服务重大活动 彰显档案担当——宁波市档案部门开展“三会”档案工作纪实

鲍林南/宁波市档案馆

2002年，经国务院批准，商务部和浙江省人民政府共同主办的中国国际日用消费品博览会在宁波举办，这是当时全国规模最大的日用消费品专业博览会，之后定于每年的6月举办。2015年，首届中国—中东欧国家投资贸易博览会在宁波举办，这是中国与中东欧国家首个以投资贸易为主题的综合性博览会。为全面贯彻落实国家“一带一路”建设倡议和中国—中东欧国家领导人会晤共识，落实我国与中东欧国家“16+1”合作机制，推动“16+1”经贸合作示范区建设，2019年3月，经党中央、国务院批准，中国国际日用消费品博览会更名为中国—中东欧国家博览会暨国际消费品博览会，并升格为国家级涉外展会，明确首届中国—中东欧国家博览会暨国际消费品博览会、第21届中国浙江投资贸易洽谈会（以下简称“三会”）于6月8日至12日在宁波举办，主办单位为浙江省人民政府、商务部。今年的“三会”吸引了1186家境内外企业参展，来自近60个国家和地区的2.5万名境内外嘉宾和客商云集宁波，签约双向投资项目68个，总投资194亿美元，折合人民币1340亿元。

宁波市委、市政府高度重视“三会”档案工作，将档案工作纳入“三会”组委会整体工作中，对档案部门全面记录和服务保障好“三会”提出了明确要求。宁波市档案局、馆按照“服务中心勇担当、重大活动有作为”的要求，全力以赴做好“三会”档案工作。

一

因机构改革，今年1月初市档案局、馆分设。为切实做好“三会”档案工作，采取有效措施确保“三会”档案齐全、完整、系统和安全，市档案局、馆打破部门壁垒，创新工作机制，以工作专班的形式通力合作。一是思想认识到位。举办“三会”是党中央深化推进对外开放战略的重大部署，是我国推进“一带一路”建设的重要举措，涉及面广、参与国家多，具有深远影响。做好“三会”档案管理工作，对保障会议顺利举办、积累重大活动宝贵经验、留存真实丰富的档案资料，具有重要意义。市档案局、馆态度坚决、目标明确，把“三会”档案工作列入年度大事、要事来抓，始终坚持以最高标准、最严要求做好各项工作。二是组织领导到位。早在“三会”组委会集中办公之前，就成立了由市委办公厅副主任、市档案局局长、市档案馆馆长王海娟任组长的档案工作领导小组，建立工作专班，组织局、馆8名业务骨干组成档案工作小分队。创新重大活动档案工作机制，派专人常驻设在市商务局的“三会”组委会，并以组委会名义第一时间印发“三会”档案工作通知，要求各工作部、各有关单位加强组织领导，并加强对本部、本单位建档工作的监督指导。三是责任落实到位。从3月起，档案工作小分队多次召开工作部署会，挂图作战、倒计时间、明确任务、落实到人。根据实际工作安排，适时调整、修改工作进度；提前罗列工作困难，做到未雨绸缪、精准攻坚；对于重点和难点项目，统一调配局馆人、财、物等各项资源。分工合作、团结拼搏，展现了宁波兰台铁军苦干、实干、拼命干的精神风貌。

二

“三会”档案属于重大活动档案范畴，是中心工作的真实记录，具有重要的保存和利用价值。最初接到工作任务的时候，档案工作小分队成员的内心是忐忑不安的。这一国家级的展会时间紧、任务重、要求高，且收集对象对档案工作的重视程度参差不齐，有的单位或部门甚至存在多一事不如少一事的错误认知。不过小分队成员面对重重压力和困难，还是锐意进取、迎难而上。

绘好路线图。制定“三会”组委会档案工作方案，做到事事有分工、件件有落实。根据工作分工，组委会划分秘书处、重要活动部、会议论坛部等10个工作网格，据此确定网格内档案工作分管领导和联络员，根据需要不定期召开联络员会议。制定“三会”文件材料归档范围和档案保管期限表、各工作部档案交接时间表，明确档案工作职责和要求，要求相关单位明确会议材料的归档范围、加强材料收集、规范档案整理、及时移交归档，并主动上门指导。建立内部周通报制度，及时通报组委会各部门档案移交情况。

把好收集关。除了文书档案，此次收集工作特别重视对音像档案、电子档案、实物等的收集，极大丰富了市档案馆馆藏重大活动档案的类型和数量。从档案人的视角记录更为精确、完整的“三会”元素，聘请专业摄影师、摄像师对会议进行全程摄录，并组织专人赴中心城区和交通枢纽位置拍摄街头“三会”造型花卉和吉祥物。结合政府网站网页归档试点工作，对网站、公众号中的网页信息进行集中化、规范化采集，开展“三会”官网和“宁波发布”“甬派”等市主流微信公众号中与“三会”相关网页的归档工作。邀请社会力量参与档案征集，如组织宁波教育学院学生赴会场参观，开展主题为“我与‘三会’的故事”图文作品征集活动，并将优秀作品入藏市档案馆。此外还注重对会议宣传资料的现场收集。

打好服务牌。贴心服务，创建直通查档模式。在市档案馆查阅大厅专门开通“中国—中东欧国家博览会查档直通车”，推出“三会”档案查阅利用者查档优先、查档免费、复印免费的“两免一优先”服务，“绿灯式”的直通查档模式受到查档者的一致欢迎。耐心服务，积极提供业务指导。收集工作开展前为组委会各部门联络员做好工作准备，帮助他们分好类别、备好用具，并不厌其烦地上门讲解或指导，联络员从一开始的抵触、消极，到后来的理解、支持甚至主动移交档案资料。主动服务，应急时刻挑起大梁。“三会”期间，有场大型会议主办方的摄影设备在会前突然出现故障，因为事先没有准备备用机器，工作人员着急万分。档案工作小分队成员毛遂自荐，承担起会场直播的任务，凸显了档案人担当有为、能干能为的责任感和记录历史、见证发展的使命感，赢得了主办方和组委会的点赞。

三

档案工作小分队是一支年轻的队伍，他们当中年纪最大的是“70后”，最小的为“90后”，平均年龄为35岁。他们来自局、馆不同处室，有着完全不同的专业背景和工作经历，但几乎都是第一次挑起这样的大梁、第一次这样近距离地参与重大活动档案工作，但是他们没有一人畏难退缩，而是迎难而上、“火力全开”。

他们当中，有的同志不慎摔倒导致肋骨骨折，但还是强忍疼痛，在其他成员的关心帮助下继续工作；有的同志肾结石发作，但悄悄吃点止疼药又奔赴一线岗位；有的同志开启了白天会场加班、晚上单位值班的“白加黑”模式；有的同志马上要当爸爸了，但还是“狠心”离开了怀孕的妻子，坚守工作岗位；更多的同志顾不上照顾家里的老人、小孩，每天连续工作12小时以上。他们在“享受”着这份光荣而又难忘的任务同时，也在辛苦的工作中磨砺意志、锻炼才干、收获成长。

6月7日是端午假期的第一天，但对于他们而言，这天是“三会”开幕前的最后一天。他们都已经近一个月没有好好休息了，却无怨无悔地放弃了小长假。为了从组委会获取更多的一手档案资料，他们进驻了组委会秘书处总值班室，成为小长假当中坚守值班的唯一一个工作团队，被组委会笑称为“总值班长”。他们“拼命三郎”的工作作风让很多人甚至他们的家人都不太理解，这时他们会解释说：重大活动档案具有十分重要的作用，其形成单位往往具有临时性的性质，如果不在第一时间及时收集、全力收集，待到活动结束后再收集，很可能收上来的档案不全面、不完整，必然导致社会记忆的永久缺失。因此做好“三会”档案工作，使命是光荣的、责任是重大的，必须全力以赴。

四

档案工作小分队勤勉务实的工作作风、积极高效的工作模式，赢得了“三会”组委会的交口称赞，更是引起了市领导的特别关注。6月4日，宁波市委副书记、市长裘东耀一行赴组委会调研“三会”筹备情况，看到小分队成员正在整理档案资料，抽出时间饶有兴致地查看了刚刚收集汇总的档案资料，听取了市档案馆相关同志的工作汇报，并在随后的“三会”筹备工作调研座谈会上即兴作出“档案工作是非常重要的”的指示，要求各部门切实做好“三会”档案资料的收集工作，为总结办展办会经验、提高办展办会水平提供有益支撑。

领导的关心与重视给了档案人极大的鼓舞。“三会”结束后，档案工作小分队马不停蹄地开展了后续的收集汇总、专项整理等工作，并在财政较为紧张的情况下努力落实资金，开展著录整理和数字化扫描工作。9月19日上午，市档案馆与市商务局举行“三会”档案交接仪式，近万件“三会”档案正式移交进馆，共计文书档案728件，实物47件，数码照片5194张，音视频档案384件、累计时长47.5小时，扫描文书档案1.1万页，这些档案为“三会”留下了无比珍贵的历史记录。此外，宁波市档案部门建立工作专班、进行专题部署、做好专门收集、开展专项整理的工作模式，也为今后开展重大活动档案工作提供了宝贵的实践经验。