电子文件全程管理实现的概念模型研究*

王向女 邱怡璇

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

0 引言

在当前社会，计算机、网络已经成为人们生活、工作的主要工具，电子文件已成为各单位的主要文件形式，全程管理思想的明确提出是在电子文件时代，并且是信息时代电子文件管理及其电子文件系统设计的主要理念和基本原则。但全程管理思想与近现代纸质档案的“文书档案连锁法”、“三位一体法”（即将分类立卷、著录标引文件的收发文登记合于一体）思想是一脉相承的，即“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。[1]概念模型从复杂的全程管理过程中抽象出研究对象的简化描述，具有一定的抽象概括性，既源于实践，又高于实践。构建电子文件全程管理概念模型有利于我们对全程管理的本质更加细致深入的理解，对全程管理问题的分析更加清晰明了；又有利于实践部门根据概念模型设计电子文件管理系统，提高电子文件检索效率和利用效率，保证电子文件归档质量。

1 国内外研究现状

迄今为止，国内高等教育机构、国家、地方档案馆以及企业工作者对电子文件全程管理原则的思考、相关技术实现、标准体系建设研究较多，国外机构对电子文件全程管理研究较多关注于电子文件管理的法规、标准。

1.1 电子文件全程管理之思考

对电子文件全程管理理论的思考有助于完善电子文件全程管理思想，学者大多从电子文件全程管理思想的起源，与传统文档管理理念、管理手段的不同，与前端控制的关系来讨论。

刘越男（2006）[2]认为全程管理思想来源于纸质文档一体化理论和实践，电子文件的全程管理在理论认知、管理体系构建、管理方法革新等方面是对纸质文档一体化管理的继承和发展。黄萃（2003）[3]、顾学中（2005）[4]从管理理念、管理手段、管理体制、标准建设、技术业务等方面对电子文件全程管理与传统文档管理的区别进行了详细的论述。周立华（2012）[5]从实践角度认为需要从前端控制化、文档一体化、办公自动化及标准化与制度化四方面实践电子文件的全程管理。王红娟（2015）[6]基于火电EPC项目工作经验指出实现项目文档全过程管理的措施和方法包括前端控制、过程控制和竣工控制。对于电子文件的全程管理与前端控制的关系，有学者认为前端控制是实现全程管理的途径，如周立华（2012）、王红娟（2015）；陈永生（2015）从理论和实践两个方面阐述了全程管理与前端控制的矛盾之处，即“档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视；而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现”，除此之外，陈永生还指出全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门应高瞻远瞩，为全过程管理提供意见，制定相关管理规范等。[7]。

1.2 电子文件全程管理之技术

真实性（Authenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）、和可用性（Useability）是文件管理的主要特点[8]，更是电子文件管理的重要特性。杨安荣（2014）[9]经过对电子文件全程管理各个阶段可能存在的安全风险深入分析后，从应用层、系统层、网络层、物理层和管理层五个层面构建了电子文件全程管理信息安全防护模型，对电子文件生命周期的每个阶段对应的技术防护措施和管理防护措施进行了详细的介绍。黄永勤（2014）[10]以InterPARES提出的真实性、可靠性和准确性入手，在对“可信”概念内涵的分析基础上，从活动主体、活动客体和活动载体三个维度构建了电子文件可信管理模型。陶水龙（2015）[11]基于目前电子档案凭证性保障技术依赖的PKI 模式和基于License 安全模型存在的缺陷，提出了电子档案身份证技术的凭证性校验模型。电子文件产生的目的是为了业务的需要，电子文件全程管理则是在计算机系统中对电子文件的产生、业务流转以及永久保存或销毁全过程的管理，因此，在实际工作中，电子文件全过程管理应是是一套无缝衔接的管理流程，田雷（2013）[12]根据档案工作的实际需要，为实现电子文件的跨平台移交，设计了一套电子文件交换平台,由6 部分组成：OA交换子系统、OA 接口、接口系统、交换系统、CA认证系统、电子档案凭证管理系统。刘晓光（2010）[13]提出了电子文件全程管理标准规范体系建设和软件系统建设的建议。

1.3 电子文件全程管理之标准

国际标准化组织、国际档案理事会等国际组织，在文件管理、元数据、数字化加工、文件格式、开放档案信息系统等方面陆续制定了相关标准，如2001年由国际标准化组织正式发布的ISO15489[14][15]，该标准分为两部分，第一部分致力于文件形成机构（无论公共或私人）的内外用户，提供文件管理的指南，主要描述文件的管理要求、文件的特点、文件和系统的设计与实施以及文件管理的过程及其控制；第二部分主要是对第一部分的补充并为其实施提供指南。“2004年ISO颁布的ISO23081为文件管理元数据的创建、管理及使用建立了框架，并为控制文件管理元数据的创建、管理及使用提供了管理原则。”[16]ISO2308后续在持续更新中。美国、欧盟等国家也分别制订了DOD5015.2 -STD《电子文件管理软件设计评价标准》(Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications,2002) ，《电子文件管理通用需求》（Model Requirements for the Management of Electronic Records ——MoReq specification ＆ 2， 2001 ＆ ,2008）等标准，对电子文件管理系统的功能需求、涉密文件管理、系统接口、测试认证等方面做了要求。

在中国，国家标准委先后发布了有关电子文件管理的国家标准，如《GB/T 17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理》、《GB/T 26162.1-2010信息与文献——文件管理》、《GB/T 26163.1-2010 信息与文献——文件管理——文件元数据》《GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范》；国家档案局出台了多部有关电子文件的行业管理标准《DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则》、《DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》、《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》、《DA/T 47-2009电子文件长期保存格式需求》、《DA/T 48-2009 基于XML的电子文件封装规范》、《DA/T 56-2014 档案信息系统运行维护规范》、《DA/T 73—2019 档案移动服务平台建设指南》。这些标准为我国科学规范管理电子文件奠定了基础。

综上所述，不少专家学者对电子文件全程管理相关的理论思考、技术安全以及标准建设等进行了研究，也取得了丰硕的成果，但是对电子文件全程管理的模型建设少有提及，或者只是研究了全程管理中某一部分如安全保障、可信性模型，没有全面论述。为了对全程管理的本质有更加细致深入的理解，笔者认为有必要在已有研究成果的基础上，通过构建一个电子文件全程管理概念模型，阐述电子文件全程管理在文档管理系统中的实现机理。

2 电子文件全程管理在文档系统中的概念模型

2.1 概念模型的理论基础

2.1.1 全程管理原则

电子文件全程管理则是在计算机系统中对电子文件的产生、业务流转以及永久保存或销毁全过程进行无缝链接的管理。这个定义包括两层含义，第一，电子文件经历了从文件形成之初的原型，经过审批形成正式文件，直至最后电子文件的保存或销毁是一个全过程管理；第二，电子文件流转的过程是在一个无缝链接的过程，也就是说，这个过程中电子文件的数据格式应尽量保持统一。

2.1.2 前端控制

“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初（甚至是电子文件系统管理设计之初）就对电子文件进行前期的监督与控制”[17]。在此定义中，研究电子文件前端控制的前提是存在运行的电子文件系统，因此，电子文件系统是电子文件的前端控制和全程管理原则实现的有利条件。本文接下来所要讨论的电子文件全程管理概念模型也是基于电子文件系统中电子文件流转基础上构建的。电子文件前端控制就是在文件管理系统中将处于后端的档案管理的思想提前应用于电子文件的产生和流转中，使电子文件从产生到永久保存或销毁整个流转过程都遵循统一的标准，使电子文件和电子档案密切相关、互为保证而又相对独立。

2.1.3 全程管理和前端控制的关系

全程管理是是前端控制的前提，只有实现了全程管理，前端控制才能名正言顺；前端控制是全程管理的环节，全程管理的任务是实现通盘考虑、全过程监控，前端控制是实现全程管理的保障手段，二者互为依赖，假如脱离全程管理只谈前端控制，或者脱离前端控制只谈全程管理，就会使每一方成为无源之水、无本之木。全程管理还包括中间环节的指导和监控，后端归档管理等任务。

2.2 构建电子文件全程管理概念模型

在全程管理第一层含义中，我们可以得到电子文件从形成到最终大致经历了三个阶段，分别是：元文档、正式文件、电子档案。在电子文件系统中电子文件形成之初的元文档，一般称之为文件模板或者文档模板，这是针对本单位形成的文件而言，还有一种情况是单位外来文件，即非本单位范围内产生的文件，主要包括国家、行业标准规范，与单位业务往来相关的信函、技术文件、图纸等。由于国家、行业标准规范具有强执行力，可直接作为单位的正式文件执行，并且一般不作为档案永久保存，因此不在元文档研究的范围之内，而与单位业务往来相关的信函、技术文件、图纸等文件在进单位接收后往往需要进行格式、有效性等方面的检查，还不能作为正式文件在单位业务中进行流转，因此也可作为元文档进行研究。总体上，电子文件全程管理的要素主要包括：电子文件模板或者外来文件、正式文件和电子档案。[18]第二层含义，从工作实践来看，文件从形成到最终保存或销毁一般经过形成、流转、收集、整理、鉴定、保管等工作环节，电子文件管理也经历这些工作环节。而对电子文件的全程管理就是将这些工作环节有机联系一起，在这些环节中使用统一的规范和标准，每个业务流程对文件属性的需求在文件形成之初就嵌入进去，使文件流程与业务流程有机地融合在一起，业务流程结束后, 通过文件流程及时将需要保存的电子文件完整安全地流转到档案室或者档案馆中。在电子文件的全程管理过程中，根据前端控制思想，可以将电子档案需要的著录、鉴定提前嵌入到文件模板中，在电子文件正式生成之时，也同时具备了电子档案的某些属性，这些属性并不是电子档案的全部属性，而是部分属性。在正式文件流程运转结束后，还要根据单位业务活动的情况进行整理和鉴定，最终成为电子档案保存或者销毁。

基于上述思想，笔者构建了电子文件全程管理在文档系统实现的概念模型，如图1所示。

3 电子文件全程管理的概念模型说明

电子文件全程管理思想是电子文档系统设计的原则之一，电子文件系统中除存储电子文件外，也是电子档案的保管场所，本文将电子文件和电子档案视为两种不同事物，因此电子文件系统称为电子文档系统更为贴切。通过电子文档系统可以更好地诠释电子文件全程管理思想。

3.1 管理要素

电子文件全程管理要素主要包括电子文件模板、外来文件、正式有效文件和电子档案四部分。电子文件模板为嵌入到电子文档系统中的单位所需使用的已设定好格式的文件模板；外来文件为非本单位范围内产生的与单位业务往来相关的信函、技术文件、图纸等文件；正式有效文件为本单位产生的已审批通过的可流转文件，或者外来文件已通过有效性审查进入电子文档系统中流转的文件；电子档案指正式有效文件已无现行利用价值，经过整理鉴定后需要保存到档案室或档案馆的文件。

3.2 管理流程

从电子文件模板或外来文件到电子档案共经历三个环节。

第一环节，分两种情况，第一种情况为本机关单位生成的文件即从电子文件的模板到正式有效文件，主要操作包括文件的分类、属性的著录、内容的添加以及文件的审核和批准，这些操作是由业务人员来完成，文档工作者给予指导和监督；第二种情况为外来文件到正式有效文件，主要操作为文件有效性的检查及导入本机关单位的电子文档系统中， 使之正常运转，由于文档人员是外来文件的第一道接口，这些操作由文档人来完成。在第环节中，文件分类和属性著录的标准化，是电子文件管理流程无缝链接的基础。

第二环节，从正式有效文件到电子档案，主要操作包括文件的鉴定和归档。鉴定工作由文档人员和业务人员共同来完成，文档人员负责鉴定文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，并对需要归档文件著录档案属性。业务人员负责鉴定文件内容的价值，业务人员最了解哪些文件具有保存价值，因此对于文件内容的鉴定需有业务人员共同参与。归档工作主要有在线归档和离线归档两种，由文档人员来完成。在线归档是指通过网络或计算机系统直接将需要归档的电子文件传输给档案部门，有两种情况，第一种情况，电子文件和电子档案在一个电子文档系统中，电子文件可直接移交到电子档案区域，有档案人员进行管理电子档案；第二种情况，电子文件和电子档案在两个独立的系统，这两个系统需要架构一个接口系统服务器，以解决系统异构、模式异构及语义异构问题。离线归档是将需要归档的电子文件从文档系统导出到存储介质中移交到档案部门。

第三环节，从电子档案到电子文件模板，从图1中显示为虚线，表示这并不是一个真正发生的过程，而是一种前端控制和全程管理的思想，即将档案管理的思想嵌入到电子文档系统设计之时，在电子文档中的文件形成之初就具有档案的某些属性。因此，文档人员应十分熟悉归档文件的类型、种类。在电子文档系统应用时，文档人员将需归档文件的模板以及需要著录的属性嵌入到电子文件系统中，并且按照档案分类原则对电子文档系统中的文件生成类型进行分类，达到前端控制。

4 结语

本文基于全程管理的反思、相关技术和标准的文献回顾和对全程管理原则的理论分析，提出了由管理要素和管理流程两个方面构成的电子文件全程管理概念模型。与现有全程管理研究相比，本研究构建的概念模型，拓展了电子文件全程管理研究的视野，对全程管理问题的分析更加清晰明了，具有一定的理论意义和借鉴价值。同时，也能为实践部门根据概念模型设计电子文件管理系统提供实践参考。