高校基建管理动态信息化系统建设探讨

鲁 玲 玲

(浙江大学基本建设处，浙江 杭州 310058)

1 概述

随着国家高等教育的发展，近二十年来“985”高校基本都完成了一到两轮的新校区的建设，2015年国务院正式印发《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，围绕双一流大学建设的目标，除了学科和人才的投入外，各高校也加大了对基本建设的投入，对基本建设管理工作的科学、规范、有序提出了更高的要求。

面对大体量、多工种、长周期的建设任务，迫切需要利用信息化手段对基建项目从项目立项、设计、招投标、签订合同、施工管理、投资控制至资料管理全过程的数据进行归纳、统计、分析，实现项目全过程监控、管理信息分析查询、信息辅助决策；迫切需要推进项目标准化、实时化、动态化、数据集成化、多部门协同的信息化管理系统助力基本建设管理，提高管理质量和效率，加强廉政建设。

2 动态信息化系统的优势

我们对部分“985”高校进行了信息化建设的调研，从调研情况来看，有的高校还处在资料收集和录入的阶段，拟进行系统的深化和升级；有的在资料收集、合同管理基础上加入了现场实景展示；有的高校正在进行开发动态管理系统。还有很多暂未实施信息化系统的高校，在基建管理中普遍存在如下问题：数据集成和共享水平低，项目资金计划不可控，项目管理过程复杂，审批手续效率低，各职能部门、领导要求的汇总数据统计难度大、花费时间长，决策依据较少，部门间业务协同度小、信息不对称等等。

经过调研和探讨，我们认为实行动态的、交互管理的高校基本建设管理信息化系统，对比传统的静态数据库形式的信息化系统，是非常具有优势的，原因如下：

1)动态信息化系统不仅仅满足于作为数据库将成果上传的功能，而是将日常办公的核心流程都进入系统流转，系统的建设过程也是对本单位项目管理流程梳理再造的过程，能够增强项目业务流程的规范性，明确责任主体，提高工作效率。特别是多项目同期实施的情况下，各类会议纪要、检查、待办事项的发布和落实，可一键通知到各相关责任人的待办任务并自动追踪回复情况，便于实现简洁高效的办公管理体系。

2)动态信息化系统的流程建设需要不同部门、不同参建单位人员参与，平台能够使所有项目相关人员提前进行协同工作，同时也明确了相关责任，大大降低了发现问题再事后沟通的成本。

3)动态信息化系统能够忠实的对项目管理全过程进行记录。所有的变更、决策、会签的过程资料可追溯，不只是结果可以记录，决策过程也可以记录，提高了管理的合规性、透明性，为高校基建廉政建设提供重要技术支撑，形成靠制度管权、管事、管人的长效机制。

4)在国家对高校基建项目投资管理要求越来越高的形势下，对投资控制事前预警及项目成本的动态分析功能尤为重要，加强过程分析，可以降低项目投资目标突破的可能。动态信息化系统能够自动统计汇总，提供全方位的报表台账，一方面降低了汇总数据的人力成本，另一方面提供了领导层决策支持的数据依据。

3 基建管理动态信息化系统的建设

基建管理动态信息化系统的建设应以项目管理为重点，加强项目管理全过程的规范性和精细度；以项目成本控制为主线，降低项目成本，严控投资计划；以项目管理平台协同工作为抓手，减少部门间信息的不对称情况。高校基建管理部门可以从以下几个方面开展工作。

3.1 制度建设

成立以一把手为首的信息化领导小组，从各职能科室抽调业务骨干，加强信息化调研和培训，提高对信息化的认识，建立完善的信息化管理制度，标准的项目流程规范。

3.2 基础设施建设

基础设施建设包括硬件设施、网络环境、安全机制及相应的配套软件等。各高校均有不同程度的信息化建设发展要求，可争取专项政策和资金支持。

3.3 基建项目信息管理平台建设

建设一个基建项目信息管理平台是动态信息化系统建设的核心任务。平台主要围绕项目成本、进度管控、设计管理、手续管理、招投标过程管理、合同信息管理、履约过程管理、质量安全管理、竣工验收管理等项目具体业务搭建模块，主要目标如下：

1)建立统一的信息交互平台和数据平台，参与项目管理的所有人员之间的信息流转、审批、上报、下达，均通过信息化平台完成。2)全过程管理。实现项目从立项、科研、设计、招标、合同管理、资金管理、施工、竣工验收、资产交付所有节点的记录、控制和管理。3)多项目同时管理。所有学校建设项目均统一在信息化平台管理，根据建设要求为不同用户设置不同权限。4)强化预警和投资控制。对工作节点和不符合规范的变更进行预警；对项目的资金投入实行实时分析，防止项目超过投资概算。5)提供全方位的报表台账。实时对项目信息进行统计分析，实现汇总数据的准确性和快速性，为决策提供依据。6)智能学习功能。将线下的工作手册对应到每个流程节点，使用者接触某项工作时有疑问可以即时点开旁边的学习功能，此环节需要的工作流程、表单、注意事项均可一一呈现。7)自定义流程。按照项目的特点，定义每个需要流转的表单的流程。8)实现网上办公。自动生成各种管理报表。9)实现客户端零维护，平台基于校园网运行，平台的所有软件都部署在服务器上，用户端不需要安装任何软件，使系统的升级和维护很容易实现。

4 主要模块及功能

4.1 前期管理模块

展现立项审批流程，实现资料及时归档。提供学习功能，可查看每个手续办理流程和各阶段需准备的资料清单。

4.2 规划与设计管理模块

分阶段留存设计图纸，记录用户需求、专家审查意见和各项论证。

4.3 招标管理模块

展现招标过程管理，记录招投标文件等。招标文件的会签、流转、确认全部在平台上完成。招标文件由经办人网上发起会签，根据部门规章制度完成流转审批后，自动生成有电子签名的审批单，并发送短信通知经办人审批已完成。

4.4 合同管理模块

展现合同起草、签订、执行、履约等全过程，实现合同调整、资金支付、项目奖罚等功能。合同会签、进度款支付等由经办人网上发起申请，会签完成后自动生成审批单，并发送短信通知经办人进行后续工作。

4.5 施工管理模块

展现施工管理主要内容，如质量管理、进度管理、安全管理、验收管理、施工日志等，其重点是变更审批的网上流转。包括设计联系单、施工联系单、甲方工作任务单在内的变更都需要经办人从变更审批页面发起申请，由投资控制部门测算金额后，根据部门规章制度约定的审批权限由相应人员审批。

4.6 其他模块

其他比较重要的模块包括投资控制模块、综合管理模块、项目基本信息模块、档案管理模块等。投资控制模块包括概算追踪、工程送审、工程结算等，投资控制工作不局限于本模块，也有部分工作内容与其他模块相结合如变更审批等。

综合管理模块包括部门通知信息、规章制度、会议纪要等发布和查询、会议室预约等。系统首页显示大家最关心的信息，如最新通知公告、待办任务以及项目预警信息比如项目投资分析、概算预警、合同支付预警等等，见图1。

5 结语

随着信息化技术在基建管理行业的深入应用和发展，动态信息化系统将成为高校基建管理的发展趋势和重要手段。在建设动态的高校基建项目信息管理平台过程中，所开发出的通用功能模块具有普遍的适用性，能够快速推广应用；同时该平台的自定义流程功能能够根据使用者的具体情况量身定做，大大提高了系统适应性，是对高校基建管理信息化发展的有益推动和尝试。