浅谈人社档案的管理

档案是为建立我们国家和民族文化的历史记忆，是还原历史的最原始的依据，是传承历史文明的重要载体，是知古鉴今的源泉。人社局的档案种类算是较多的部门，有机关社保管理的机关事业单位工作人员的社保档案、企业社保管理的企业单位工作人员的社保档案、城市居民社保管理的城镇居民和农业人口的社保档案、就业服务中心的有关就业培训和社保补贴等等档案、局里的行政公文档案、全县机关事业单位的工人、全县未就业高校毕业生的档案、人事人才中心的流动人员档案、劳动仲裁院的劳动仲裁档案等。根据《中华人民共和国档案法》规定，按照遵循档案的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于查找和利用的精神，只有做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动等环节，才能为经济、政治、文化服务，在构成整个社会的科学能力中占有重要的地位。它是成为社会信用系统的基石，是复原历史的凭证，是推进社会前进的动力源。因此，加强档案管理十分必要的工作，各级各部门都要引起高度重视。为确保做好档案管理工作，本人浅谈如下几点见识：

1.档案工作存在的问题

1.1对档案工作重要性认识不到位

档案管理队伍有待加强，很多部门或单位认为档案不是什么重要的工作，就是旧纸一堆，随便放在杂箱里面，有的当废纸卖了。认为事情做好就过去了，这种情况很普片，因此，我们要加强宣传档案工作的重要性。

1.2档案库房等设施比较落后

时代的进展，档案的各种设施都在提升，很多单位没有专用的档案库房，更不用说有专用的档案柜或密集架。有的是库房面积很小，条件很差，档案没有通过整理，零乱堆放，这样是对档案的生命非常不利的。

1.3档案的利用率不高

很多单位的档案管理质量差，利用效率极低。没有档案查找借阅记录本等，没有专人管理，有的甚至让需要的人员自己查找、乱翻，这样对档案的利用难以发挥效用，并且影响档案的寿命。

1.4档案管理人员的不稳定性

档案的管理人员一般要相对的稳定，不能随意换人，有的是让办公室人员都能拿到，这样是很容易使档案变得杂乱无序的，而且会遇到破坏，甚至会造成丢失。经常换人或没有指定专人很不利于熟悉和适应档案的业务。

2.如何改进档案管理工作

（1）加强领导，健全组织。档案工作是历史的真实体现，是连续的业务，不能通过凭空制作的，是十分严肃的事情，各级各部门要加强对档案工作重要性的认识。俗话说“工作好不好，关键看领导。”只有领导重视，才能把档案工作推向科学化、制度化、规范化。

（2）規范管理，强化重点。档案工作是合理把文件材料进行归档和管理。要做好归档和管理，就必须揪住重点，能体现单位职能活动的重要材料才要归档，重份、一般性的材料就没必要归档。要按照业务的需要，安排合适的管理方法进行管理。例如，高校毕业学生档案要按毕业年份的顺序排列;企业养老保险要按退休的年份排列;库房里面要按照各单位、中心部门进行排列，按照单位年度问题的模式顺序排列，这样才便于查找和利用。

（3）系统学习，有序更新。要加强对档案管理人员进行不定期的继续教育和系统培训，不断提高管理人员的档案管理水平。不断提升专业意识，使之能够高度熟悉和适应档案管理的业务，能够及时更新档案的连续性，及时归档整理，系统存放，提高档案法律意识，达到依法整理档案工作，使档案发挥更大效用。

（4）完善设施，软硬建设。只有不断改进档案库房等设施，及时更新软件设备，才能保证档案的安全，保证档案的有效利用。为确保档案的绝对安全，必须建立符合《中华人民共和国档案法》规定要求的专用档案库房，配置铁质的档案专用柜，库房面积每千卷不少于20-25平方米，库房内要设置空调、去湿、除虫、灭火等设备。温度要求为14℃-24℃，湿度要求45%-65%，要保持库房的清洁，不得在库房里面办公，更不能吸烟，无关人员不得入内。要推动档案信息化建设的进程。推动纸质档案和电子档案并存的最佳方案，不但可以保留原始，又可利用现代检索，从而达到档案的高效利用，使档案的用途得到充分的显现。

作者简介：林春松（1973.7-），男，汉族，福建华安人，大专，技师，研究方向为行政事务。

华安县人力资源和社会保障局    福建漳州    363800