关于高校教学档案信息自动化管理的探讨

◎张晓妍

（武汉大学信息中心 湖北 武汉 430072）

高校教学档案类归档范围包括：综合类、专业建设、师资队伍建设、教材建设、实验实训及实习基地建设、课务管理、考务管理、学籍管理、毕业（课程）设计（论文）、教学评价和质量监控、教学研究与教学改革以及招生工作等。高校教学档案信息自动化建设工作，目的是提升业务效率，保证其档案的可靠性和真实性，规范和保障科研教育和教学管理。本文试图分析高校教学档案信息自动化管理的现状，解决传统模式下存在的各类问题，给实际业务的推进提供理论依据。

一、高校教学档案管理现状

建设资金投入不足。如今已有很多高校开展了基于自身业务实际情况的档案信息自动化管理探索，但是仍存在着建设资金投入不足、资金利用不集中、实际使用效率低下等问题，导致档案信息化建设始终缺乏实质性进展。如表1所示，华北地区高校档案信息自动化投入资金，在各个高校中的状况有很大差别。

整体管理方式有待改善。传统模式下的教学档案工作可以反映高校的教学情况，也可以从侧面对比出高校的教学科研水平以及整体的发展脉络，是学校十分重要的宝贵资料。然而整体建设效果不佳、可操作性差。部分高校管理人员对于信息技术很熟悉，但是对于档案知识和分类标准不够熟悉，导致档案信息自动化管理不够规范，使师生在阅读和查阅时十分不方便；一些工作人员对于教学业务有足够了解，但对信息技术又不是很熟悉，在模式转换过程中存在许多困难，这都直接影响了档案信息自动化建设的步伐。

表1 华北地区高校档案信息自动化投入资金

档案管理人员业务素质有待提升。目前管理人员的整体素质较低、专业程度不足，对于信息技术以及相关平台的掌握也不够，不利于自动化业务的落实和推进。如表2所示，高校档案管理人员专业程度差别很大。

二、高校教学档案信息化建设的必要性

（一）有利于教学档案规范化管理

高校教学档案信息自动化管理需要借助现代化信息技术来进行档案教学资源的收集、整理以及利用。信息技术具有较强的数据采集、整理、分析、储存能力，实现高校教学档案信息自动化管理有助于实现教学档案的规范化管理，借助于统一的管理标准、高效的管理方案能够提升档案管理工作效率，为教学改革提供服务。同时，在高校教学档案管理中应用现代信息技术，可以使档案管理人员有更多的时间和精力用于钻研业务，掌握专业知识及技术，从而提升档案管理水平。

（二）有利于充分利用教学档案资源

完善的高校教学档案信息管理系统，可以满足教师、学生的日常需求。在信息系统权限允许的情况下，不同的群体能够通过系统进行信息检索、查询、下载，从而实现教学档案的信息共享，满足高校教学、研究的需要，提升教学档案的应用价值。教学档案管理人员通过计算机管理系统实现档案一体化管理，实现档案立卷、目录、内容信息的无缝衔接，转变传统教学档案管理方式，在保护档案的基础上，充分利用教学档案资源。

（三）有利于信息资源共享要求

写得新形势下，高校教学要做到与时俱进，不断深化教学改革。高校教学档案的信息化、数字化管理，为高校的长久发展奠定基础，实现与其他院校、科研机构之间的合作，进一步开发、实行电子档案，实现教学档案跨院校、跨行业应用与教学档案信息资源的共享。

三、完善高校档案信息自动化管理的策略

（一）提升和规范信息化管理

实现档案管理工作整体的规范化、标准化，是档案信息自动化的重要保障。档案信息自动化建设的制定和实施，要有严格的规范和标准做依据，并结合学校实际需求和相关的教学改革，重新制定档案管理规定，进一步规范各项规章制度。特别是对于信息技术的使用，健全档案归档、保管、保密等相关工作制度，对收集、整理、归纳等各个环节提出明确的要求，对平台和系统的使用方法，在实际建设过程中也应有专人负责。通过为档案信息自动化管理建设统一的标准、规范的内容，不断提升教学档案管理工作效率。

（二）提升系统建设水平

系统建设水平能够直接决定最终业务的质量。高校教学档案信息自动化系统建设，要充分考虑信息技术发展以及学校的实际情况，结合实际需求来购置与之适配的硬件和软件，在专业人士的指导下安装和配置相关环境，保证实际业务的推进。高层管理者应结合实际业务需求予以人力、财力、物力的支持，保证整体的系统建设满足业务需求及时代发展需求。在实际建设中，应结合自身特点和基础组织业务调研和论证，保证建设项目的科学合理性，提高资金使用效率。必须要做好相关调研工作，使信息技术所带来的整体优势能够真正得到落实，使建设系统能够发挥其真正的作用，为业务水平的提升提供保障。

数据库是档案信息自动化管理中最为重要的一个单元，也是最为重要的一个系统项目。应运用先进的技术，对传统模式下各类档案资料信息做出科学合理的归档，在此基础上努力构建结构化的数据，将其加入新的数据库中。在数据库运行过程中，应以文件信息管理系统理念作为灌输方式，分别从观念转变和技术落实两方面入手来提升从业者的水平，使数据库的价值得到真正凸显，信息化整体作用得到实际展示。

（三）打造专业管理团队

推进高校教学档案信息自动化管理，应打造一支专业的团队，提升整体业务效率，保证业务质量。高校应定期组织集中培训，以提升相关从业者的专业技术水平为目标，努力做好人才培养工作；要围绕技术和管理技能两个方面建立外部培训认证和内部研讨机制，鼓励信息化人员不断学习和深造，提高个人知识和技能，更有效地履行工作职责。通过多种措施，为新时期高校教学档案信息化建设提供人力资源保障，不断提高业务效率、提升业务质量。