高职院校教学秘书在教学管理中的作用

周瑜

摘要：随着我国教育体制的不断发展，高职院校近年来在进行连续性的扩招，学生的数量在急剧上生，这对校内管理人员的管理能力也提出更高的要求，为了让高职院校的管理工作进行的更加顺利，也为了督促学生更有效的进行学习，很多高职院校逐渐在内部设立教学秘书一职，这样一来，不但能够让校内的教学管理工作变得更加有序，還可以促进整体教学质量的提升，而本文则是就高职院校教学秘书在教学管理中的作用为议题展开论述。

关键词：高职院校;教学管理;作用

引言

现如今，高职院校教学秘书的工作变得越来越繁重，可是校内的相关人员却没有重视起教学秘书本身的作用，这样不但会影响高职院校管理工作的进步，还会为学生的发展带来一定的负面影响，基于此，校内的领导要结合有关问题制定有效的应对措施。

1高职院校教学秘书的工作特点分析

通常情况下，教学秘书在高职院校中会以教学院长或者是系主任的助手身份出现，其工作内容基本上都是处理一些行政事务，由于这一职位相对特殊，负责的事务较多且有一定的繁杂性，在相关人员的选择方面，应该更加注重其责任心，这样才能够更好的完成有关的教学管理工作。在此基础上，这一岗位人员的工作还有以下这样几个特点，首先，就是服务对象较为特殊，教学秘书的直接服务人群是学生和教师，要知道，高职院校学生和教师的数量是相当庞大的，学生的个性又是千差万别，如果教学秘书的工作能力达不到较高的水平，是很难应对的，其次，教学事务比较复杂，教学秘书一职涉及的工作范围相当广_[1]，因此，在其实际工作时，不仅要能够理清基础的工作内容，还需要其非常细心，面对一些突发事件能够临危不乱，且能够及时想出应对措施，最重要的一点是，要具备很强的责任心。最后，教学秘书的工作具有较强的原则性，教学秘书的工作是较为系统的，很多时候需要其处理问题时要具备很强的原则性，所以，在短时期内，教学秘书的个人价值很难彰显出来。与此同时，还需要教学秘书在工作中时刻保持清醒的头脑，遇事要学会冷静、客观的进行分析，这样才能够提高其工作的实效性。

2教学秘书在高职院校管理工作中的作用分析

2.1对教学环节起到一定的监督作用

对于教学秘书而言，其管理工作的重点就是日常的教学工作，要想提高有关管理工作的实际效果，需要其实时的监督每一个教学环节，一方面，通过对教学环节的监督，掌握教学工作实际展开的情况_[2]，并且对校内的领导人员进行第一时间的汇报，一旦发现管理中出现问题，需要结合实际问题制定一些有效的应对措施，以此来完善自身的工作。另一方面，对于高职院校新制定的规章制度，教学秘书在管理过程中要积极的将其落到实处，确保将相关规章制度的作用发挥出来。

2.2在活动中扮演组织者和沟通者的角色

教学秘书在实际的教学管理工作中，要学会定期对工作内容进行总结，同时，还要学会借鉴其他高职院校相关工作的成功经验，这可以从根本上提升管理工作的效率。在高职院校展开各种活动时，教学秘书扮演的角色除了是活动的组织者，还是活动过程中的重要沟通桥梁，这主要体现在这样几方面，首先，为了教学活动展开的更加顺利，前期的策划工作就需要教学秘书参与进来，因为其工作性质，必定对活动中所涉及的环节更加熟悉，这样一来，不仅能够保障活动中各个环节有序的进行，还可以让活动内容更加丰富多彩。其次，要知道，活动参与的人数非常多，活动过程中不仅需要更部门人员积极的参与进来，还需要其能够相互合作，并与教学秘书进行密切的配合，这样才能够让教学活动更加完整。此时若教学秘书做好沟通桥梁的工作，相信其一定能够协调好学院与各部门之间的关系。

2.3对教学信息进行管理

在高职院校中，教学秘书的职责范围非常广，加上其工作内容的繁杂性，实际工作时一定会面临多种多样的教学信息，而教学信息的处理也并不是一项简单的任务，一方面要整理一些基础的数据信息，整合完成后，需要将其录入到电脑中，并进行存档保存，以便于后续的查找工作，虽然对基础数据不需要多做加工，可是由于信息量的庞大，教学秘书整理起来也是需要耗费很长时间的。另一方面，在高职院校组织科研活动时，教学秘书需要全方位的参与进来，并在相关人员的交流过程里做好记录工作，将记录整理完成后下发到各学院，除此之外，教学秘书还需要定期做好教学工作的总结，并且能够结合教学进度制定有针对性的教学计划和教学方案，以此来促进校内教学活动的顺利展开。

3提升教学秘书教学管理工作的途径

3.1明确自身的工作职责

高职院校的教学秘书要想从根本上提升自身工作的实效性，就需要转变自身的工作理念，对自己的工作职责更加明确，这样的话，才能够将其价值在教学管理工作中凸显出来。综合多方面因素，高职院校的教学秘书队伍是不具有一定稳定性的，相信这也是校内管理工作难以提升的其中一个原因_[3]，部分教学秘书在工作过程中将工作内容只是当做一项必须完成的任务，缺少服务意识的同时，也不能够积极的融入进来，这样很难提升管理效果。鉴于此，作为高职院校的教学秘书不但要发挥其工作的主动性，还要明确自身的职责，这样才能够促进其工作效率的提升，工作起来也会目的性更强。

3.2注重工作方式

某程度而言，教学管理既是一项普通的工作，也是一门艺术，因此，教学秘书在实际的工作中要注重工作方法，尤其是在与人沟通过程里要注意说话的技巧性，这也就意味着教学秘书要不断提升自身的综合素质，在树立良好工作态度的基础上，待人处事要保持平和的心态，这对管理效率的提升极为有利，切记万不可在工作中用冷漠的态度与人交流，这样一方面无法拉近与人的距离感，另一方面，还会对教学管理的实效性产生很大的不利影响。

总结

综上所述，高职院校的教学秘书在相关的教学管理工作中不仅是直接的参与者，更发挥着不可替代的作用，为此，高职院校的领导人员一定要加强对教学秘书工作的认识，而作为教学秘书，就更加要明确自身的职责，不断提升自身的综合素养，只有这样，才能够进一步推动我国高等教育的发展。

参考文献

[1]吴虹，陈正平. 教学秘书在高职教学管理与实施中的作用及任务[J]. 科技资讯，2016，14（03）：107-108.

[2]宋婕. 发挥教学秘书在高职院校教学管理中的作用[J]. 产业与科技论坛，2015，14（21）：239-240.

[3]黄艳猗. 教学秘书工作在高职教育教学管理中的特点及作用[J]. 经贸实践，2017（02）：255-256.