档案数字化管理的几点思考

王小岑

摘  要：随着近几年科技发展速度的不断加快，人们对档案管理的要求也在不断提升，相关人员在进行档案管理的时候，要不断加大对数字化技术的重视度，加大对扫描技术、多媒体技术的应用，结合电子信息时代档案管理的实际情况对其的管理途径和道路进行创新。本文就档案数字化管理进行研究，希望能够提高档案的利用价值。

关键词：演变;优越性;问题

随着近几年我国社会发展速度的不断加快，档案管理信息化、数字化的水平也在不断提升，相关人员在进行档案数字化管理的时候，要不断加大度计算机技术、数字储存技术的重视，对档案信息管理模式进行创新，通过局域网互联网的形式对信息进行储存，档案资源才能真正的实现共享。在对档案进行计算机管理的时候，相关人员要不断加大对局域网、互联网的重视度，档案资源的利用效率才能得到有效的提升。

1 档案载体的演变

档案是人类历史记录最重要的载体之一，通过载体记载，让后人了解历史真相，而档案本身载体也不断发生着变化。我国现存历史档案中年代最久远的是甲骨档案。历年问出土数量已经达十五万片以上。

金文档案是在甲骨档案后出现的一种珍贵的历史档案。考古研究表明在商朝就己出现了青铜器上铭文铸字，到了西周中国的青铜器进入极盛时期，这个时代刻于青铜器上的文字数量增多，记事范围广泛。

缣帛档案是中国是丝绸的故乡特有档案载体之一，随着中国丝织业的发展，早在战国时期中国就开始用缣帛作为书写材料，秦汉时使用更为广泛。

简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“筒”古人是指狭长的竹片或木片;“牍”是指方形木片，历史上曾经用于一般公务文书。“策”则指若干片简编联在一起，用于国家重大政事和书写典籍。

石刻档案起源于树碑立传的传统习俗，在中国古代石刻档案遗存多姿多彩，浩如烟海。从先秦时期开始用石材作为记事材料，到了秦朝石刻不仅形制扩大，且数量增多，内容广泛。

我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。

声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。

数字化档案是随着信息技术飞速发展形成的一种全新的档案管理模式，目前正处于起步阶段，世界各国都在研究探索数字化档案管理模式和管理方法。

2 档案数字化管理的优越性

2.1 存储简洁提高经济效益

在对数字化档案进行管理的时候，相关人员要不断加大对传统载体模式创新的重视度，采用电子储存技术代替纸质载体，这种方式不僅能够有效降低纸质载体的保管费用，还能缩小档案占用的空间。电子储存技术能够有效提高档案查阅的方便性。在对纸质档案资料进行运用的时候，需要对档案进行反复的复印，这种方式不仅会造成非常严重的人员和纸张的浪费，还会严重降低复印设备的使用寿命。

2.2 检索查询便捷提高了办公效率

数字化技术能够有效提高档案归档的效率，提高有价值档案的利用效率。数字化技术能够提高有价值档案内容的丰富性，采用图文并茂的方式对档案进行有效的管理，这种方式能够有效提高有关单位决策的科学性、合理性。在对数字化档案进行管理的时候，相关人员要不断加大对档案资料查询、检索的重视度，对纸质档案进行数字化处理，采用网络技术对其进行共享，用户在进行档案资料检索的时候，可以利用网络技术对档案资料进行检索。

2.3 减少档案原件损伤，加强档案原件保护

数字化技术能够有效提高档案检索的安全性，减少档案查询、检索过程中对档案原件造成的伤害，数字化技术能够对档案资料进行数字化存储和处理，在进行档案管理的过程中要防治不法分子对档案资料进行恶意篡改，数字化档案管理的水平才能得到有效的提升，其的管理成本才能得到有效的降低。

3 档案数字化管理需要注意的问题

档案数字化管理是对现行档案管理模式的重大创新和改革，这项改革牵涉面广，数据量特别大，涉及历史档案堆积如山，如何对这些历史档案资料进行数字化存储，在档案数字化管理进程中如何培养专业技术人员，如何做好各种档案管理软件开发，如何实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过渡值得深思，改革不能一蹴而就，更不能草率行事，必须积极稳妥的进行改革，确保档案数字化改革实现新的飞跃。

3.1 重视培养专业技术人员

数字化档案管理工作，对工作人员专业素质的要求非常高，在对档案进行管理的过程中，要求工作人员要熟练掌握互联网技术和计算机技术。工作人员在对档案进行管理的时候，要不断加大对技术、知识更新的重视度。保证自身的专业素质能够满足数字化档案管理的需求。档案管理人员要熟练掌握各种数字化档案管理设备的操作方法，熟练应用图片保存、编辑、影音等技术，档案管理的水平才能得到保障。

3.2 做好各种档案数字化管理软件开发

众所周知，一款好的软件用起来得心应手，一款BUG过多的软件使用起来不仅憋足，还容易造成数据丢失，微软公司（Microsoft）的计算机操作系统软件Windows全球市场占有率一直遥遥领先的重要原因在于该公司在Windows操作系统软件研发过程中舍得资金投入，舍得重金聘请软件开发高技能人才。在档案数字化管理软件开发问题上我们国家最好不要走弯路，不要做无谓的盲目开发，最好能够研发一款像微软公司（Microsoft）Office那样的档案数字化管理软件，实现档案数字化管理软件开发一劳永逸。

3.3 积极稳妥实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过度

随着近几年数字档案技术的不断提高，人们在对档案进行管理的过程中，更多的开始采用纸质档案与数字化档案并存的管理方式，档案数字化管理的实现仍旧需要很长时间。数字化档案管理不仅能够有效减少对纸张的浪费，还能有效避免档案资料出现脱节的情况。档案由纸质向数字化进行过度的过程中，相关部门要不断提高过度过程中稳定性，档案数据才能给人们提供更优质的服务。

3.4 确保数字化档案管理数据安全

在进行档案数字化的过程中，相关人员要的不断加大对数据安全的重视度，黑客、人祸、天灾都会对数据造成破坏，因此相关人员在对档案进行数字化管理的时候，要保证其管理工作的科学性，对现有的防范措施进行创新，确保档案资料万无一失。

4 总结

综上所述，在进行档案规划的时候，相关人员要不断加大对档案数字化管理的重视度，对结合档案馆发展的实际情况，对档案馆的相关制度进行完善，提高其的数字化水平，档案在社会发展过程中才能发挥出更大的作用。在进行档案管理的时候，要不断加大对工作人员专业素质管理的重视度，提升其的管理水平、业务素质，严格按照相关规定的标准对档案进行管理，档案数据的安全性才能得到提升。

参考文献

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