基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设

陈静

摘 要：随着社会的发展，科技的进步，高职院校的档案信息化建设逐渐提上日程。学校的档案信息化建设关系到一所学校的校园管理水平，它不仅事关于一所学校的形象也关系到学校在教育领域的评估，所以基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设刻不容缓。因此，本文将对高校档案信息化建设的重要性和措施展开论述。

关键词：高职院校 信息化 档案 建设

由于互联网和电子商务的普及，人们的管理水平更上一个阶层，信息化可以帮助人们更好的管理归纳日常文件，极大的便利了人们的生活。然而目前许多高校的档案管理方式还停留在过去古老的人工管理方式，此方式繁琐易错，并且不能完全地融入信息化管理，它们没有足够的设备用于管理，也缺乏相应的人才和信息化管理体制，所以这就导致了档案的利用率极低，因此关于高校的档案信息化建设还有很长的一段路要走。^[1]

一、高职院校档案信息化建设的重要性

1.档案的存储环境

由于档案的纸质性，再加上没有较理想的存储环境，所以档案的保存成了一个极大的难题，保存的时间过长，档案就会出现字迹模糊、受潮、纸张变色等不好的现象，再加上由于长期的借阅和阅读，纸质边缘多处出现磨损，加大了档案管理工作的难度，再者就是如果遇上火灾或者是到了夏天蚊虫的破坏就会导致档案缺失的现象发生。所以引进档案管理的信息化建设，把檔案资料存储于电脑的硬盘里便会有效的避免这些现象的发生同时还可以备份资料，极大地方便了档案管理工作。^[2]

2.信息化利于档案保存

信息化是当今时代的一个潮流和趋势，大数据已经让这个世界变得越来越先进，传统的档案储存方式加大了管理的难度，且时间长了档案会出现字迹受损保存不完整的现象不利于查阅，所以信息化的管理方式很好地克服了这一方面的缺点，以科学的信息化作为依托为档案管理工作提供了安全的保障，也提高了管理的效率。^[3]

3.方便档案管理

众所周知，传统的档案管理工作耗时、耗力、耗神，整个过程从整编到分类再到编排其工作复杂繁琐又枯燥，并且极易出现整理错误，因此应用网络信息化管理档案便能有效地避免这些问题，运用计算机的分类管理功能可以让管理实现自动化，并且计算机强大的功能使其对待数据处理非常的精确，可以极大地缩小档案管理的容错率。

4.可控制档案的查阅和借阅

传统的档案借阅和查阅的方式都是档案管理员手动去档案架根据档案的分类和编号拿出借阅人或者查阅人所需的档案，这样不仅浪费时间也浪费精力，极大地降低了工作效率。所以如果引入信息化系统和档案管理相结合，就可以直接在信息系统上检索需要的档案，并且可以选择多种检索方式，无论是组合检索还是分类检索都可以根据借阅人想借阅的资料选择最佳的检索方式，这样无形中就提高了工作效率，也减少了借阅人或者查阅人等待的时间，方便了他人也方便了管理者，是个一举多得的好方式。除了方便管理人员进行档案借阅管理以外，最重要的是可以提醒借阅人及时归还档案，不会遗忘，因此管理员可以通过计算机结合档案上的二维码设置借阅者的借阅期限，逾期就要扣钱，这样可以提醒借阅者及时的归还档案，有利于管理员的管理也避免了档案缺失等情况的发生。

5.提高管理档案部门的工作效率

计算机的特点就是精确、高速，运用计算机可以处理庞大的数据库，随着经济的发展，科技的进步，计算机的运算效率和系统都在不断地精进，已经大大超出了人脑的运算效率，成为人们日常办公不可缺少的工具。同样档案管理工作也是如此，运用信息管理可以让工作人员从复杂的手头工作解脱出来，只通过计算机进行简单地操作便可完成管理档案等相关的工作，大大提高了档案管理工作的工作效率，为档案管理人员带来了福音。

二、高校档案信息化建设的措施

1.提高信息化管理的意识

作为高职院校更应该树立信息化管理的意识，紧随着时代潮流，优化学校的管理体系，及时的下调资金，配备好网络信息化管理相关的设施，比如计算机、鼠标、路由器等重要的电子设备，提高设施水平，才能让档案的信息化管理发挥最大的作用。

2.加强信息化建设的技术保障

除了配备好计算机等重要的相关设施以外，也要运用先进的软件去完成管理工作，这方面可以申请上级配合，选用最优的软件让管理工作进行的更加高效顺利。^[4]

3.注重人才的培养

如果设施软件等外在条件是实现档案信息化管理的基础，那么好的管理人员就是信息化管理的重要条件。所以学校一定要选拔优秀的管理人员，不但要有管理经验，最重要的是有计算机应用能力，对网络环境足够敏感，具备足够的专业知识，能快速地投入工作，除此之外学校也要定期对档案管理队伍进行培训，并分配好任务，让队伍在不断培训和实践中走向成熟并且越来越专业化。

4.提高档案管理工作的信息化服务水平

目前档案管理工作是一个有待开发的研究项目，档案资源对于学校来说也具有十分重要的作用，所以运用信息化去管理档案建设刻不容缓。在研发档案建设的过程中，一定要运用好数据信息库，建立合理的档案检索方式，通过校园网共享，建立有学校自己特色的管理网站，最后通过学生和教师的查阅，在使用中一步步进行完善，形成一个成熟的，有自己特色的，可方便广大师生进行档案查阅的一款软件。

结语

很多学校并不重视档案的管理工作，仍然延续落后的人工管理方法，然而档案管理工作的好坏关系到一个学校的形象和管理水平，因此学校应该顺应时代潮流，尽早地将信息化建设和档案管理工作融合，实现档案信息化管理。

参考文献：

[1]孙红梅.信息化背景下的高职院校档案管理研究[J].智库时代，2018（43）：61-62.

[2]李清安.智慧校园背景下的档案信息化[J].兰台内外，2018（06）：1-2.

[3]叶圣蕾.高职院校档案管理工作的问题与对策[J].南通职业大学学报，2017，31（03）：28-30.

[4]王树娴.智慧校园背景下高职院校档案信息管理的路径探析[J].现代经济信息，2017（18）：104.