对“保管期限纳入档号”的质疑与思考

陈秀芳/杭州市下城区教育局 应晓燕/浙江省立同德医院办公室

何嘉荪/浙江大学信息资源管理研究所

我国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015） 的第5.4款对档号编制作了规定。然而，其认定的档号编制原则与其规定的档号结构有自相矛盾之处，而这种档号结构又与该标准第4.2款将“区分不同价值，便于保管和利用”认定为与归档文件整理原则有关。经过若干年的贯彻执行，笔者认为该规定在这个问题上的科学性值得商榷，特著文讨论。

1 档号难以稳定

我国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）规定：“档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案。”“以档号作为电子档案命名要素时，计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全宗内任意一件电子档案及其组件。”《归档文件整理规则》正确地指出：“档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。”

然而，笔者在对杭州市下城区辖区内中、小学和幼儿园的档案工作进行监督指导或年检时，总会遇到一个问题：一些年度不同但内容性质和价值完全相同的文件，它们各自档号内要素之一的“保管期限”却并不相同，且这绝非小概率事件。比如杭州市青蓝青华实验小学关于工会经费收支方面的文件，保管期限既有“永久”，也有“定期”的30年或10年。也就是说，在实践中对档案保管期限的划定，事实上前后摇摆、极难恒定，这与编制原则的稳定性要求相冲突。究其原因，在于各个小学、幼儿园的档案员均由本校教师兼任且经常更换。一般情况下教师都承担了繁重的教学或教育行政管理任务，根本无暇理解与掌握档案价值鉴定方面的专业性知识。事实上在最基层的事业单位，这种档案工作状况是常态，几乎不可能改善。有鉴于此，应该重新检讨保管期限列入档号的必要性，甚至也可以重新讨论归档文件是否应“按保管期限分类”[1]。

2 档案价值本来就“富有弹性”

保管期限是衡量和反映档案价值的尺度，是档案价值在档案管理过程中的现实表现[2]。对档案价值的鉴定与评价，“是人们对档案价值的主观判断、情感体验和意志保证及其综合，必然具有一定的主观性，必然受到阶级立场的制约，认识水平的限制和主体状态的影响”，也就不可避免地“因人而异、具有不确定性”[3]。然而“从宏观来看，对档案又必然存在一个能为大多数人所接受，符合整体利益的、顺应历史发展潮流的价值评价”[4]，因此档案主管部门制订《档案保管期限表》等规范，要求按照统一标准对档案价值开展鉴定。

尽管如此，依然不能忽视的是价值鉴定成果往往因人而异：由于人们的主体状况多种多样，因而不同的人对相同价值文件鉴定得到的结果会存在差异，甚至可能南辕北辙；况且对上述保管期限表的理解，不同的人群之间也可能存在差异——即使是同一个人，在不同时期对同一份文件进行价值鉴定，其结果不同的情况也经常可见。正因为如此，档案管理理论和新中国成立以后多年实践经验都要求，档案价值鉴定应该分别在文件整个生命周期的多个节点上多次进行，既在归档时进行，也在向档案馆移交时进行，以及在许多年以后鉴定销毁时再次进行，并不主张“一次定终生”。然而，档号作为档案有机结构和实体结构定位的工具，却又必须稳定，最好从归档开始就“一次定终生”，直到进入档案馆也“终身不变”。因此将“保管期限”纳入其中，实际上是将档案价值鉴定变成了“一锤子买卖”，要求档案价值鉴定必须在归档时就匆忙进行而且必须一次成功。

笔者考察世界各国档案部门的价值鉴定环节，发现大多设置在档案文件向档案馆（或中间档案馆）移交之时，甚至在进馆之后，而具体操作者往往是具备相当专业知识的资深馆员。也就是说，档案价值鉴定环节基本上设置在文件生命周期的中、后阶段，即文件经过了相当时间的运动、沉淀和考察，人们对它究竟具有多少价值已经有了更多认识，使得鉴定结果更为准确。相比之下，我国由于档号设计的原因将鉴定环节固定在文件刚要变成“档案”之时，而且多数是由不具备专门资格的兼职人员操作。这极可能带来一系列麻烦，更可能造成不可挽回的损失。有鉴于此，将保管期限直接纳入档号，当然与档号编制的“稳定性”原则直接冲突；与此相关联，将“区分不同价值，便于保管和利用”规定为归档文件整理的原则[5]，也值得商榷。

3“按价值分类”不应升格至“原则”层次

档案文件价值鉴定的成果“保管期限”，与文件的自然形成过程没有直接关系，不能反映文件之间客观存在的有机联系。此外如上所述，人类主观因素必然在鉴定中占据主导地位，导致其极难准确和恒定，也就不应提高到“原则”层次，作为分类依据或衡量尺度。

新中国成立后直至本世纪初，我国主流档案管理学教科书对档案整理原则的叙述，认为所谓的“档案整理”在我国主要（或其主体部分）是在归档过程中进行的，档号实际上也应主要在归档完成时确定。毋庸置疑，“遵循档案文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系”是档案管理最基本的规则和档案学理论的灵魂与特色，事实上不论是档案价值鉴定、归档文件整理还是著录编目，都应遵循。

那么“便于保管和利用”与之相比是什么关系呢？它是“整理档案的目的”。“从总体上看，保持有机联系的文件，一般情况下就便于保管和利用”，“然而，在有的情况下又不尽如此。比如刑事案件的物证档案与该案的纸质诉讼文件联系密切，但因两者物质形体差异太大，又常常不能合在一起组卷”。“其实保持有机联系本身是有弹性的。有些做法，虽保持了有机联系却由于历史的、人为的、自然的各种各样条件的限制，并不一定便于安全保管和实际利用”。“因此，当为保持联系而采用的方法与便于保管和利用发生矛盾的时候，应服从便于保管和利用的需要。即不能仅仅把便于保管和利用看作是保持有机联系的后果，更应当首先把它看作是整理档案的有意识出发点和最终要求及质量检验标准”。“所以应该在必要的时候，区别情况，针对文件种类、记录方式、载体材料、机密程度、保管价值和数量的不同，而对它们分别组合，并在相应的范围内保持其应有的联系”[6]。其中“文件种类、记录方式、载体材料、机密程度”等都无松紧余地，必须优先考虑保管和利用的需要，同时依靠编制检索工具等“智能控制”手段弥补“文件间有机联系”反映不足和解决有可能遭遇的割裂问题。

“保管价值和数量”弹性甚大，有较大的伸缩余地。“保管价值”的大小程度在不同环境条件下可以不相一致。经常有这样的情况，即一份单独来看继续保存价值很小的文件，由于其与别的值得永久保存的文件联系密切，就也应该判定其与后者的价值一致而将它们组合在一起永久保存。比如普通宴客时形成的“晚餐菜单”，通常保存价值不大，往往不予保存，至多短期保存；但是如果其形成于具有某种重要意义的场合，则应考虑与相关文件一起，鉴定为“永久保存”了。也就是说，在判断是否依据保管价值大小为归档文件分类时，首先应该遵循“保持文件之间有机联系”的原则，在充分保持文件之间有机联系的前提条件下，才可考虑按照保管期限的不同并对它们加以区分；或者也可以说，在进行价值鉴定时，仍然必须以“保持文件之间有机联系”为首要衡量标准，因为只有如此才更便于保管和利用。很难想象，处理同一件事务形成的文件如果硬要根据其中各单份文件“孤立”情况下的价值大小，居然会便于保管和利用。至于文件的“数量”之所以列入考量范畴，是因为教材编写时我国尚未进行“立卷改革”，各地档案行政管理部门往往对案卷厚度有一定要求，案卷厚度是立卷时必须衡量的要素之一。

总之，“保持文件之间的有机联系”与“便于保管和利用”作为归档文件整理的原则是有机的整体，不应该分开表述成两条原则，更不能将“便于保管和利用”专属于“按照保管价值分类”这一种整理行为。换言之，归档文件整理过程中应该首先遵循档案文件的自然形成规律并采用“职能鉴定法”，为文件分类并鉴定其价值，从而保持文件之间的有机联系和确定其保管期限；然后在此基础上再考虑按照保管期限的不同，排列文件的顺序。也正因为如此，我国立卷改革前所有各种版本的档案管理学教科书，在叙述全宗内档案分类的一般方法时，都没有将“按照保管价值分类”写进去，仅仅在课堂讲授时指出：在库房排架的时候，应该适当考虑档案价值的不同，采用适当的办法分别排列它们。

然而《归档文件整理规则》直接将“便于保管和利用”专属于“按照保管价值分类”，这样做容易出现两大弊端。第一，易于出现过度采用“直接鉴定法”、基本上不考虑是否会割裂文件有机联系的现象。也就是说，表面上“便于保管和利用”，实质上祸害深远。因为那些不可能谙熟档案学理论亦无心钻研档案管理问题、变动率极高的广大基层兼职档案人员，往往会机械理解和死板（毫无灵活性）地划分保管期限并优先据此进行分类。比如对会计凭证，一般鉴定的保管期限都比较短，并不会考虑它们是在什么情况下形成的、与哪些项目关系密切。杭州市下城区某所学校，为了追查某校领导经济责任问题，需要查询其任职期限内的行政记账凭证、基建记账凭证及其他记账凭证，然而该校当时的会计凭证保管期限均设置为5年，已经因期限到而被销毁。相反，如果当初在鉴定和分类时首先考虑“保持文件之间的有机联系”，就有可能将校园内经济方面出事频率相对较高的基建以及较大设备采购项目的会计凭证，一律组合在该项目类内并延长其保管期限或复印后双套分别保存；甚至改革会计档案的传统分类模式，不再一味地首先“按文件形式分类”。

第二，易于在无意中拔高“按保管价值分类”的地位。《归档文件整理规则》在其试行稿于多年以前问世以来，“按保管价值分类”已经在我国的档案管理实践中产生了重要影响。在许多基层小、微事业单位，除了按年度分类以外，它往往变成了兼职档案员唯一的分类手段。这些单位大多参考上级或其他单位的样板“依样画葫芦”制订了本单位的“全宗内分类和保管期限表”，然而绝大多数兼职档案员，由于流动性大、专业素养欠缺，难以理解、运用它们而实际上并未遵行，仅凭个人主观想象判断文件保存期限并藉以分类。这种情况至少在笔者任职机关下辖的基层单位中普遍存在。

4“鉴定”环节的前途

从人类历史发展的长河考察，对档案价值的评价必然会随着社会经济的发展、科学技术的进步以及人们观念形态的变化而变化。比如类似今天“大数据”的信息，如果放在本世纪初鉴定，几无保存价值；今天随着科学技术的进步而身价倍增，一举成了“抢手货”，成为研制“人工智能”不可或缺的前提。有鉴于此，在科学技术日新月异、社会和经济快速发展的今天，已经无法苛求档案价值鉴定成果的长期稳定；即使是短期稳定，也具有难度。也就是说，鉴定档案价值的重要性是随时代变迁而变化的。

在传统载体档案一统天下的时代，鉴于物理储存空间有限，进行档案价值鉴定以便去芜存菁是完全必要的，否则再雄厚的财力、人力、物力也不可能承担得起将它们全部保存下来的代价。然而今天随着文件档案的数字化、电子化，将它们全部储存在网络云端已经不是梦想。完全可以设想，今后对传统载体档案的价值鉴定，可以仅仅依据其文物价值决定取舍，其他档案则一律数字化以后与原生电子文件、数据一起存入云端。换言之，我们主张大大降低价值鉴定环节的重要性和复杂性，起码在归档的时候，除了剔除重复件以外，不再划分保管期限，留待将来档案移交进馆时再鉴定其文物价值；档号中也不再纳入保管期限，向科技档案看齐[7]。