣传科技档案立卷归档工作的重要性，提高对档案管理工作的认识，严格按照科技档案规章制度执行。同时还要建立科技档案管理制度，完善保密措施，使科技人员认识到有义务和责任将自己在科技活动中形成的科研资料加以收集、整理，并按科技档案规章制度及时归档，保证科技档案的系统性、完整性、正确性，避免应归档的材料失控而导致泄密。

2.3 加强网络信息安全管理，提高技术防范能力

建立健全计算机和网络系统的各项规章制度，制定严密的安全管理制度，是科技档案安全保存的重要措施。做好计算机信息处理系统保密工作，严格计算机网络的保密管理，严禁涉密科技档案信息上传，对涉密信息系统应采取物理隔离并按涉密程序分级保护，按照国家保密标准配备保密设施、设备。

2.4 完善相关的法律监督制度

为了维护档案资源的完整与安全，国家和各行业先后制定了一系列档案行政管理的法律、法规和管理办法，高素质的科技档案人员必须通过认真学习，做到知法、懂法，不断提高法制意识和法律素质，自觉用好法，实现以法治档。

3 总结

总之，保密在档案管理工作中一直处于重要的地位，但是科技档案的形成之初，目的是在于可以有效利用，如果一味保密则会让科技档案无法发挥出应有的价值来。所以，无论是保密还是利用，都需要遵守相应的原则，其目的都是可以让科技档案在我国的社会建设中做出贡献。因此，在工作中，工作人员应该遵守保密原则，积极开发科技档案，这样才是最好的化解科技档案保密和利用矛盾的方法。

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