化工实验室的精细化管理

罗莲英

(新疆华泰重化工有限责任公司，新疆 乌鲁木齐 830019)

新疆华泰重化工有限责任公司(以下简称“新疆华泰重化工”)质量管理中心实验室认可管理体系经过6年时间的建设和运行，对提高质量管理中心的管理水平和技术能力，减少可能出现的质量风险和实验室的责任，提高实验室的认知度和信任度，实现检测数据国际化的双边与多边的互认，具有十分重要的意义。认可管理体系的实施为实现信息化的实验室管理平台奠定了基础；为融入集团公司管控下的生产调度指挥系统奠定基础；为实验室更好地服务于企业、服务于社会奠定了基础。

从几年来实验室管理体系实施的经历来看，搞好实验室管理，迈向世界顶尖水平，屹立于不败之地，并非高不可攀、深不可测。管理精细化的程度起着至关重要的作用，只要按照标准一步一个脚印认真去做，充分发挥人性潜能，一定会有极大的收获。

1 实验室精细化管理的核心是“细”和“实”

精细化管理是以专业化为前提、技术化为保证、数据化为标准、信息化为手段，把服务者的焦点聚集到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多收益和更强竞争力。做好实验室精细化管理，核心在于“细”和“实”。

以实验室检测原始记录为例，记录应尽可能全面地反映产品形成过程和结果以及质量管理体系的运态和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息，具有可追溯性。原始记录的原则是“做有痕、追有踪、查有据”，体现客观、规范、准确及时的精细化管理。在编制记录时，既要从总体上评价记录的充分性，也要对每一记录的必要性进行评审，确保全面、有效地记录质量信息。因此，记录应做到格式统一，便于填制，便于统计和分析，同时为进一步使用计算机进行信息管理打下基础。记录的填写必须规范、正确、清楚，以满足验证与质量改进的需要。原始记录应包含足够的信息，以便能再现检测过程，一般应包括时间、地点、项目、仪器设备、环境设施、采用方法、实施过程、相关人员、样品描述等。图1是新疆华泰重化工实验室常用的记录格式。

图1 容量法测定原始记录Fig.1 Original record of determination by volumetric method

当然，原始记录也要避免一些常见的不足，包括：①不计起始与终止值，仅计间隔值，失掉了观测的原始性，如滴定用量体积、烘干或培养时间等；②记录的次数不够，不足以证明达到要求，称量恒重等，至少应有两个以上读数，以证明在规定要求范围内；③记录格式不规范，未设计必要的表格，被称为“万能”记录表，常会丢失必要的信息；④记录更改不规范，只是用笔重新使劲描写，看不出原来的数据；⑤记录的信息不全，如稀释的过程相关信息没有记来下来等；⑥记录的有效数字不规范，没有按照方法的要求去做。

因此，要做好实验室精细化管理，需要每一个环节，每一项指标，别人认为不可能，被忽略的一些环节都可以做到，且近乎完美。管理办法、管理措施符合实际、具有实用性、可操作性，从而增强分析人员的责任意识，促成良好习惯的养成，形成一种带动实验室良性发展的健康机制，使日常管理成为自主习惯，从而减少人为监控，从根本上节约资源，提升管理技术水平，真正体现精细化管理中的“三精”——“精心”的气度，“精细”的过程，形成“精品”结果。

2 做好实验室管理，需要工作思路清晰化、明确化

清晰的工作目标是实现精细化管理的前提，明确管理目标并在此基础上强化责任机制，不仅有利于增强企业的凝聚力和向心力，而且可以最大限度地提高管理的科学化水平。实验室管理体系建设需要拥有明确的质量方针和目标，并且按计划将各项工作落到实处。

(1)实验室认可质量方针是由最高管理者发布的实验室质量宗旨和方向，满足顾客、法律法规的要求，为持续改进做出承诺，为质量目标的制定提供框架，体现了对市场和顾客的强烈感染和吸引，对实验室员工思想意识具有积极的鼓动性，对员工行为规范起到约束作用。

如实验室的质量方针“质量第一，科学管理，公正准确，优质高效”。质量第一，将检测结果质量和工作质量放在第一位；科学管理，依据CNAS-CL01《检测和校准实验室能力认可准则》[1]建立科学的管理方法，采用目前处于国际领先的检测技术，开展实验室的检测活动；公证准确，以第三方的公正立场开展检测活动，为客户提供准确的服务；优质高效，以精准的检测结果，为客户提供优质的产品，以严谨的工作作风，为客户提供高效的服务。体现了实验室对质量的指导思想和承诺，也统一了全体员工的质量意识，是处理质量问题的准绳。

(2)要制定符合质量方针要求的质量目标。质量目标是建立在质量方针基础之上，充分理解质量方针实质的基础上，将具体目标引出来，充分考虑实验室的现状和未来，既有定性的描述，又有定量的要求，是经过全体员工的努力可以实现的、具体的、明确的、可分解的。如新疆华泰重化工质量管理中心实验室质量目标“化验员持证上岗率100%，检测报告合格率99%，仪器设备检定/校准率100%，顾客投诉处理率95%”。员工持证上岗是技能水平的保证，不仅要求新进员工达到技能水平的要求，老员工也要持续学习，温故知新，保证能力提升。检测报告合格是实验室的产品和成果转化，是对顾客的责任和态度，要求应该达到100%，但是防止特殊情况的发生采取了99%目标的高标准。仪器设备检定/校准是实验室硬件设施的保证，不允许有人为的失误。对于客户投诉处理率，目标值相对较小，主要是从历年客户对实验室的满意程度调查，满意度较高，投诉基数小，但处理客户投诉涉及客户的主观意识，因此目标值相对较小，留有余地，也便于较小压力下与客户充分沟通实现100%满意。

(3)各项工作要按计划落到实处，要有明确的计划、目标及考核机制。无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。有了计划，工作才有明确的目标和具体的步骤，才可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。同时，计划本身是对工作进度和质量的考核标准，对人有较强的约束和督促作用。所以，计划对工作既有指导作用，又有推动作用，搞好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。在实验室认可管理体系建立运行中，要按照方针目标及管理体系工作要求，将所有工作按计划、分阶段执行，用时间说话，按SMART(目标管理)原则编制，体现明确性、衡量性、可实现性、时效性。如制定《实验室整体计划推进表》《实验室培训计划表》《物资需求申报计划表》《年度日常监督计划表》《仪器设备期间核查计划》《年度质量监控计划表》等等，提高工作效率，提升管理水平，化被动为主动。

3 工作方式科学化

泰勒认为，最好的管理就是一种真正的科学，它建立在明确的法则、规章和原理之上。在精细化管理要求中，只有确立了科学的原则、原理、方法，才可能真正构建科学的企业管理理论体系，才可能真正构建符合习近平新时代中国特色社会主义思想与和谐社会需求的管理理论，并以此为基础，富有实效地加快企业工作方式科学化的进程。实验室认可体系工作也是一样，拥有一套科学的管理体系，充分体现了七项质量管理原则，这是国际实验室管理经验的科学总结和集成，是实验室最高管理者明智的抉择，将顾客和其他相关方的要求作为输入，经过“检测和校准实现”“测量分析和改进”“管理职责”“资源管理”这些过程，输出使顾客满意的产品，并使实验室在整个过程中达到持续改进的更高阶段，形成一个呈上升趋势的闭环，彼此互为基础，相互促进。

化学领域检测实验室认可管理体系依据CNAS-CL 01《检测和校准实验室能力认可准则》[1]、CNAS-CL 10《检测和校准实验室能力认可准则在化学检测领域的应用说明》[2]建立《质量手册》和《程序文件》、作业指导书及记录表格，将管理体系文件化，并且建立能够满足实验室人员实际需要的层次化文件管理体系。例如，新疆华泰重化工质量管理中心实验室建立Q/ZTGJC—2019《质量手册》作为第一层次文件，按照中国合格评定国家认可委员会的文件架构和要求，结合实验室内部实际情况，编制通用要求、结构要求、资源要求、过程要求及管理体系要求，并附录实验室的《组织架构图》《质量保证图》《体系要素岗位分配表》《部门职责》《岗位职责》等明细。其中《体系要素岗位分配表》如表1所示。

其次是建立第二层次Q/ZTPJC—2019《程序文件》，将《质量手册》中的要求转化为现实可实施的工作程序，包括法律法规要求、物资流通、客户管理，影响检测工作的人、机、料、法、环，以及结果报告等，例如Q/ZTP-JC05—2019《外部支持服务和供应品管理程序》、Q/ZTP-JC15—2019《设施与环境条件控制和维护程序》、Q/ZTP-JC18—2019《检测方法的选择与确认程序》、Q/ZTP-JC28—2019《监控检测结果有效性的程序》等等，都对实际操作责任人、过程、实施节点和要求进行了详细的讲述，为实验室管理提供了科学的工作方式。

表1 体系要素岗位分配表Table 1 Job assignment as a system element

4 工作组织系统化

一个科学的组织系统为企业工作目标的实现提供坚实的组织保障。在传统的管理体制下，由于各部门独立地掌握各自部门的状况和管理信息，各业务管理部门之间存在着职责交叉和信息不畅通的现象。实验室认可管理体系通过设计科学合理的管理系统，提供一个开放的、依靠内部各子系统的协调行动而自行运转的系统化组织，从而实现精细化管理。按照实验室认可管理体系的要素要求，在组织架构方面，分领导层、管理层、执行层三层管理模式，成立以最高管理者为核心的工作领导小组，设立质量负责人和技术负责人，将实验室的所有工作进行统筹管理。在实验室内部建立适宜的沟通机制，确保与管理体系有效性的事宜及时沟通。内部沟通是一项明确目标、统一思想，增强内部凝聚力的质量活动，促进各级员工畅所欲言，形成知无不言、言无不尽的和谐工作氛围，做到上情下达，下情上达，信息畅通，相互了解、相互理解、相互信任，形成共识，全员参与，充分发挥各级员工的主观能动性，做好本职工作，为实现实验室的总体目标、质量方针和质量目标作出贡献。

做好实验室管理，体现精细化、科学化、系统化，运用现代管理理论研究组织、计划、领导和控制实验室工作及质量管理工作，相信实验室建设一定形成良性循环，对于化工企业实验室来说，做好安全生产和质量管理的眼睛，促进经济发展。