高职院校教师业务档案管理工作研究

廖建兵

【摘要】教师业务档案是学校档案的重要组成部分，是教师个人情况的真实反映，可以全面客观地反映教师个人专业水平、业务能力、教学实际情况等。可以为学校在任用教师、教师职称评定、工资调整、学校各项评估等工作提供真实可靠的依据。目前，高职院校教师业务档案在管理上存在一些问题，有必要采取一定的措施来提高教师业务管理工作。

【关键词】高职院校;教师业务档案;管理

随着社会的快速发展及国家教育政策的调整，大力发展职业教育，国家对职业院校的资金投入与政策支持，我国的高职院校得到了很好的发展，办学规模也不断地扩大。根据社会的需求，新增了很多专业，相应地教师队伍也逐渐地扩大，教师人员的结构每年也都在变化。对于学校来说，教师业务档案是档案管理中一个很重要内容。教师业务档案是教师在教学和研究过程中按归档制度形成的要求保存的文件材料，这种材料记录具有保存价值：一方面可以真实地反映教师的业务能力、学术水平和工作业绩等;另一方面可以为学校教学工作、人事工作、师资队伍建设、教育教学改革、学校各项评估工作提供真实可靠的依据。随着高职院校的不断扩大与发展，教师业务档案管理工作在学校中所发挥的作用也日渐突出。随着职业院校的发展，教师队伍的扩大，高职院校教师业务档案管理也要根据实际情况，规范整理与不断充实和完善教师业务档案管理工作，解决管理中存在的一些实际问题。

一、高职院校教师业务档案管理的现状

（一）认识不足，档案意识淡薄。现在大部分高职院校建立了档案室，教师业务档案作为学校档案的重要组成部分，应归属于学校综合档案室统一管理。但是很多高职院校档案管理机构是学校人事部门，档案的实体存放在各二级学院。各二级学院虽也建立了相应的教师业务档案，但是它的重要性和价值还没有得到学校领导和老师们的重视，学校没有制定教师业务档案相关的规章制度，从而造成学校老师和档案管理人员对其认识不足，档案意识淡薄，教师档案材料收集不及时、不完整。档案人员形成“你交我收，你不交我不收”的被动局面。教师则形成“你催我交，你不催不出通知，我不交”的局面，这给教师业务档案资料的收集带来了很大的困难。

（二）专业性不足，管理力量薄弱。目前，高职院校档案管理人员多是各部门的行政管理人员，身兼数职，没有经过专业的档案培训，对档案管理的重要性不了解，档案业务也不很熟悉，对档案管理工作不重视。加上工作流动性较大，这对教师业务档案管理工作带来了很大的困难与挑战。

（三）管理混乱，管理制度缺失。目前，很多高职院校没有制定教师业务档案管理制度，对教师档案管理的基本内容、分类方法等没有明确的标准。学校各二级部门对档案的认识存在差异，各二级部门缺乏协调沟通，造成教师业务档案混乱。

（四）管理方式落后，管理存在局限性。目前，大多数高职院校二级学院对教师业务档案的收集、整理、立卷、归档利用等都是人工操作，保存的都得纸质材料，如教师业务考核表、教师年度考核表、发表论文复印件、学历证书、职称证书、获奖证书等都收集复印件采用纸质材料，对其收集、整理、立卷、归档等工作都是人工操作，缺乏快速、高效、系统的现代化管理模式，人工操作方式效率低下，档案信息更新不及时。纸质档案材料占用空间过大，容易损坏，且查询不方便，利用效率低，缺乏系统的现代化管理模式。

二、加强教师业务档案管理的措施

（一）开展教师业务档案管理学习，提高教师及档案管理人员对档案的认识水平。教师业务档案的规范管理与教师本人、档案的管理者及学院领导对档案管理的重视程度是分不开的。要全校教职员工一起学习档案知识，提高教职员工对教师业务工作的认知。通过对教师业务档案管理的学习，教师和管理工作者熟悉教师档案业务内容，使教师及时上交相应的教师业务档案资料，如：教师的个人简历、学历、履历以及教师的职称变化情况，教育教学工作及考核情况，学术科研情况、荣誉情况等，形成上到学校领导、下至普通教师都能积极主动提交个人信息及教学、科研业务材料的良好习惯，形成分管领导重视、工作人员认真、档案人员负责、教师积极配合的良好局面。

（二）加强队伍建设、创新服务理念。学校要定期对档案管理人员进行培训，积极开展业务交流，使他们不断更新观念、熟练掌握新时期档案管理新技能，使老师们感受到档案工作者在为他们服务，老师们递交教师业务资料的方便，从而调动教师积极参与到业务档案管理工作中来。档案管理人员可以把教师业务档案需收集的内容定期发到教师工作群，使教师按需要上交的内容主动向档案工作人员上交材料。

（三）建立档案管理制度，规范管理机制。教师业务档案不是靠学校发一个通知或一个红头文件就能管理好的，而是要制定一系列管理制度，只有制定相应的管理制度，才能规范档案部门以及涉档人员的档案行为，使教师业务档案有章可循，有据可依。根据档案管理的要求，学校首先要制定一系列有关教师业务档案的制度，如《教师业务档案、立卷、归档制度》《教师业务档案查阅利用制度》《教师业务档案收集整理制度》《教师业务资料上交制度》《教师业务档案的接收、传递、保管制度》《教师业务档案分级保管制度》《档案管理人员工作职责与奖惩制度》《教师业务档案管理人员培训制度》等相关制度，确定归档内容，建立完善的教师业务档案管理制度，明确档案负责机制，做好教师档案的立档、整理和保存工作。其次，要形成学校管理部门、学校教务部门、学校科研部门、教师所在的二级学院四级联建、一体化管理模式。由二级学院为单位，负责其所在院系教师业务档案材料的收集，会同教务部门、科研部门进行检查、评审、鉴定，确定档案材料的准确性和真实性，经过审查鉴定之后，由二级学院初步整理，学年结束后移交学校档案室，由档案馆对教师业务档案进行最后整理、立卷、归档，这样既保证了教师业务档案的准确、及时，同时也实现了整合资源、节约成本、集中投入、合理利用。

（四）提高管理水平，实现信息化管理。教师业务档案管理工作要从内容、形式以及手段等方面都要突破旧的思维，畅通归档渠道，档案管理所需要的场地、设备、网络建设等相关配套措施跟上，学校管理部门、学校教务部门、学校科研部门、教师所在的二级学院四级联建、一体化管理模式，形成一个分工明确，又相互协调发展的管理机制。随着网络信息化的发展，教师业务档案管理也需要提高管理水平。目前，各职业院校网络配套设施都较完善，依托网络设施和现代信息技术，在原来纯纸质档案管理的基础上，实现纸质档案和电子档案相互结合的管理模式。

三、结语

教师业务档案是学校档案管理中的一个重要部分，既关系到每一个教师个人，也关系到学校的发展。运用现代信息技术及手段，建立和完善教师业务档案，实现教师业务档案管理信息化，可以为学校及时掌握师资队伍结构，了解教师实际情况，对于学校专业的设置，人才的引进、办学方向等方面发挥更大的作用。

【参考文献】

[1]阳建琳.对改进高校教师业务档案管理的思考——以广西科技大學为例[J].企业科技与发展，2013（Z2）：90-91.

[2]刘冬梅.试论高校教师业务档案管理的改革[J].湖南工业大学学报（社会科学版），2011（4）.

[3]李瑜.新时期如何加强高校教师业务档案管理[J].办公室业务，2019（06）：168.

[4]杨淑捷.高校教师业务档案管理中存在的问题及对策分析[J].教育观察，2018，7（11）：55-56+118.

[5]王宏长.高校教师业务档案管理及效能发挥[J].兰台世界，2017（02）：68-70.