高校公派出国学生档案管理工作探析

摘 要：随着国内高校国际化办学理念的构建和业务的不断开展，高校层面的国际教学科研合作、对外联合人才培养的项目開展以及在校学生层面的国际互动交流等日益频繁，高校公派出国学生的人数呈急速增长趋势。该类档案的收整业务量相应不断增加。本文结合高校公派出国学生档案收整经验，探讨该类档案的内涵及管理工作意义，总结该类档案管理工作原则，提出对该类档案管理工作的建议。

关键词：高校;公派出国;学生;档案;管理

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 14-0-02

高校学生因公派出国具体是指根据人才国际化培养的实际需要，由高校各院系专业根据学校人才培养的方向、内容和性质，根据与国外对口接收培养单位的相应要求、国家教育部门相关项目要求或境外交流活动的要求，选拔并派遣具备基础学习素质、较强学术能力、合格政治素养的在校学生赴境外参加长短期学历或非学历教育培养项目、相关科研学术交流、文体卫交流或国际组织活动的各类派出活动。

随着国家对外开放规模不断扩大，层次与水平不断提高以及教育全球化和国际化趋势的不断发展，各高校对外交流合作活动日趋频繁，与境外联合人才培养项目的开设逐渐增多。公派出国学生人数呈现迅速增长态势。与此同时，相应而来的是该类档案收整工作量的大幅度增加。笔者结合自身对该类档案的收整经验，剖析高校公派出国学生档案的管理内容，探讨该类档案工作的意义，提出该项工作的工作原则，总结该项工作的相关建议。

一、高校公派出国学生档案管理的内涵

学生公派出国档案是高等院校对于公派出国学生的相关管理规范文件资料以及记录和反映参与长短期出国项目的在校学生在参与境外考察学习、联合科研、学术交流、文体卫交流或国际组织等活动中形成的具有保存价值的包括以传统媒介及新保存媒介保存下来的文件材料，是外事专业档案的重要组成部分。

高校公派出国学生档案一般包含学校学生出国管理工作相关文件规定资料以及高校学生因公赴境外高校或教育机构访问学习、出席国际学术会议、开展联合科研活动与学术交流、参与国际组织工作、参加国际文化体育卫生领域交流等相关活动中形成的系列文件。主要包括高校学生公派出国年度计划总结、相关管理及规范文件、相关数据统计报表。同时包括个体公派出国学生的基本个人资料、出国前申请及审批、出国中表现及成绩、回国后评价管理等相关各类文件资料。具体的个体学生公派出国档案一般包含学生前置在校学习阶段的相关成绩证明、表现及奖惩证明、学生身份证件、参与境外项目或活动的申请相关文件、项目或活动邀请信及译文、校内审批流程文件、相关费用文件单据、项目或活动进行中的学习及表现证明、签证及停留证明以及项目或活动完成归校报到后的报到流程文件等丰富的内容。

二、公派出国学生档案管理的意义

高校公派出国学生档案全面反映并记录了学生整体公派出国活动管理要求、状况以及个体公派出国的派出前中后的全管理过程，具有非常重要的存档价值。在此类档案的收整管理过程中，归纳该类型档案具有下述重要性：

（一）公派出国学生档案管理工作是考核高校国际化办学管理工作以及人才国际化培养成果的重要依据

各高校学生公派出国相关工作计划、日志及总结、相关管理规范及制度文件、学生出国前中后过程控制文件记录以及该类别出国数据报表等文件资料整体体现了高等院校对于学生公派出国工作管理的重视程度与规范程度，是上级主管部门考核高校国际化办学以及外事管理工作规范性与成效性的重要依据。通过对高等院校学生公派出国管理制度建设、过程控制管理、出国培养或参与国际交流成果成效等相应档案文件资料进行检查评价评估，能够有效地评定高校国际化办学及人才培养工作的进展与成效。另一方面，个体学生因公派出的相关档案文件资料真实体现了学生参与境外项目或活动的完整过程。是学生所在院系评价学生参与学习、开展学术科研及交流活动成果成效的真实依据，同时也是高校评定学生所参与的境外培养项目或交流活动成效的重要依据，是高校评定学生所在院系及学校相关职能部门培养及管理工作的重要依据。

（二）公派出国学生档案管理工作是高校国际化办学水平提升的内在要求

人才培养国际化是高校国际化办学的重要指标之一。收整和利用公派出国学生相关档案资料能够为高校评价与改进提升运行中的学生境外培养项目与境外交流活动提供第一手依据。能够有效地推动各院系自勘自查，提高学生培养质量与成效。做好该类档案的收整管理工作。对于促进高校对外合作交往，提升联合培养项目、扩大学生层面交流，提高科研学术水平具有重要的意义。

三、公派出国学生档案管理工作原则

公派出国学生档案收整归属于大外事档案工作范畴，在具体收整操作与管理过程中，应遵循以下原则。

（1） 公派出国学生档案工作应构建并理顺管理机制体制。高校应将该项工作纳入国际化办学整体工作计划与评价体系之内，纳入到高校档案管理职能部门、外事工作部门以及相关学生派出学院学部的相关管理机构和具体管理人员的职责范围之内。应将该项工作的落实与开展情况作为推进学校国际化办学工作评价指标之一对相关学院及部门的工作开展评估、检查与反馈提升。

（2） 公派出国学生档案工作应坚持面向利用原则。档案工作的重要意义在于积累前期资料，为后续的参考利用提供全面科学的依据，因而此类档案管理工作同样应遵循这一法则。在文件资料的实际收集过程中即应充分考虑后续归档保管以及被查找利用的便利性，以促进高校人才国际化培养、推进国际化办学为目标面向后期开发利用积极开展工作。

（3） 公派出国学生档案工作应实现信息化。应积极收集整理相关学校与学生层面的信息资源，确保收档的信息准确、内容完整，留存安全。着力实现归档介质、手段及方式方法的数字化，提高信息收集与处理效率。

四、公派学生出国档案管理工作的建议

针对公派出国学生档案收整工作的重要意义及工作原则，对于该类档案的管理工作提出如下建议：

（1） 架构公派出国学生档案管理新机制。随着各高校国际化办学水平的不断提升，学生公派出国参与联合培养项目、参与联合学术科研活动、参与国际文化、体育、卫生活动、参与国际组织活动的人员不断增多，对应产生的档案的数目激增。该类档案的管理工作中间涉及到学生所在院系学部、学校外事管理派出部门、学校档案管理等多个部门。应建立档案管理部门总览，各相关院系学部参与、外事管理派出部门具体实施，学校层面考核评价的管理统筹工作协调机制，可组织建立学校档案工作领导办公室，统一协调各院系部门开展该项工作并向学校汇报。明确相关院系、部门的具体负责人以及具体工作人员。实现各部门及人员各司其职，工作有落实、评价反馈及时的良性工作机制体制。

（2） 加强公派出国学生档案管理工作人员的管理培训。多数高校采用公派出国学生外事管理部门的工作人员作为兼职档案管理人员具体开展该类档案的收整管理工作。这类人员的优势在于具體经手学生派出流程，掌握第一手原始资料以及学校该项工作政策制度，但是对于档案收整及管理的基本知识技能相对缺失，导致无法确保具体档案收整过程中的规范性、时效性与完整性。可以对该类人员采取档案业务知识强化培训、档案技能实操指导、专业课题研讨学习等多种方式提升档案管理基本业务能力。

（3） 加强公派出国学生档案管理的信息化数字化建设。目前，大部分高校公派出国学生档案的收整仍采取纸质原始介质为主，电子档案介质为辅，两种方式并用的方式开展。在当今大数据时代背景下，各高校面临的事该类档案的数据数量剧增且数据类型繁多的情况，高校应充分利用数字化媒介保存相关档案资料以确保档案收集的时效性、完整性与安全性。同时可以根据各自实际情况，开发学生网上公派出国管理系统，以实现该类档案采集与存档的网络化与信息化。实现出国前中后全过程数字化档案采集，推进无纸化信息化利用，提高档案的后期开发利用效率。

综上所述，公派出国学生档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分。该项工作对于高校推进人才国际化培养以及国际化办学具有重要意义。各高校应遵循相应的工作原则，架构合理的工作机制体制，完善该类档案管理收整人员的培训培养，加强档案收整的信息化建设。进而助推学校的国际化办学事业腾飞。

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作者简介：赵一鸣，女，汉族，山东龙口人。研究方向：外事管理。