档案信息化的优势与相关问题建议

卢美辰

摘 要：在长期的经济社会发展中，随着网络信息化水平的不断提高、技术不断成熟，档案信息化管理已在机关事业单位文书档案管理工作中发挥着不容忽视的作用。随着我国大数据时代的到来，文书档案的信息化管理已经成为大势所趋，人们越来越清晰的认识到传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应当今社会发展的诸多要求。因此本文重点探讨了新时代社会发展中档案信息化的优势及其面临的诸多问题，并对此提出了几点发展建议。

关键词：文书档案;档案信息化;电子档案

如今，我们已经进入了互联网+时代，电子信息化已经成为当代社会发展的主流。“办公自动化”和“无纸化”的出现，使得文书档案的生成方式较以往产生了巨大变化，文件的起草、定稿、签发、传输等大都是通过互联网来进行;而越来越方便的交流通讯方式也使得文书档案的数据量急剧增加。在此时代背景下，传统的档案管理模式也受电子信息化的影响，发生了翻天覆地的变化。现今，文书档案不仅可以通过电子信息化系统来进行收集、整理、归档，还可以通过该系统来实现档案的线上管理、开发利用以及异地共享。随着电子信息化技术的不断提高，文书档案管理方式也应紧紧跟随时代发展的脚步，与时俱进，不断地实现文书档案电子信息化的深入发展。

1 纸质档案管理的弊端

1）传统纸质档案管理需要耗费大量的人力和物力。纸质档案从收集、整理、归档再到入档案库储存，档案管理员往往较多依赖于手工操作，工作程序繁琐枯燥，重复的机械动作较多，工作乏味且费时费力。需要专门的档案人员对大量的纸质档案进行长期维护，操作量巨大，增加了人工管理的成本。纸质档案存储量大，经过成年累月的积累，更是需要占用较大的空间来进行存储，造成了空间浪费。

2）档案利用效率较低。传统的档案查阅需要查档人员提供本单位的查档介绍信，办理具体的借阅手续，进行登记后才能查阅，步骤十分繁琐，难以满足及时性的办公需求。档案原则上不允许外借，若是需要大量档案材料，只能采用传统的复印方式，不仅耗费时间人力还极易对纸质档案造成不可逆的损伤，增加档案管理工作的难度与压力，降低了日常办公中的档案利用率。

3）纸质档案的稳定性差，对档案室设施环境的要求较高。与电子档案相比，纸质档案以纸张为载体，耐久性差且不易保存，在档案处理的工作过程中稍不注意就可能被损坏，因此寿命要短得多。档案库房要符合档案防护的基本要求，即防潮、防水、防火、防阳光照射、防有害生物等，温湿度过高或者过低，都会对档案造成不同程度的破坏。为此，针对档案防护的不同需求，档案库房都应制定规范的管理方案，配备温湿度仪、空调、除湿机、加湿器等外部设施，而有一些单位内部的档案室难以达到要求，使得档案管理存在一定的安全隐患。

2 档案信息化管理的优势

1）电子档案的载体选择多样，体积小，不需要大量的存放空间。在电子文件存储读取设备日渐完善的今天，我们可以根据不同的工作和储存需要选择不同的载体，如U盘、移动硬盘、光盘、云空间等，这些载体体积小容量大，既可以减少存放档案所需的库房面积，又能节省日后维护保养的所需的人力物力。

2）能更快、更准确的进行档案信息检阅。传统的档案查询需要工作人员对照归档目录逐条查找，效率十分低下;而将档案信息化之后，利用现代计算机系统数据分析的优势，查询起来快速又准确;在实际操作中，既能精确查询又能关键字查询，既能通过题名查询又能通过文号查询，计算机强大的信息处理能力让成百上千条的目录在瞬间就查询完毕，极其方便。在增加了工作效率的同时又极大地减轻了档案管理员的工作负担。

3）文书档案的管理效率和利用效率显著提高。电子档案从收集、录入、归档到入库全部都利用信息自动化平台实现，档案管理实现了智能现代化，提高了管理效率。传统的纸质文书档案利用主要依靠复印，工作量大且安全性低，而电子档案的信息化数据则直接能够在自动化办公系统中传输使用，不但为使用者提供极大地便利，也减轻了档案管理员的工作负担。在这个基础上，文书档案也实现了高度的共享性，只要在计算机上安装了同样的档案系统，在档案管理员的审核授权下，可以在不同地点、同一时间共享相同的档案资料信息，提高了档案的利用率。

4）信息存储能力增加。档案整理工作十分的复杂繁重，涉及多个方面，传统纸质档案信息存储量十分有限，而电子档案读写方便，载体容量大，可储存大量信息。

3 档案信息化管理面临的主要问题及建议

1）主要问题。（1）电子档案的传输安全问题。互联网具有开放性，档案资料通过互联网传输的过程中，及其容易被不法分子截获，进行篡改乃至窃取，对电子档案的使用造成安全威胁。（2）电子档案的存储安全问题。电子档案存储在计算机硬盘、光盘、移动硬盘等载体中，这些载体一旦受到外力撞击就很容易损坏，存储在里面的电子数据也会随之受到破坏;而以目前的技术手段难以对损坏的电子数据进行百分之百的还原，这无疑是对电子档案资料的存储安全的一大挑战。而电脑病毒、黑客攻击则一直是电子信息系统的巨大隐患，它通过各种方式对计算机的防护系统进行破坏，造成系统崩溃瘫痪，进而窃取、损坏电子档案，无时无刻不威胁着电子档案资料的安全。（3）电子档案的真实性问题。纸质文书档案的原始性和真实性较强可作为原始凭证，可信度高。而电子档案很容易被修改，且修改后难以留下痕迹;虽然已经有一些技术可以防止对电子档案的进行二次修改，但是其被篡改的可能性仍然要比纸质档案要高得多，这就对电子档案资料的真实性提出了严峻的考验。（4）对档案管理人员工作能力要求较高。如何归档电子文件，归档后形成的电子档案如何进行管理，如何实现纸质档案与电子档案的共存互补，这些都对档案管理人员的素质水平提出了更高的要求。要想实现档案信息化管理，首先就要求档案管理人员有较高的知识基础和技术水平，而目前大部分档案管理员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展，不能很好地实现档案信息化。

2）发展建议。（1）实行内外网隔离，加强档案管理软硬件建设。在内部办公网络和外部网络之间设置物理隔离来实现内外网隔离，是保护网络办公安全最常用、最有效的方法之一，由此我们可以通过建立电子档案管理内网平台来保障电子档案的應用安全。电子档案依托于电子设备，也对设备质量有较高的要求，各单位要及时更新业务系统，对于不满足使用要求的电子设备也要尽早更换。（2）建立完善的档案管理制度。各地区的档案管理部门要制定一套科学严谨的档案管理制度，确保对每一份档案都实行全程管理。要明确责任分工，确保每一份档案都真实、完整，与源文件一致。电子档案不能只存储在信息化系统中，还要进行光盘备份，一式两份，档案管理部门一份，原单位一份。同时安排具体人员定期对电子档案进行检查，是否有载体受到破坏、内部数据丢失、档案资料被篡改等情况，确保档案的不被损坏，保障电子档案的存储安全。（3）电子档案与纸质档案并存发展。由于电子档案的安全性受到各种条件的制约，目前用电子档案取代传统的纸质档案还为时尚早，电子档案与纸质档案将较长时间处于并存期，如此来看对于纸质档案的收集归档仍不能予以松懈。（4）加强对档案管理员的培养，提高档案管理水平。各单位要设立专职档案管理员，通过定期课程讲座培训、相关法律法规讲解来及时更新档案管理员的操作及观念，提高档案管理员的法律意识和业务能力，不断更新档案管理模式。

4 结语

档案信息化建设是一项长期的工作，需要所有相关部门和全体档案人员的共同努力。在档案信息化的建设过程中，必然会出现许多问题，而解决这些问题就是在不断实现档案信息化的目标。所以在档案信息化的建设过程中，要重视问题，对问题进行针对性的分析，提出适当的解决方案，争取早日实现档案信息化。

参考文献

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