结合工程实例浅析港口与航道工程档案管理工作

陈丹

摘  要：在港口與航道工程建设过程中，工程档案对于工程的各项管理工作来说有着至关重要的作用。通常意义上，我们所称之为的工程档案主要指的是工程建设管理各项活动中所直接产生和形成的工程记录，它对于工程建设的全过程起到了详细的如实记录作用。在港口和航道工程建设过程中，档案管理工作必须要进一步有效融入精细化管理理念，以此来有效保证档案的质量，为最大程度上更合理的鉴定工程质量提供切实有效的依据。基于此，本文着重结合工程实例有效分析港口和航道工程建设中产生的档案的特点，以及相关的问题和对策，希望为相关人士提供有益的参考。

关键词：港口与航道;工程档案;管理;对策

引言

在港口与航道工程建设过程中，工程档案管理是至关重要的组成部分，因为工程建设的参建单位比较多，并且建设周期特别长，组织机构都是临时情况下建立起来的，建设人员不够稳定，管理主体多元化、复杂化，施工现场十分复杂，所以必须要从根本上着重提升工程档案管理质量和水平，以此来有效确保工程档案的完整、准确、系统、规范，只有这样才能真正意义上切实体现出工程档案管理所具有的价值和作用。

1 工程实例

某发电厂5万吨级煤码头项目，具体的结构是按照7万吨级来设计的煤炭卸船码头，是某发电厂2x600MW机组油改煤工程的配套卸煤码头。在具体的工程档案管理过程中，该企业相关管理部门在接到项目中标通知书之后，会针对企业的实际情况构建项目部组织机构，同时，组建档案管理机构，在档案管理工作中贯彻落实“规范、真实、及时、齐全”的基本原则，其中，项目经理针对项目部的各项管理工作进行全权负责，同时有针对性的结合工程的规模设置配备与之相对应的工程档案资料管理人员，项目部总工程师针对相关档案资料的管理工作进行全权负责，同时召集和组织相关的技术人员，针对工程资料进行有针对性的填写、检查、收集和整理归档等，项目部技术人员针对技术档案资料的填写，收集和整理工作进行负责，项目部质检部门负责《工程竣工资料责任制》的编制以及工程竣工资料的检查、分类整理、装盒保管和移交工作。

2 港口与航道工程档案管理存在的主要问题

通过对上述这个工程项目档案管理工作来看，可以发现存在下边几个问题。

2.1 档案管理人员的档案管理意识不强

该建设单位档案人员对档案管理工作的重要性没有引起高度的重视，而港口和航道工程的人才队伍建设本身流动性特别大，这在很大程度上造成档案资料管理工作有着十分严重的脱节问题，档案资料往往流向不明，相关的工程部门和档案管理部门缺乏有效的沟通和深入的交流，工程人员和档案管理人员对于彼此的专业和技术都不够深入了解，如果在管理工作中不能提高认识，着重关注，在工作程序方便缺乏有效的掌握，工程档案管理的实践能力严重缺乏，在很大程度上造成档案的收集、整理和归档等各方面工作不够及时规范。

2.2 没有配备更完善成熟的档案管理制度

在具体的港口和航道档案管理工作中，相关的档案管理制度不够健全和完善，使得档案管理各项活动无章可循，目前，该单位并没有针对自身的实际情况，设计和制定出更健全完善的工程档案立卷、归档、保管等管理体制和制度，针对档案的归档范围、归档时间、整理标准等一系列相关方面的问题并没有明确规定，而该项目的建设周期又特别长，参建单位很多，资料十分分散，在工程技术科、试验室、合同管理等相关部门档案不能及时有效的收集全、整理的也不够规范，档案编制质量参差不齐，这为后续的档案资料保管和运用造成了很大的阻碍。

2.3 高层次管理人才十分缺乏

在港口和航道工程建设过程中，所要求的工程档案管理人员必须要具备高超的职业技能，可以有效完成施工技术表格、保存施工材料、整理竣工图纸等相关方面的工作并针对相关资料和文件进行有效的归档和组卷，档案管理人员要熟练掌握相关的专业知识和归档流程，掌握各级主管部门所制定的工程档案的法律法规，然而，在现阶段该单位的管理人员普遍缺乏，更没有与之相对应的更更高层次的档案管理者，无法满足工程档案管理工作的实际需求，工程档案良莠不齐，质量与相关的标准不相符合。

2.4 档案管理现代化水平不高，不能真正意义上实现资源共享

档案管理现代化程度与单位和工程建设的快速发展需求不相适应，专业的档案管理软件较为缺乏，专业档案管理软件没有推广应用，计算机应用只是停留在打字水平，信息化建设质量不够，在很大程度上影响档案管理的工作效率和经济效益，航道工程档案信息无法真正意义上实现资源共享。

3 提高工程档案管理水平的对策

3.1 建立健全相应的管理制度，确定工程档案材料的归档范围和归档制度

在建立健全相关管理制度的同时，要着重加强归档范围的划定，重点注意：（1）掌握建设单位的职能活动，在基建文件中，将其职能活动作为归档的重点。（2）基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离清。（3）根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。

3.2 有效组织业务培训，提高业务能力，构建专业技能强的队伍

要有效贯彻落实请进来和走出去的人才培养模式，对于档案人员进行有针对性的职业技能培训。同时，对项目建设单位的档案管理人员进行培训，特别是要着重加强学习城建档案数字化管理知识，确保每一个员工都能真正意义上懂管理、人人会管理。

3.3 强信息化建设，有效改善软件硬件设施和条件，提高档案保管利用服务水平

该建设单位和相关的施工方面，都需要有针对性的结合自身条件建立健全符合信息化建设要求的档案室，并配备相对应的设备，有针对性的严格按照既定要求，从根本上有效确保档案库房真正做到“九防”：防高温、防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染;查档接待室要确保干净卫生，安静有序，否则会因为管理不善，在很大程度上造成城建档案丢失或损坏的问题，这会给建设单位和社会都带来不可弥补的损失，使管理人员成为历史的罪人。

4 结束语

综上所述，有针对性的结合工程实例浅析港口与航道工程档案管理工作，对于港口和航道工程档案管理工作来说，有着至关重要的作用，工程档案管理工作是工程建设的重要组成部分，对于工程质量和安全性都有着至关重要的影响，对于经济社会发展也有着重要意义，航道工程档案为工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证，为工程项目的实施提供档案利用服务。所以，要进一步有效加强航道工程的档案管理工作，为提高工程管理水平发挥积极作用。

参考文献

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[2]肖丽杰.浅谈如何加强重点工程档案的管理[J].兰台世界，2017，03（5）：30.

[3]潘曰玲.努力加强工程档案的管理提高建筑档案的管理水平[J].今日中国论坛，2016，21（8）：343.