浅谈电力行业如何推进项目档案管理工作

摘要：由于电力行业的特殊性，需要按子单位工程进行组卷，执行电力行业标准和中油标准双向组卷，大大增加了组卷工作的难度。另外，在同一时间节点内需要组卷的子单位工程多，需要多家单位共同组卷的子单位工程也多，组卷工作高度交叉，增添了工作难度。本文将根据笔者工作实践论述在项目档案管理工作中，如何确保组卷资料的完整性、准确性、及时性、合规性，梳理工作思路，并强化在沟通、超前工作、深化培训、严格检查、整改落实上狠下功夫，与工厂项目部、监理公司、施工单位密切配合。

关键词：档案管理 工厂 项目

一、积极发挥档案室管理职责

（一）工厂高度重视，为档案工作扫清障碍

在环保达标项目未开工前，工厂为使档案工作顺利开展，提前落实组卷过程中所需要的一切设备及消耗物资，新安装密集柜，配备专用电脑，并优先解决归档过程中急需的临时物资，为档案归档工作奠定基础。在组卷工作进行过半时，项目科资料员因个人健康原因暂离岗位，面对与新资料员复杂烦琐的档案对接工作，工厂要求档案员驻守项目科，时时面对面梳理档案工作，并直接与施工单位对接组卷工作，确保了组卷工作质量。

（二）严格跟踪，保证档案工作进度受控

从项目前期开始，到建设过程中，到目组卷完成，档案室进行全节点跟踪管理，及时协调沟通解决突发情况和重点问题。工作过程中，由于项目的每个单项工程都有十几家施工单位，且部分子单位工程又由几个施工单位共同开展，由哪家施工单位组通用卷成为难题。对此，档案室要积极反馈问题，由工厂牵头落实，联系公司工程部、档案中心、项目科、监理公司、施工单位和综合办公室召开专项会议，经过全面分析和各方讨论，使组通用卷单位得以明确。

（三）明确责任，层层把关归档工作

档案室要重新梳理档案归档项目流程，细化分解综合办公室、项目科、监理公司、施工单位责任，明确具体培训办法、业务指导和咨询方法；健全完善档案收集整理及移交工作办法，即归档资料必须经过项目科专责、监理公司、项目科资料员层层确认无误后，才可移交工厂档案室，工厂档案员确认合格后，进行合规性验收。

二、积极发挥项目科配合作用

（一）坚持早介入、早检查、早整改

在项目前期文件收集阶段，档案室要以清单化形式将归档范围、相关规定送达项目科，紧紧跟踪前期工作进展，随时指导项目科对前期资料进行收集、整理及归档，对具备成卷条件的马上归档组卷，对不符合要求的，逐项列明问题所在及整改清单，保证前期文件完整、齐全。

（二）坚持定期总结，步步跟踪

档案室要联合项目科每月进行一次工作总结，及时掌握资料归档进度及存在的问题，实现以问题为导向，针对薄弱环节制订培训指导内容，有针对性地调整重点工作。

三、积极发挥监理公司监管作用

（一）明确任务，确保进度节点受控

档案室要求监理公司严格按该项目《单位工程划分表》《子单位工程划分明细》抓好时间节点、进度节点的跟踪管理，为监理公司明确各节点任务清单，规定问题的解决时限，使施工文件、监理文件全过程受控，实现工程建设与资料组卷同步完成。

（二）强化沟通，高质量抓好材料收集工作

突出监理公司桥梁纽带作用，加强各单位之间沟通联系，能有效克服档案归档过程中遇到的难题。在组卷过程中，施工单位经常出现资料员出差、人员更换的情况，造成组卷资料对接严重不畅问题，通过监理公司反复沟通施工单位，积极协调工厂，及时组织新资料员培训、迎检工作，确保资料收集工作按时完成。

四、精准指导施工单位

（一）深化培训，确保资料归档统一标准

为确保归档资料准确无误，邀请公司档案中心专门对施工单位、监理公司等项目技术负责人、档案资料管理人员开展培训和交底工作，以电力行业建设项目和中油建设项目组卷标准为重点，提出项目竣工文件质量、编制、收集、整理、归档等具体要求，做到统一归档资料工作标准，为档案规范管理奠定扎实基础。

（二）建立信息网，随时进行培训指导

以《建设项目计划表》为基础，建立健全施工单位和监理公司档案网络管理系统，建立《动力锅炉环保达标项目档案跟踪管理统计表》《档案基本信息表》《建设项目档案管理网络人员情况表》，深入了解各单位资料员信息及工作进展；建立信息共享微信群，实时与施工单位、监理公司进行有效沟通，第一时间解答各单位提出的问题，并着重对共性问题进行指导培训，确保施工单位组卷工作顺利进行。

（三）树典型，抓试点，助力档案归档圆满完成

通过树立各阶段工作典型，营造各施工单位向典型学习、互相学习的良好氛围。在档案归档工作初期，因为中油六建公司归档资料完整度高、标准高、错误少，北建三公司电气、仪表专业随机资料、设计变更资料组卷清晰整洁，先后被选为典型，并组织其他资料员集中学习经验，助力组卷资料质量的提高。

（作者簡介：杨金英，女，本科，中国石油吉林石化分公司动力一厂综合办公室，会计师，研究方向：档案管理）（责任编辑 象话）