深化设备管理体制改革助力一流学科建设

陈 佳， 赵晓峰

（北京航空航天大学校园规划建设与资产管理处，北京100191）

0 引 言

学科建设是大学“双一流”建设的基础，学科建设的质量关系着高校的学术声望和行业排名，建设有中国特色世界一流学科的任务迫在眉睫［1-3］。而一流学科的建设离不开设备类物资的保障，需要先进的设备管理体系为学科建设做基础支撑。现有的设备全生命周期管理体系虽是一种统筹管理、全局优化的先进管理方法，打通了设备管理全生命周期的业务流程，实现了多部门的设备相关数据共享［4-7］。但仍缺少了对标“双一流”的管理方案和业务服务。

有鉴于此，本文探讨了支撑一流学科建设设备管理体制的建设目标、内涵和意义，提出了体制的3 个关键要素，即管理制度改革、工作流程优化和技术手段保障，并结合已有的全生命周期的设备管理体制展开深入剖析。

1 支撑一流学科的设备管理体制

支撑一流学科建设的设备管理体制研究有3 个目标：①为一流学科建设服务，增加支撑学科建设的制度和业务，从设备管理角度加强学科层级的资源共享和科研合作；②提升服务和业务的自助和自主水平，为学科层级的多用户角色构建自助和自主服务；③改进现有设备管理体制，进一步提升设备管理的流程化、信息化和规范化。对照以上目标，围绕管理制度改进、工作流程优化和技术手段保障展开研究，提出了保障一流学科建设的设备管理体系，并融入已有的设备全生命周期管理体系。

管理制度在设备管理体制的改进过程中具有决定性和根本性的作用［8-10］。支撑一流学科的设备管理制度研究了一流学科相关业务的管理条款、学科相关数据收集管理条款、学科层级的虚拟实验平台政策、自助服务相关权责和激励条款等。其中的虚拟实验平台政策是为了促进学科层级的设备小范围共享和科研合作而专门设置。激励政策是促进教师们主动打破现有学科壁垒，主动使用和维护虚拟实验平台，自觉文明地使用自助服务的关键性政策［11］。数据管理政策在现有制度中是缺失的，而在大数据时代，数据的管理、维护、分析、共享应加入设备管理体制，尤其是增加与学科建设相关的数据管理。

为保障新制度能充分发挥作用，新体制采用了流程优化和先进技术保驾护航。业务流程是指为达到特定价值目标而由不同参与者分别或共同完成的一系列活动［12-13］。设备管理新体制中的流程优化重在虚拟实验平台、学科层级设备共享的流程设计、学科相关业务的流程改进以及多种类自助服务的流程设计等方面。流程梳理和优化工作中，采用了国际通用的业务流程设计与优化标准（Business Process Modeling Notation 2.0，BPMN 2.0）［14］，确保各管理层级对制度与业务的统一认识和正确执行。

一流的高校管理必须用先进的计算机技术，尤其是其中的信息化技术保驾护航［15-16］。在业务流程优化的基础上，新体制采用先进的信息化技术手段保障制度与业务流程的规范实施。①将优化后的业务流程转换为信息系统需求，用信息系统辅助平台业务的办理。②设计数据架构和数据分析评价功能。充分考虑学科评价中的分析指标和用户需求，以辅助“双一流”建设的科研决策支持为目标。

由此可见，制度是设备管理体制的根本，业务流程保障了实施过程中的业务规范和优化问题，而技术则确保了体系的技术先进性。新体制以管理制度作为体系的依据和基础，采用国际标准流程建设并优化相关业务，采用先进的技术手段保障管理系统的日常规范管理和数据管理与分析。现对这三个关键要素做分析阐述。

2 创新学科相关的设备管理制度

一流学科建设的管理体制创新了一流学科相关业务管理、数据管理、学科相关业务评价及激励、自助服务相关权责和激励条款等，改进了一系列现有业务的管理制度条款，包括设备建账、设备查询等。

与一流学科建设相关的业务分别包括支持学科管理的新设备业务设计和已有的设备业务改进，都需制定对应的制定条款。新设计的设备业务包括了虚拟实验平台、学科资源分析决策等，改进的设备业务包括设备建账、查询、共享等。应根据新设计业务的办理规则、职责权限等制定相应的制度条款，并改进已有业务条款，使之能为学科建设服务。现以虚拟实验平台业务为例，虚拟实验平台是为教师和科研团队所创新的学科设备业务，为跨学科的重大课题和项目联合申请与研究提供已有基础条件支撑。为了配合虚拟实验平台业务，拟定的设备制度包括虚拟实验平台的定义、流程、角色、各角色权责条款，平台建设的备案审核、使用管理、激励政策等。

数据管理制度重点研究设备数据的学科属性管理条款，以及学科资源分析和决策支持的相关条款。相关管理条款包括设备数据的学科属性定义、规范、来源、管理和使用条款，其他部门在设备数据管理与使用过程中的角色和权责。学科资源分析功能专为学科管理部门、“双一流”建设部门设计，从设备资源角度分析学科建设效率，预测学科建设的趋势，并为学校的战略决策做辅助支持。从制度中明确资源分析和支持决策的数据范围、分析条件、更新频率等多项条款。

合理的激励政策能使被管理者主动发起自主服务、维护、评价管理，降低管理成本、提高管理效率。激励政策应遵循以下原则：①涵盖并重点激励虚拟实验平台、学科设备共享、自助服务等新建设内容；②激励范围应全面，不能仅激励资金或设备类的物质贡献，应同时激励知识、技术和管理相关的贡献；③将先进的激励手段引入平台的日常管理，实现低成本、短周期、自运行的激励体系。遵循这3 条原则，分类设计具体的激励政策。而将低成本、短周期、自运行的激励手段引入设备日常管理，需要依赖信息化的先进手段保障。应在设备日常管理系统中加入业务评价功能、个人信用积累机制，并用相应的制度条款予以约束。

3 优化管理流程

全生命周期管理流程的改进包括两部分：①加入并设计虚拟实验平台业务、学科资源分析等专为学科管理而设的业务活动流程；②在已有流程中改进设备建账、设备查询、设备共享等业务的具体流程。流程优化的目标包括3 点：①规范学科层级的共享流程和自助服务流程，促进研究团队快速高效的合作；②将学科数据管理、评价激励活动等加入业务流程，使得数据、评价和激励成为日常工作的一部分；③改进现有的业务流程，使之能为一流学科建设服务。

对照以上范围和目标，将设备管理全生命周期业务流程图改进如下，图1 所示为蓝色的活动模块即为本研究重点改进的流程。

图1 支持一流学科建设的设备全生命周期管理流程图

4 加强技术保障

技术保障的工作内容包括信息系统需求规划、数据架构设计、数据分析及评价功能设计。

（1）通过对信息系统的需求规划保障制度和流程。其主要工作是将已有的管理制度和业务流程转化成信息系统的功能设计和数据设计，再做系统的技术选型，实现对设备管理系统中改进部分的需求分析。需求规划设计的重点和难点包括自助功能、共享流程和用户评价激励功能。如自助功能设计时应注意两点才能确保优化后的流程真正落地：①在信息系统中嵌入先进技术提高自助化程度，减少人工的使用。例如设计微信小程序中的设备自助预约功能、采用人脸识别技术做平台的身份认证等。②设计系统后台审批功能，减少前台面对面的审批。后台审批功能需要用户上传足够的电子文档做支撑，可大量减少用户的往返跑，提高用户满意度和管理先进性。

（2）数据架构设计。数据架构设计是技术保障中的重点之一，用于实现数据管理制度中规定的数据定义、管理和维护，尤其是一流学科相关数据。对于一流学科的相关数据，架构设计时应重点关注更新和共享。例如设备的学科属性数据交互，应架构好数据交互所使用的底层技术、设计好交互的方法、内容和频率；与相关部门沟通交互的数据字段、类型和交互有关事宜，通过校数据中心签订数据交互文件，并由数据中心提供数据交互的空间、工具和安全措施。做到数据定期更新、满足业务使用、且不增加设备管理系统和业务人员的负担。

（3）数据分析与评价功能设计。数据分析和评价应与一流大学、一流学科的评价指标相结合，为学科建设相关部门和领导提供数据依据，用于保障对一流学科建设的支持。从设备、实验平台的学科归属、金额、设备分类、发展效率的角度，预测学科建设中的资源累积、项目建设的趋势，为一流学科建设提供设备资源角度的动态评价和动态决策支持。

5 结 语

支撑一流学科建设的设备管理体制研究旨在构建“制度—流程—技术”一体化的设备管理架构。以支撑一流学科建设和改进设备管理为出发点，在管理制度、业务流程和技术层面均做了深入研究，三者的改进各有侧重又相互配合，整体推进了设备管理的品质。未来的工作会以此研究为纲要，探讨并制定多项设备制度条款、详细分析并优化多项业务的流程，以及技术方面的设计架构和文档的撰写。