浅析大数据时代档案管理中信息技术的运用

朱文慧

摘  要：大数据时代档案管理工作发生了很多新的变化，需要档案管理人员不断适应、掌握。传统的档案管理非常注重保存纸质的文件，对于电子化档案信息的的运用和收集相对而言重视程度不够。不断适应大数据时代要求，强化信息化技术在档案管理中的应用，仅有利于提高档案管理效率。

关键词：信息化;档案管理;人事评定

传统档案管理一般而言都是对纸质信息资料进行收集、装订、保存，除耗费较多人力物力和储藏资源外，也越来越与现代化信息化社会有所脱节。

一、传统档案管理中的主要问题

目前大部分档案管理侧重于对纸质文件的搜集和储藏，在有利于长期储藏、方便复印使用、有利于真伪鉴别等传统优势外，也有一系列不容忽视的问题。

一是保存成本较高。比如在纸质文件搜集和储存过程中，需要耗费大量的人力与物力资源，面临档案日常管理、打印纸张、档案场地、恒温保管、防火防盗等一系列较高成本。

二是查阅使用不方便。纸质档案存仓空间较大，在进行归档与编排后，在使用时必须先逐一对照目录编号进行查找，调取查询费时费力。使用时档案装订较厚，复印使用较为困难。

三是管理期限受限较大。纸质的文件受自然环境和保存条件的影响较大，规模较大或经费充足的单位档案室建设较好，一般单位纸质档案保管相对不太规范，档案容易产生氧化与损毁。

此外，很多单位纸质档案未标注保存年限，文件多年不用，但对是否需要继续保存判断不准，存在档案保管延续性保障不强等问题。还有的单位档案管理人员，缺乏专业知识的学习与培训。对工作缺乏责任心，不熟练掌握档案管理专业技能，档案文件发生丢失的现象也时有发生。

二、信息化档案管理的优势

在信息化高度发展的今天，智慧信息技术走进了各行各业，对档案管理而言也是如此。利用信息化技术，使得档案管理发生翻天覆地的变化。大大提升工作效率：利用计算机大容量储存功能，将个人电子信息规范有序地进行存储，也显著节约了人力物力资源，降低了管理成本。

1.高效的信息管理功能。

使用信息技术对档案实行电子化管理，可以促进档案信息的查询使用变得更为方便快捷。例如，在单位的人事档案管理重，进行年度和日常的职称评定时需要对参加评定和选拔的人员信息进行统计;在干部选拔任用时，需要认真规范对干部的历年工作评价、近年来奖惩情况进行梳理，供领导考虑条件符合与否。这些信息，原先都是需要对照装订储藏文件目录逐一核对的。有了信息化技术，可以便捷进行查询，很短时间内就能调出相关文件的具体信息，提高日常工作效率。

2.安全的信息保密功能。

在档案资料保存过程中，管理人员最担心也最容易出现问题就是资料的损毁和丢失。不同于纸质档案，电子化档案的保存多了一层防护屏障：就是可以备份保存。一些重要的信息，除了以纸质文件形式进行存储外，还可以电子图片、文档信息等形式存储在计算机当中。随着计算机存储空间的不断增大，一台计算机可以存储海量的档案信息。相较而言，档案信息通过信息技术处理得到了二次保存“双保险”。一些特别重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行多次备份，以防丢失。这样，就大大提升了档案资料信息的安全性和保密性。

3.便捷的信息共享功能。

以往各部门的纸质档案都出于保密安全考虑，往往不对外使用。随着信息化技术的快速发展，可以利用统一的信息化平台为档案管理服务。例如同一个单位，可以打造信息化平台为多个部门合作。例如单位的人事部门、财务部门等，可以通过单位搭建的统一信息平台设置相应权限，调取相关人员信息，实现相互协调配合工作。在提升工作效率同时，也提高了档案使用效率。此外，政府多个部门之间也可以进行合作，探索信息“一窗共享、一厅通办”，高效率为人民群众服务，实现少跑马路、多跑网路。当然，如何实现信息化平台的档案的高效合作和安全保密的统筹，还需要进行探索。

4.信息化技术在档案管理其他方面的应用。

為了进一步提高电子文档的管理工作，目前数据库逐渐被应用在档案管理中。海量的数据技术可以轻松实现信息检索、存储以及信息共享工作，起到节约资源、方便查询等多个方面的作用。我们也看到，当前的档案信息化管理，只是在初步发展阶段。对于信息的查询，因为涉及到安全管理要求，只能提供一些基础查询服务。如何在保证安全性的基础上，让信息更好更便捷为单位发展助力，为工作、生活服务，是档案电子化发展中需要进一步关注的问题。

档案管理电子化、信息化是未来一个显著的发展趋势，需要档案管理人员不断探索，单位也应给予大力支持。当然，这其中还有一个很重要的因素就是档案管理人员要牢牢把握这种发展趋势，不断创新工作意识、提高工作创新能力，营造管理科学、智慧便捷、高效和谐的档案管理工作氛围。

参考文献

[1]陈慧瑛.智慧档案数字先行绍兴市档案信息化建设转型升级的探索实践.浙江档案.2013（12）.

[2]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策.档案与建设.2011（07）.

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