基于新设专业合格评估视角论高校二级学院教学档案管理

何丽芝

摘 要 教学档案是教学过程中产生的最真实的记录和凭证，是各类教学评估检查、审核检查的支撑材料;同时，也是高校教学改革和学科、专业建设的重要借鉴资料。因此，教学档案的管理具有它的重要性。高校实行的教学档案校、院两级管理模式下，二级学院的教学档案管理存在着一些问题，增大了准备审核评估材料的难度，影响审核评估的效度，对学科专业建设和长期发展造成不良影响。所以，高校应加强教学档案管理工作，提高各二级学院的教学档案管理水平，更好地发挥教学档案为教学发展服务的作用。

关键词 高校二级学院 教学档案 档案管理

中图分类号：G647文献标识码：A

教学档案是在教学活动、教学管理、教学研究等工作中产生的一系列具有参考和保存价值的材料，其形式包括文字、图表、声像等。它是反映学校教学水平和教学教学能力的最真实、最原始的记录和凭证，在学校教学改革和学科建设中发挥着不可或缺的借鉴作用。教学档案管理是高校整个教学管理的组成部分，具有重要的价值和作用。高校教学档案管理实行校、院两级管理模式下，教学档案的主要部分都由各二级学院自行管理。高校各二级学院的教学档案，是体现各学科专业差异特点的重要佐证，也是各类教学检查和评估工作的重要支撑材料和依据。

1教学档案管理存在的问题

2019年12月省教育厅开展了“2019年普通本科高校新设专业合格评估”工作。此次新设专业合格评估需要大量教学档案作为支撑材料，在依照评估指标准备材料的过程过中，我们发现了二级学院教学档案管理普遍存在的一些问题。

1.1管理意识淡薄，档案材料缺乏必要的分类

学院的老师和管理者的教学档案管理意识比较淡薄。老师们在教学中尽职尽责，做了许多的工作，却很少留下工作痕迹，保存的材料不齐全、不完整。这就导致收集的教学材料不完整。管理者对档案管理及其重要性的认识不足，认为教学档案管理仅是收集和存储相关教学材料，忽视了教学档案的整理、查詢、调取工作，对教学档案的使用就更少。

收集保存的教学档案缺乏必要的分类。学院的教学材料收集之后，纸质版的一般都是简单装袋，和已有的档案堆放在一起;电子版材料保存到电脑中。没有对材料进行必要的分类、排列和编目等，非常的盲目和随意，缺乏系统管理。等到需要调用教学档案时，完全由教学秘书手动翻找，耗时耗力，效率极低。教学档案的保存和调取、使用脱节，增加了完成审核检查工作的难度。同时，难以发挥教学档案在学校教学管理和教学改革中的借鉴作用。

1.2教学档案保存分散、材料不齐全

二级学院的教学档案存在多头、分散管理的问题。二级学院的教学档案管理多由教学秘书负责，大部分的教学档案材料保存在教务科;部分教学档案分散于保存于学院的行政人员处，即谁负责哪块工作，相应的档案材料就在那位老师那里。如评估所需的实习实践资料、期末试卷袋保存在教务科，学生就业材料保存在负责招生就业工作的思政辅导员办公室，专业课教师信息保存在系主任处，专业建设发展的部分资料保存在教学院长处。

这样的分散保存也就带出了另一个问题，即档案不完整。二级学院对档案保存的具体范围、内容没有明确的规定，学院的行政人员根据自己的工作需要和要求来收集、存案。导致有的档案材料重复保存，有的档案材料又没有收集、整理，结果就是档案材料不齐全，影响教学档案的完整姓。例如学院的教学档案没有收集课程的教学大纲、任课教师的教案;存档的期末试卷，又缺少未抽选的样卷。临到评估时再收集整理材料，弥补缺口，增加了工作的难度。

2对存在问题的原因分析

2.1重视度不够

当下高等院校以教学科研为导向，学校重视科研、教学和学生管理，对教学档案的价值及其管理的重要性认识不足，投入的人力、财力和物力较少。二级学院教学档案管理工作没有配备专职的工作人员，由学院的教学秘书兼任。然而，教学秘书这一职位的工作本就千头万绪，又身兼多职，对教学档案管理能投入的时间、精力有限。同时，学校任职教学秘书的老师多数缺乏档案管理知识，教学秘书到岗前后也没有参加相应的培训学习。他们对档案管理工作不了解，影响工作对教学档案材料的留存、收集、整理、归档和调用，造成教学档案管理混乱、管理水平低下。

2.2学院管理不规范

在高校，教学、教研活动和管理过程中产生的材料一般先由教师保管，学院的教学档案管理人员事后再收集。收集教学档案时，部分老师不重视，对教学档案材料的归档持消极态度，如有的老师没有按时提交材料，部分老师则提交的材料不齐全。这就增加了教学档案材料及时收集、整理、归档的难度，更是难以保证教学档案的完整性。二级学院缺少规范的教学档案保存场所，更是影响教学档案的规范管理。档案管理人员对档案损坏的隐患认识不够，保存的纸质档案缺乏必要的防腐、防霉措施。

2.3管理人员流动大，工作交接不到位

管理教学档案的人员——教学秘书，由于工作事项繁多，工作本身单调乏味，工作得不到应有的重视和尊重，职业发展前景暗淡等原因导致流动性较大。加之学院的行政人员配备不够，部分教学秘书由专职教师兼任，每位专职教师兼任教学秘书的时间又较短。这就使教学秘书岗位人员变动频繁，相应的，教学档案管理人员也随之发生变动。人员变动时，教学档案管理工作交接不到位，甚至忽视了这板块的工作交接。导致新任职者对已有教学档案保存的情况缺乏了解，对以后工作中需要保存、收集的哪些教学档案材料更是不了解。二级学院的教学档案管理人员差不多是“摸着石过河”，存在走一步看一步的情况。

2.4信息化程度低

二级学院的教学档案材料产生、收集后，纸质档案材料存放在办公室，电子档案材料简单分类后储存在电脑里。二级学院对两种形势的教学档案管理都没有利用相关管理软件，这反映出二级学院教学档案管理信息化程度低，管理方式比较传统、落后。这种传统的管理方式，容易造成教学档案材料的丢失，且不利于教学档案的查询和调用，效率低下。等到有需要时，调用档案材料完全凭人力手动查找，增加了教学档案管理工作的难度和强度。

3改进教学档案管理的措施

3.1提高重视程度

教学档案管理工作应要得到领导层的关注和重视。教学档案管理作为学科专业发展的重要组成部分，二级学院应将其纳入到学科专业发展规划中去，以审核检查为导向，明确档案材料收集的范围、相对具体的内容和归档程序，制定学院的教学档案管理规范。教学档案管理需要要足够的软件、硬件设备的支持，二级学院应做好经费预算，保证必要的资金投入。加强对教学档案管理重要性的宣传，要让师生认识到教学材料应及时的按要求提交、归档，养成全员参与的自觉性和责任意识。学校可建立督查制度，定期对二级学院教学档案管理进行检查、指导，帮助其发现问题，并及时改进和完善，以督查促管理。

3.2强化管理人员的敬业精神

教学档案管理人员要有高度的责任心，牢固树立服务意识和大局意识，在工作中保持饱满的热情，不敷衍不推诿，尽到自己的岗位职责。管理人员要主动学习一些档案管理知识，了解学校的教学档案管理制度和办法。明确必须归档的教学材料范围和类别，保证所收材料的完整性以及整理、归档教学材料的规范性。并在工作中不断总结经验，吸取教训，改进工作方式方法，提高管水平和工作效率。在岗位调动或离职时，对新进人员进行指导，做好工作交接，避免教学档案管理出现混乱。

3.3提升管理人员的业务能力

由于教学档案材料来源分散，材料的形式又多种多样，教学档案管理需要一定的专业管理知识和技术，管理工作也较繁琐。建议配备一名具有档案管理知识的专职管理人员，或具有相关专业知识的兼职人员担任教学档案管理工作。对缺乏档案管理知识和技术的管理者，学校要注重岗前培训。除此之外，学校要注重教学档案管理者的不断学习，以提这一队伍的业务能力。学校可定期组织相关工作人员参加培训，开展教学档案管理的学习，请专业的技术人员到校进行指导，提升教学档案管理人员的综合素质、管理意识。不定期的轮流选派教学档案管理人员外出学习，借鉴其它学校的管理经验和方法，提高业务能力。

3.4改变传统的管理方式

新时代，传统的教学档案管理方式已不适宜信息化要求，高校应根据工作需要和信息化时代的要求进行管理改革。高校教学档案管理要充分运用各种网络信息技术和新型軟件，对教学档案材料进行采集、分类存储、查询和调取等。从而提高教学档案管理的信息化水平，整体优化教学档案管理。这有利于减少专业合格检查、教学评估检查等工作中准备材料的时间;提高评估、检查时所需材料的准确度、完整性。同时，为教学档案在教学改革和专业建设中更好地发挥作用打下坚实的基础。

综上所述，新设专业合格评估为学院规范教学档案管理提供了一个契机，帮助我们发现了教学档案管理的问题和不足，提高了学院领导和多数老师对教学档案的价值及其管理重要性的认识，明确了努力改进的方向。起到了新设各专业合格评估“以评促建”的作用，实现了预期的目的。今后，根据时代的变化和专业发展建设的需要，学院仍将不断改进、完善教学档案管理，使教学档案材料收集更及时、准确和完整，并得到更好地保存和高效地查找、调取，提高整体管理水平。充分发挥教学档案为专业建设、教学发展和人才培养服务的功能。

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