学校档案管理创新及档案管理数字化问题的分析

连益靖

摘 要：随着信息数字化技术的日趋成熟，学校在进行档案管理的过程中，也在不断的运用新技术进行创新管理。档案的管理和创新是学校教育的重要组成部分，所以应该重视该项工作，充分的运用创新意识以及数字化的管理方式进行管理。基于此，文章也对于学校档案管理创新还有数字化的问题进行了分析。

关键词：学校档案管理创新;档案管理数字化;问题;分析

任何国家、任何领域的发展都离不开创新，学校在进行管理的过程中也应该跟紧时代的步伐，运用现代化的手段不断的去完善校园内部的各项管理工作，档案的管理也不例外，在进行档案管理的过程中要重视创新意识的应用，更好的实现档案管理的数字化转变。

一、学校档案管理创新及档案管理数字化的重要性

数字化的档案管理就是将传统的以纸张、录音录像为介质原始档案材料，经过电子扫描、文字压缩、数字转化等方式转变成图片、声像等文件，然后通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，然后通过存储管理技术将信息保存到一些大容量的存储介质中。通过数字化的管理方式的应用，赋予了档案管理更多新型的管理方法。在进行管理的过程中，若是想要正确的理解学校档案管理创新及档案管理数字化的重要性，应该明确的是档案对于学校管理的重要性，然后再来进行数字化的管理。

学校档案管理创新及档案管理数字化对于学校信息档案管理工作来说，是时代发展的一个必然的结果。由于数字化的档案信息管理能够使得管理者和运用着不受时间还有空间的限制，运用一臺电脑，就能够进行档案的信息查阅还有管理，使得档案的管理变得更加的便捷。运用信息化的管理方式，能够实现学校档案管理效率的提升，数字化的管理方式，能够将档案管理工作带入到一个新的工作环境中。在以往的档案管理人员进行档案资源的开发还有利用的时候，为剩余更多的时间来进行档案数据的整理，对于一些数字和文献以及专题的汇编工作都会减少一些，这样非常不利于档案的规范化整理，但是运用数字化的管理方式就能够使得更多的档案信息及时的归档，并且尽快的投入到档案信息的运用中去。

其次，学校档案信息数字化是计算机技术应用于学校管理的一个必然的结果，很多学校的档案管理部门自身在进行档案管理的时候，都需要运用计算机来进行档案的整理，于是也就形成了大量的数字化档案信息，很多的学校在发展的过程中，也是运用数字化的管理手段，将很多的纸质载体转变成为信息载体，实现了数字格式的转变。另外，很多的学校也都利用校园网，并且同教育科研网还有国际互联网相连接。校园网的运用为学校的教学还有科研以及管理等各项活动提供了更多的技术手段支持，使得众多的教师和学生能够在校园里就能够和更多的专家和学者进行科研项目的合作或是进行资料的查询、学术的交流等等。这种管理方式逐渐的也使得计算机变成一种更好的辅助工具，并且使其变成一种常见的工具，充斥于档案管理工作环境中。

二、学校档案管理创新及档案管理数字化存在的问题

学校档案管理创新及档案管理数字化工作是一项比较复杂且细致的工作，并不是一蹴而就的，是一件需要长期坚持的事情。目前，我们很多的学校的数字化档案管理还存在一些问题。具体的问题如下。

（一）档案标准缺乏统一性

学校的发展不同，档案的管理内容也存在一定的差别，由于学校时间和技术阶段的不同，所以档案也没有一个统一的遵从标准，这就使得学校档案管理的硬件设备、及其型号还有教职工的个人素质都没有一个统一的标准。我国的各所学校创设的时间以及发展的过程都是存在一定的差异的，管理基础也就不同。

（二）管理方式缺乏创新性

由于学校档案的管理是一项长期的工作，其连贯性是比较的强的，在信息化的管理方式发展的过程中，国家也应该重视档案管理的信息化发展，但是在实际的发展过程中，很多的学校在进行档案的管理的时候，并没有跟上时代的步伐，管理的方式方法也缺乏创新性。由于科技是在不断的进步的，发展是十分的迅速的，U所以档案管理也应该时刻保持一个创新的发展意识，运用科技来进行数字化的管理工作的引领。

（三）数据库建设缺乏实用性

当前，我国在学校的管理方面的投入也在不断的增加，但是多是在教育教学还有一些基础设施建设方面的投入比较多，在档案管理方面的投入却比较少，出于经费的问题，一些学校在进行管理和发展的时候，也是有心无力。一些比较先进的软件硬件设备也无法进行及时的更换，当前所建成的档案数据库规模也比较小，所以在实际应用的过程中，也缺乏实用性，标准化的程度也不高，类型也比较单一，缺乏规范化的控制，就使得很多用户的需求得不到满足，使得学校档案数据库的利用率一直得不到提升。

三、做好学校档案管理创新及档案管理数字化的具体措施

（一）积极引进新型的数字化档案管理技术

在很多的学校里进行档案管理是一项非常复杂的事情，尤其是一些高校中。当前的教育环境下，很多的学校还是一直采用传统的档案管理模式，这种方式不仅浪费人力物力，还浪费时间和财力，使得档案管理的效率变得非常低，因此，迫切需要作出改变。所以，一些学校也积极的应对这一现状，形成了初步的档案管理数字化，但是其管理技术还有管理设备还具有非常大的发展空间。所以，需要各个学校积极的引进新型的数字化档案管理技术，从而使得档案管理工作能够更加迅速和高效率的完成，使得各项记录工作、存储工作、检索工作等，更快更好的完成。由于数字化的管理发展方向是一个整体且必然的发展趋势和方向，新型的发展技术也是保证数字化管理进行的重要基础，所以能够在很大程度上提高档案管理的工作质量。

例如很多规模较大的学校其对于学生档案信息的管理工作其工作量是非常的大的，但是运用数字化的管理方式之后，档案的存放还有提取还是比较的复杂，所以，还需要进一步的依靠更加先进的技术，例如二维码信息等。当一些毕业生在进行档案的提取的时候，就可以运用手机来扫描相关的证件上的二维码，若是出现一些错误的信息也可以及时进行修改，还可以设置验证的环节，依靠密码的设置来进行档案信息的提取等，能够有效的提升档案信息管理的工作效率和精准性，还能够使得其保密性变得更强。

（二）创新档案管理模式

学校还应该不断的创新档案管理模式，借助信息化技术来进行校园电子档案的建立。对于不同的人群，设置不同的档案查阅内容。在进行个人档案的完善的时候，学生可以自行登录去进行档案的编辑和修改，将一些空缺的内容补充完整，错误的内容进行改正，然后再进行保存和提交，由工作人员进行审核，审核完毕之后然后生效，继而进行保存和管理。由档案所属人员自行填写的档案内容肯定是准确率更高的，同时，也减轻了录入人员的工作量，一举两得。这样，也能够提升档案管理的工作效率。

另外，还应该提升实现档案管理的现代化程度，依靠更加现代的技术为依托，来进行管理模式的创新。在具体的学校档案管理的过程中，信息工作有时也会呈现出一种分离的状态，例如档案和信息部门之间的分离还有部门内部之间的分离等，这些现状将会对于现代化的管理造成一定的阻碍，无法真正的实现档案的现代化管理，所以，在进行管理的过程中，一定要制定严格的管理流程，还应该加强组织领导。另外，还应该不断的完善管理制度，确保管理工作正常有序的开展，设立相对严格的档案管理制度和条理，对于档案的一些细致的工作都要有所側重。

（三）重视人才的培养

最后是重视管理人才的培养。高素质的人才是学校档案管理创新及档案管理数字化工作进行的有力保障，当前的发展背景下，对于相关的工作人员的综合素质也提出了更高的要求，所以，需要工作人员不断的提升自身的知识和技能，应对自身工作的转变。除了自身要具有一定的上进心、好学乐学之外，学校也应该加强对于管理人员的培养力度，帮助他们提升基本的知识和技能，更好的来完成自己的工作。还要增强他们对于档案数字化管理的创新意识，若是缺乏创新意识，其发展的脚步也会受到限制。另外，还应该设立相对严格的奖惩制度，规范工作人员的工作和行为，提高他们工作的积极性。

四、结语

综上所述，新时期，学校应该明确数字化的档案管理技术对于学校档案管理工作的重要作用，这是一个发展的趋势。发展的过程中，要明确目前所存在的一些问题，然后采取积极有效的措施进行改善，并且积极的创新档案管理的新模式，促进档案管理工作是的顺利进行。

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