谈招标档案的规范化管理

刘华梅

摘 要：工程项目档案管理中的招标档案管理是整个工程项目的重要组成部分，必须高度重视，规范管理，以确保招标工作规范运行，稳步推进。通过招标档案的规范化管理，对项目运行的实际情况和对招标过程有效掌握，促进招标工作的公平、公证和可持续发展。

关键词：招标;档案;管理

一、对招标档案管理工作的重要性的认识

招标档案是项目管理的有机组成部分。目前，只重视招标工作而忽视招标档案的现象仍然存在，招标档案管理工作一般是在招标结束以后才进入工作程序，或者进行一些所谓的补救工作，致使招标工作与招标档案管理工作不能同步进行，这样不仅是材料归档不及时的问题，关键是更容易导致招标归档材料不齐全，出现材料归档后所体现的招标过程衔接不合理，甚至材料缺失的情况也时有发生。加之有些档案管理人员对管理工作不认真负责，缺乏默默无闻的工作品性，这些都是对招标档案管理工作重要性认识不够的体现，只有领导和管理人员提高做好这项工作重要性的认识，才能保证招标档案的规范化管理。

（一）招标档案是招标活动的重要组成部分。招标档案系统、完整、真实地记录了招投标活动的全过程，是检验招标活动是否公开，公平，公正的依据。 这些档案资料真实可靠，一方面便于招标人和有关部门、机构对项目进行后期的管理、验收、审核和备查，另一方面它也是管理工作人员进行招投标工作学习研究、总结经验、提高工作水平的重要参考资料。

（二）招标档案是完善业务服务的重要保障。随着经济全球化的深入发展，国际间的经济活动日趋频繁，招标工作也要与国际市场逐步接轨，在符合政策法规、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的优势和资源，为客户提供富有价值的咨洵服务。 其中，招标档案就是非常重要的资源，包含有招标操作中形成的大量不同行业不同类型的招标项目，积累了丰富的经验和资料，把这些资料规范管理和保存起来，可以为今后的招标工作提供强有力的真实信息资源支持。在需要时，查阅提供相应或类似项目以前的招标资料，惰况分析，为客户提供有效的服务，降低招标项目风险，为招标工作的顺利开展提供保障。

（三）招标档案使招标过程更加规范有序。招标工作是严格按照《中华人民共和国招标投标法》所规定的程序运作的，整个运作的程序和过程中都会形成格式化的档案材料，执行严格的档案管理制度，确保这些材料收集齐全完整，通过归档，移交，验收，实际上是对招标过程各个程序是否规范运作的检查，做好档案管理工作，实际上也是保证招标工作质量的一道防线。

二、确定招投标档案的归档案范围和归档内容

招投标档案的归档范围是在招投标活动中形成的有保存价值的资料都应当归档保存，对文件资料是否具有保存价值的判定，主要通过文件的内容和性质进行认定。依据有关法律法规，各监管部门对招标项目归档的内容都作了规定，具体有以下几个方面：

（一）项目立项及批复材料：委托代理协议，招标文件及论证材料，招标文件确认函：

（二）项目的招标材料：招标公告，招标邀请函、询价函或谈判邀清函，已发出的招标文件，已发出招标文件的必要澄清或修改文件，购买招标文件的登记记录，供應商的资格审查情况报告，邀请招标的供应商邀请记录，询价及竞争性谈判的邀请对象，确定理由等材料，答疑会记录和纪要，现场勘察记录和纪要，缴交投标保证金情况表;

（三）项目的开标文件材料：收取投标文件的登记记录、参加开标的供应商签到表，开标会议议程，开标时间地点过程的有关记录，投标文件的正本，已提交投标文件的补充修改和撤回的文件记录，投标人不足三家的废标材料记录，对开标过程的公正书，评标专家形成过程和名单;

（四）项目评审文件材料：评标委员会，监督人员及有关工作人员签到表、 评审工程记录及打分表、评审报告及附件、项目废标报告及处理意见、评审纪律材料、 现场监控录音录像材料;

（五）项目的中标文件材料：确定中标人的文件材料（招标结果的确定文件、中标通知书）、质疑处理材料;

（六）项目采购阶段的材料：采购项目合同，项目的验收文件材料，资金支付文件及证明;

（七）其他文件材料：项目工作总结、项目效益评估书、其他与招标项目、过程及完成情况有关的文件材料。

三、做好招标档案规范化管理的措施

（一）建立健全招标档案归档管理制度。通过建立和完善科学合理的管理制度，并在工作中严格执行落实好，归档制度的内容主要包括三个方面：归档范围、归档时间和归档文件质量要求，对归档的时间，内容、移交，验收，分类、整理，立卷，保密;保管，使用，销毁等，做出明确详细的规定。根据管理制度履行招标档案管理利用手续，定期进行检查考核，及时发现问题和处理问题，使招标档案管理在制度的保障下规范运行。

（二）加强档案管理硬件设施建设。目前，由于重视程度不够等多方面的原因，招标档案管理的硬件设施跟不上招标业务发展的需要，普遍存在库房面积小、无查阅利用室、安全设施配备不齐全等现象，达不到规范化管理档案的要求。按照档案保管的基本要求，档案库房要达到“防盗、防火、防水、防虫、防光、防尘、防辐射、防污染”的“八防”要求，库房要配备档案存放橱柜、温湿度仪、加湿器、除湿器、空调等设施设备，另外为防止档案丢失还要配备安全防盗门，监控报警器的安全设备，这是档案安全保管的有关要求。只有加大投入，配足配全硬件设施设备才能满足招标档案的安全规范管理和日益增长的档案数量存放要求。

（三）不断提高招标档案管理人员的综合素质。招标工作的原则和特点，要求管理招标档案人员首先要有良好的职业道德，明确档案管理是一项原则性、服务性的工作，要有法律法规和档案较强的法律法规意识，招标活动本身就是依照法律法规规范运作的采购活动， 招标档案管理人员必须恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《中华人民共和国招标法〉《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》。 其次要树立正确的职业观念，认清自己工作的地位，看重自己的工作，求真务实，严肃认真的工作态度和高度的责任惑，热爱档案工作。第三要有较高的业务能力，档案工作是一门专业，是一门科学，《档案法》要求档案工作人员应“具备专业知识”，招标档案管理者要加强档案业务、信息化、招投标业务知识的学习理解，促进招标档案管理的有序健康进行。