浅析卫生计生人力资源管理系统在医院的应用——以苏州市广济医院为例

□ 贾秋放 金 斌

随着公立医院改革的深入，建立动态更新、全面反映卫生计生队伍状况的人力资源数据库，是加强健康人力资源建设、开展卫生计生各项管理和服务工作的基础。文章阐述了医院应用人力资源管理系统的基本情况和意义，介绍了本单位的应用措施、效果，并提出了体会与建议，为医院人力资源信息化建设提供参考。

一、基本情况

苏州市广济医院是一所成立于1923年的三级精神病专科医院，全院员工550 人，是苏州市精神卫生中心、心理卫生中心和苏州大学附属医院，职工学历、职称、工作、科教等人力资源信息来源广泛，内容丰富，医院要求人力资源管理系统覆盖所有在岗人员，包括在编在册、公益性岗位、人事代理及返聘人员。

2016年下半年以来，根据江苏省卫生计生委工作部署，全省卫生计生系统内的非公务员管理机构启用了“江苏省卫生计生人力资源管理系统”。经过近半年的使用，苏州市广济医院人力资源管理系统内容不断完善，维护机制不断健全，有效优化了人力资源管理业务，提高了工作效率，为医院各项管理活动提供了有效的人力资源信息。

“江苏省卫生计生人力资源管理系统”是江苏省卫计委组织开发的人力资源数据库，覆盖省内各级卫生计生服务机构、所有在职人员。目前有基本信息、工作信息、执业信息、教育经历、工作经历、职称信息、科教信息、奖励信息、培训经历、年度考核、医师定期考核等板块。

二、系统应用的意义

（一）提高人力资源管理工作效率

以前在组织职称评审、执业资格定期考核时，有人事、科教、医务、护理等部门参与，涉及多个部门，存在多头采集信息，甚至在甄别人员是否符合资格时，往往会花很长时间。但在人力资源管理系统进入常态化运行后，以系统为依据，直接调取，共享使用，不再重复采集。同时可充分运用此系统，改变传统的人员名册信息管理模式，开展医院人力资源信息化建设。

（二）为人力资源信息整合提供平台

以前在采集员工人力资源信息时，存在多头采集、口径不一致现象，如“参加工作时间”，按照人事政策，应该是签订正式的劳动（聘用）合同且开始缴纳社会保险的时间，但很多员工自己都不清楚，以为实习的时间就是开始工作的时间，造成很多填表错误，一些职能科室也就做了错误的数据采集。信息化建设最重要的一点就是将医院分散在各部门的数据信息进行整合，集中统一存储。启用人力资源管理系统，可以借机整合单位内部资源，职能科室分工协作，员工个人积极参与，由人力资源部门统一实施，确保员工人力资源信息更新及时、准确权威。

（三）为医院决策提供支撑

以前医院做各项决策，需要人力资源信息时，都是先等待各业务部门搜集完信息资料后，才讨论决定，导致决策不及时。但在人力资源管理系统进入常态化运行后，通过对信息的提取、分析，形成量化材料，为领导决策提供及时有效的信息支撑。同时，完善的人力资源管理系统将是一份有效的专业技术档案，符合三级医院评审标准中对建立个人技术考评档案的要求，使医院在组织开展干部选拔、人才培养、人力资源规划等工作时有了基础资料。

三、系统应用存在的困难及应对措施

（一）系统应用中遇到的困难

主要是员工应用系统的主动性不高，盲目填写，缺乏动态维护意识，职能科室参与度不够。

（二）采取的应对措施

1.编写填写说明。针对员工填写系统时的盲目性，根据上级文件要求，结合实际工作，该院人力资源管理部门协调相关科室，组织编写了系统填写说明，用通俗易懂的语言，图文并茂地对操作流程及填写要求进行解说，做到既能方便员工填写，又能符合管理工作要求，从起点上开始规范填写及维护工作。

2.建立技术员队伍。建立工作长效机制，要求各科室结合考勤员制度，选派1 名-2 名岗位较为稳定、懂计算机操作技术、能遵守工作职责、乐于助人的人员担任本科室的“系统应用技术指导员”，主要职责是：负责指导本科室人员掌握人力资源管理系统操作方法及填写要求；协助科主任、护士长督促本科室人员动态维护人力资源管理系统；岗位变动时，能做好工作交接，并报备人力资源管理部门。

3.组织培训。对科室选派的系统应用技术指导员分批次组织学习，学习内容主要是人力资源管理系统的重要意义、岗位职责和操作、填写要求，学习形式可以是观看操作视频、解读填写说明和互动交流。

4.动态跟踪管理。在首次维护阶段，借助人力资源管理系统内的“账户管理”“资源分析”板块查看个人账户启用情况及人员信息完整程度，定期向科室通报维护情况，督促技术员跟进管理。在系统进入常态化运行后，当个人人力资源信息有变动时，利用各种管理环节提醒个人要及时维护。针对运行中存在的问题，利用QQ 工作交流群及时反馈，并及时回应系统应用技术指导员的政策咨询。

四、系统应用效果及体会

（一）系统应用效果

系统填写说明先后3 次改稿，并通过内部网络公开发布，方便全员查询掌握。对系统应用技术指导员先后开展2 轮培训，充分利用技术指导员的力量，推广使用系统，系统启用率达100%，基本形成全员规范使用、动态维护个人人力资源管理系统的局面。

（二）系统应用体会

1.树立动态维护意识。人力资源管理系统维护应遵循“个人动态维护、科室督促协调、职能科室分工审核”的原则，每位在岗人员都要有动态维护的意识。首先行政职能科室，尤其是人力资源管理部门工作人员始终要有“重要的人力资源信息要进系统”的理念，遇到员工人力资源信息变化时，要及时提醒和督促员工本人进行维护。但个人如果没有自行维护意识，只靠外界提醒，这有悖于系统维护原则，不利于工作开展，必须利用各种工作环节予以督促落实，逐渐让员工养成习惯。

2.全力推广系统应用。人力资源管理部门要利用好上级文件要求、单位内部政策制定和相关工作环节，把握或创造工作机会，在各种场合、各个环节全力推广应用人力资源管理系统。如单位内部在制定学历（学位）晋升、科教人才（包括课题、论文）奖励政策时，要求先按规定提交审核材料，并完成人力资源管理系统维护，审核通过后，方可享受奖励；在岗位聘用时，将医院同意聘用后能否兑现工资，与人力资源管理系统中的职称维护情况相挂钩；在制定进修补贴规定时，将补贴发放与个人履行进修协议情况，包括与人力资源管理系统中的培训经历维护情况相挂钩。

3.建立常态化运行机制。人力资源信息化建设其实是医院人力资源管理模式重建的过程，我们可以通过人力资源管理系统的运行机制体现人力资源管理新理念。人力资源管理部门应当将人力资源管理系统和专业技术档案建设相结合，积极主动争取领导支持和相关部门配合，出台“人力资源管理系统（专业技术档案）常态化运行机制”，明确员工、部门的权限和职责，细化人力资源管理系统操作节点。首先在新员工岗前培训中，安排课时进行专题培训，从入职开始就灌输人力资源管理系统的重要意义及动态维护的必要性。当员工职业生涯中的关键人力资源信息，如政治面貌、学历（学位）、职称、职务、科教、奖励、培训、考核等信息发生变化时，要求个人应及时自行维护，提交单位审核。行政职能科室在办理相关业务时，要把员工是否更新人力资源管理系统作为审核要素之一。当员工离职时，人力资源管理系统管理员在当事人离职手续办结完毕情况下，在系统内做离岗处理，便于新单位认领。

五、应用成果及完善建议

（一）完善自助服务功能

电子化人力资源管理倡导全面的人力资源管理，让组织中每位员工都有机会参与到人力资源管理活动中来。建议结合人力资源管理系统板块内容审核责任分工，分配账号权限，增加数据批量修改、审核功能，扩大信息数据导出范围，实现责任分解、资源共享，提高信息资源利用率。

（二）增强统计分析功能

建议继续增强系统的统计报表功能，能快速提取、查询数据，利用系统做到从不同维度对信息进行统计分析，利用图表的形式显示和输出，轻松搞定统计难题，让人力资源信息更加高效地服务于医院决策。（基金项目：苏州市卫计委2016年度重点基层党建工作项目<2016-3-5>，作者单位：苏州市广济医院。）