文书档案收集与整理工作的重要性探究

周晓燕

摘  要：文书档案收集与整理工作对事业单位基础工作有着较大影响，文书档案具有较高的利用价值，只有做好收集与整理才能保证档案效益的最大化。文章通过对文书档案管理现状进行分析，探讨档案收集与整理的有效措施。

关键词：文书档案;档案收集;档案整理;档案管理

引言

当前新形势下，在科学技术与信息化技术的推动下，我市生产力水平呈现为持续增长的趋势，而我市经济发展速度则始终保障在稳中求进的过程中稳步发展。文书档案管理工作作为事业单位发展过程中的重要载体，良好的文书档案管理不但可以帮助事业单位决策更为科学合理，还能够使单位的管理水平上升到一个崭新的层次。所以，强化事业单位文书档案管理工作是自身发展的重要基础，同时也是我市社会与经济发展的必然要求。

1文书档案收集与整理工作的重要性

文书档案管理就是指在一个事业单位发展伊始以及发展过程中形成的一个庞大的资料库，它包含着事业单位各方面的发展数据，而且它的类型也是多种多样：通知、告示、请示、通告、会议记录、总结、信函等等。对文书档案进行管理，就是将文书进行分类整理，要用科学的方法和严格的标准对各类各样的文书档案进行一个系统的划分，最后将归类后的文书档案进行合理妥善的保管。所以越是历史悠久的事业单位，它们文书档案就越是多且复杂，管理起来也比较地费时费力，而且容易出现错误。文书档案关系到的是一个事业单位的发展，它要求要规范系统且有十分强的保密性，不然会对单位的一系列政策的实施造成恶劣的影响。首先，许多的事业单位在处理一些问题时，需要以文书档案为凭证，有许多的文书档案是具有法律效力的，在处理问题时有很强的说服性。其次，文书档案具有很强的参考性，不管是处理什么事务，单位参考文书档案中過往的事例去处理当下的事务，是一种十分有效的解决方法。最后，文书档案记录的数据其真实性都是有保证的，具有很强的客观性，全部数据都是以事实为基础，不容许任何人更改。

2文书档案管理工作存在的问题

2.1管理制度的缺失

首先，文书档案管理工作的制度，继续按照老旧的标准和方法来操作，各方面的工作执行，并不具备足够的依据和支持，很多制度的条文，都没有考虑到文书档案管理工作的时代变化以及综合需求，这就在很大程度上，影响到文书档案管理工作的正常部署，而且产生的一些持续性损失，并没有办法较好的弥补，在内部工作的混乱程度上大幅度的提升。对于这样的问题，如果没有在短期内合理的控制，则未来工作的开展，将直接由此产生严重的损失。其次，管理制度的缺失，对于文书档案管理工作造成的破坏和负面影响，正在不断的加重。例如，很多工作人员虽然想要积极的前进，但是碍于老旧制度的一些层层阻碍，以及很多老旧观念的影响，都直接促使文书档案管理工作本身，缺少足够的保障[1] 。

2.2文书档案管理人员专业素质欠缺

办公室文书管理工作比较复杂，要求参与工作人员具有很高的素质，但是，开展文书档案管理工作的过程中，有些工作人员管理文书档案工作的能力比较差，无论是专业技能，还是相关理论知识都欠缺，很难满足管理办公室文书档案的需求。另外，有些机关事业单位安排在管理文书档案工作岗位上的人员，都是一些年龄比较大的工作人员，这些人因为学习的动力欠缺，致使机关事业单位文书档案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影响。

2.3处理技术落后

现在我们身处信息技术时代，信息技术确实给各类工作、各项事业带来了很大的便利。但是根据调查发现，现在许多事业单位在管理文书档案时运用到的相关信息技术还是比较落后的，甚至有的事业单位在如今这个电子化时代还让工作人员采取手工化处理的方法。这让文书档案的收集、整理、分析以及储存工作效率都十分低下，给文书档案整理工作带来了很大的阻力。

3加强事业单位文书档案管理的措施与建议

3.1完善档案管理制度

档案管理过程中最为严重的现象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法来改变这样的现状。需要使用制度化的方法来对人的行为进行规范。但是，基于事业单位性质的特殊性，使得其在实施档案管理制度规划时，需要满足其他各类工作的统筹管理需求，并且从宏观与微观方面入手，加强对档案管理制度的完善与优化。其一，从宏观角度进行分析，所完善的档案管理制度必须要满足国家相关规定，且符合单位未来可持续发展的规划要求，严禁出现违规的问题。其二，是从微观的角度进行问题的分析，在完善档案管理制度的同时，还要对单位各部门的工作实施有效管理，使其工作与档案管理共同进行，有效发挥办公自动化系统在档案管理过程中的作用，构建适合各部门运行特点的档案管理制度，进一步为事业单位办公自动化背景下文书档案管理的有效性做好保障[2] 。

3.2加大对相关管理人员的培训力度

档案管理人员作为档案资料的编制者和保管者，有责任、有任务提升事业单位文书档案的质量。事业单位档案管理任务的承担者业务能力的高低影响着整个单位的档案水平，所以要持续加大对他们的培训力度。领导者可以通过完善继续教育体系，制定业务考核办法，制定业务考核体系，在有效调动档案人员能动性的同时，吸引更多的综合素质过硬、信息技术专业能力强的档案管理专业人才来充实档案管理队伍，以进一步提升广大档案管理人员的业务水平。另外，作为一名事业单位文书档案管理人员来讲，要自觉树立学习意识，积极投入到工作中来，持续增强自身专业能力。

3.3加强文书档案信息保管

从文书档案管理工作的角度来分析，信息保管是比较容易忽视的对象，大部分情况下，都是按部就班的进行操作。但是对于现阶段的需求而言，还是要做出更好的调整。首先，针对文书档案管理工作涉及到的所有因素，均有效编制，并且纳入到索引表当中，保持主次清晰，按照规范标准来进行录入，创建词表搜索。其次，在对于文书档案管理工作的各类文件、信息的格式，进行有效的设置，保持一定的差异性，要结合种类、年代、内容、容易浏览的级别等，进行有效的分配。第三，考虑到文书档案管理工作的部分内容，具有较高的保密性，因此要通过计算机软件、平台来进行辅助，促使文书档案管理工作的存储过程中，能够保持足够的统一性[3] 。

3.4优化整合档案管理的具体流程

首先，在一个事业单位的内部，每个部门都不是孤立地进行工作的，文书档案管理的工作人员如果想要提高自己的工作效率，就要与其他的部门做好沟通交流。其次，如果有能够合并的工作流程，工作人员要及时加以合并，这样对于减小工作压力也是十分有帮助。最后，要及时地汲取其他部门，乃至其他档案工作做得好的单位的工作经验，有可以借鉴的资源就要及时地借鉴，这样不仅可以帮助工作人员在整理文书档案的过程中少走弯路，还能够有效地实现资源的整合利用。

结语

综上所述，随着我国社会主义事业的快速发展，事业单位文书档案管理工作也出现了一些新变化，只有建立完善事业单位文书档案管理制度，加大文书档案信息化建设，优化档案管理流程，从多方面实现文书档案管理工作的创新，从而为事业单位基础工作提供有力依据，促进社会经济的和谐发展。

参考文献

[1] 王丽.浅谈文书档案管理的强化措施及建议[J].中外企业家，2019（29）：129.

[2] 韩娟.提高事业单位文书档案管理质量的几点思考[J].城建档案，2019（09）：59-60.

[3] 卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资，2013（z4）：47.