大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

白华　刘潇

摘 要 互联网的出现给社会带来了极大的变化，同时给人们的生活也带来了极大的便利。互联网的广泛应用意味着大数据时代的到来，大数据背景下很多有关数据的管理也变得更加便利。对于高校来说，档案管理在高校的一些决策部署中起着非常重要的作用，但是高校的档案数量庞大、类型各异，仅仅通过纸质化的档案管理，并不能为高校提供高效的服务。那么在大数据时代背景下，高校可以勇于挑战、创新档案管理模式，方便提供更高质量的服务。

关键词 大数据时代背景下 高校档案管理模式 变革和优化

中图分类号：G647.24文献标识码：A

0引言

近年来计算机技术高速发展，相应的也会有很多数据产生，大数据时代难免会对管理数据产生一定的影响。而高校档案管理也属于数据的一种，在学校工作中是非常重要的。但是由于一直遵循原有的档案管理模式，管理效率不断下降。在大数据时代背景下，高校应该创新原有的档案管理模式，对它进行变革和优化。大数据时代背景下，高校进行档案管理模式的变革和优化，既是一种机遇，也是一种挑战，高校应该把握住这种机会，提高管理效率。

1高校档案管理模式的现状

1.1不能有效利用档案资源

档案管理的价值是对档案信息进行开发再利用，当前高校对于档案信息的综合整理和开发还相对缺乏。随着时间的变化，高效的档案信息也在逐年增加，然而这些信息得不到优化整理和挖掘开发，这使得其中的一些档案不能发挥其有用的价值。一方面是由于传统观念导致档案信息得不到有效利用，另一方面也是由于管理人员技术的欠缺以及设备的缺乏。

1.2档案资源的接收以被动为主

要建立档案资源管理体系，首先就是档案资源的接收，高校的各部分将数据转化成电子版之后，将材料移交给档案管理部门进行归纳整理。但是对于档案管理部门来说，对于档案资源的接收以被动为主，这种工作方式是存在局限性的。档案管理人员应该主动去征集一些档案资源，改变自己的传统思维，在用到数据的时候才能发挥有效作用。

1.3档案资源的保管以实物为主

很长一段时间以来，高效的档案管理都是以具体实物为主的。近些年来，在大数据时代背景下，很多高校提倡建立电子档案。但是由于资源数量巨大，档案管理人员数量有限，对于将实体资料转化为电子档案的工作比较缓慢，还是有很大一部分档案资源没有转化为电子版。

2大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

2.1更新档案管理理念

信息技术的应用在各行各业已经成为了普遍现象，高校档案管理也要紧跟现代化的步伐，积极转变传统观念，创新档案管理模式。在此之前档案管理有一定的系统模式，要想对档案管理模式进行变革和优化，首先要宣传新型档案管理理念，让管理人员感受到数据化对于管理工作的作用。

2.2完善档案管理服务体系

在大数据时代背景下，人们对于数据的需求有所增多，高校应当加快档案资源的开放进程。现在的时代也有所不同，人们要求信息公开化，想从答案中得到更多有效的信息。高校档案部门要创新服务内容，不断完善档案管理服务体系，让人们对于数据的需求能够得到满足。

2.3推进档案管理信息化建设

大数据时代背景下，高校要提高档案管理水平和服务效率，就要完善基础设施建设。科学技术飞速发展，产品更新换代速度非常快，学校的基础设施在一段时间之后已经走到了淘汰的边缘。因此高校应当投入资金加大对于基础设施的建设，也要加快档案管理部门的数字化建设。在建设过程中，有可能会出现一些技术方面的难题，在这个时候高校也可以聘请一些技术人员，让他们对于本校的基础设施建设工作予以指导。

2.4建立档案安全保障系统

信息安全是档案管理的重要工作，将纸质版资料转换成电子版之后，对于档案的保护方式也进行了改变。在原先固有的传统保护模式下，还应当具有网络安全意识，要加强对于网络安全的建设。要定期对管理系统进行维护，也可以聘用专业的技术人员及时的对一些安全隐患进行补救。

2.5加强档案管理人才队伍的建设

大数据时代背景下，对于档案管理人才提出了新的要求，他们要对信息技术具备基本的处理能力。高校可以招募一批具有专业技术的管理人才，同时也要加强对原有管理人员的培训，提高他们的理论水平和技术水平。高校要重视档案管理人才队伍的建设，为档案管理提供可靠保障。

3结论

随着时代的不断发展以及大数据的应用普及，互联网影响着人们的工作和生活。在数据时代背景下，对我们生活的各个方面都产生了一定的影响，同时对高校档案管理也提出了新的要求。高校要加速推进传统档案管理模式的变革和优化，重新规划工作流程，让档案管理人员从庞大的档案信息当中解脱出来，让他们有更多的精力专注于自己的研究工作。将大数据应用到高校档案管理中来，极大的提高了办事效率，也节省了一定的人力和物力。

参考文献

[1] 韦相立.大数据时代下高校档案管理模式的变革和优化[J].城建檔案，2018（11）：59-60.

[2] 宋本玉.大数据时代下高校档案管理相关问题的探讨[J].管理观察，2015（13）：125-126.

[3] 吴锡.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代经济信息，2018（10）：131.