“三位一体”的科研项目档案管理模式探讨

文·张瑞锋 王磊 李凤霞 刘继义

科研项目档案是记录科研项目在前期论证、申报立项、组织实施、结题验收、成果应用等阶段形成的资料，是科研项目全生命周期的真实记录，对相关领域科研项目的深入研究，具有重要的引导和借鉴作用。科研项目档案作为单位无形资产的重要载体，在研发生产和经营管理等方面都发挥着重要作用，其管理的优劣程度在一定程度上反映了一个单位科学管理的水平。本文探讨的“三位一体”科研项目档案管理模式，即将科研项目档案分为项目管理档案、项目技术档案、项目财务档案三个部分，内容上互为支撑，管理上由不同的人员或部门分别负责。这种模式可以有效规避科研项目档案管理的种种问题。

一、科研项目档案管理存在的问题

（一）对科研项目档案管理的重视程度不够

在科研机构，人们更关注每年新申请到多少项目、争取到多少科研经费、发表了多少论文、荣获多少科研奖励等这些直观的、能给单位和个人带来一定利益的东西，而对科研项目档案这种隐形财富少有认知和关注。档案管理人员对科研项目档案管理的认识，也仅停留在项目研究资料的归档、整理、保管、利用等基础业务上，并没有认识到科研项目档案的特殊性和重要性。因此，档案工作被认为是一项什么人都能做、做不做都行的工作。

（二）对科研档案的收集范围和归档职责不清

目前，一些科研档案管理人员缺乏相应的专业知识和业务能力，对科研档案最基本的归档范围认识不清，不知该如何鉴别接收档案，导致许多该收集的科研项目档案没有整理归档，不需要归档的资料保存了许多。有些科研单位虽然建立了档案管理制度，但对科研项目档案的整理归档没做合理分工。有的单位将科研项目档案的整理归档职能放到了科研管理部门，让科研管理人员负责科研项目档案的整理；有些单位将这一职能放到了科研项目研发部门，让项目研发人员负责科研项目档案的整理；有些单位将这一职能放到了科研行政管理部门，让负责文书档案管理、人事档案管理的文秘人员负责科研项目档案的整理。

（三）科研项目档案的利用程度不高

目前，科研档案利用目的比较单一，主要是为项目报奖提供凭证、为项目研究人员职称申报、岗位竞聘等提供材料等，利用目的的单一，导致了对科研项目档案深层次研究与开发的缺失，因此科研机构的档案研究成果大多是单位发展概况、组织机构沿革、大事记等，真正能够反映科研档案内涵的系统性、专一性的编研成果少，使得科研档案的价值和作用不能充分发挥出来。

二、三位一体的科研项目档案管理模式

科研项目是一个系统工程，整个项目研发周期内涉及科研人员、科研管理部门、财务部门、资产管理部门等多个部门和人员。每个部门和人员都会形成项目研发的相关记录，只有将这些方方面面的资料都整理到一起，才能真实反映科研项目的全貌。“三位一体”的科研项目档案管理模式的建立，是基于对科研项目档案是由项目管理档案、项目技术档案和项目财务档案三个部分组成的认识，将三个部分的档案分别分给不同的责任部门和责任人独立整理、集中管理，使三个部分的科研档案相互依存、互为支撑。

“三位一体”的科研项目档案管理模式，可以让科研项目档案随科研项目研究进度同步建档，结题后集中归档。其中，项目管理档案由科研管理部门负责整理和归档，主要记录整个项目周期内科研管理的过程，例如项目如何组织申报、项目评审记录、中期检查情况、结题验收情况等。项目技术档案由项目承担人员负责整理和归档，主要记录整个项目周期内技术研发的内容，包含关键数据的原始记录、重要的实验谱图、重要公式的推导等。项目财务档案由项目财务助理（或单位财务部）负责整理和归档，主要是整个项目周期内与项目相关的资金往来、经费预算与支出、财务审计等档案材料。重要的仪器设备购置与验收、特殊耗材的出入库记录等也可以归到项目财务档案中。（见图1）

图1 “三位一体”的科研项目档案管理模式

在上述“三位一体”的科研项目档案管理模式中，三个方面的项目档案不是独立的，而是相互联系、互为支撑的。比如，项目研制过程中，技术路线是否发生偏离，技术指标是否达到预期目标，可以由项目管理档案中的计划任务书提供依据；项目研究过程中某一参数超出预期结果，可以查看项目采购明细，判断所用设备是否符合要求，所用耗材由哪家供应商提供，可以进行追溯；通过研究人员提供的进度报告，和计划任务书进行对比，可以查看项目研究进展是否达到预期进度；如果经费支出中有零件购置和加工支出，那么项目技术档案中必然要包含自制设备的信息，如果支出有专利申请费，那么必然需要有专利受理和授权等信息。可见，采用“三位一体”的科研项目档案管理模式，最终归档的科研项目档案是一个有机的整体，可以有效避免重要文件缺失、档案资料不完整等问题，为项目档案的深入开发和利用奠定基础。（见表1）

总之，“三位一体”的科研项目档案管理模式中，不同内容档案的整理和负责人日常工作相结合，减轻了档案资料收集整理的难度，而三方面档案相互支撑，又避免了重要档案资料的遗漏。这一模式将科研项目档案管理有效地和项目管理结合了起来，实现了科研项目全生命周期的全过程状态管理，促进了科研管理部门、财务部门、档案管理部门与科研项目开发的深度融合，降低了科研经费使用风险，有助于单位科研诚信建设和科技水平的提升。

表1 科研项目档案材料目录（建议）