ACCESS数据表中字段的解析与应用

摘要：Microsoft Office Access是由微软发布的关系数据库管理系统，它包括6种对象，分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块，这些对象在数据库中有不同的作用，其中表是数据库的核心与基础，存放数据库的全部数据。而表是由字段和记录组成，字段决定了一个表的结构，在表中起着举足重要的作用。

关键词：字段;输入掩码;有效性规则

Microsoft Office Access是由微软发布的关系数据库管理系统，一个关系就是一个二维表，表（Table）是数据库的基础，是存储数据的对象。在表中，数据以二维表的形式保存。二维表的表头就是字段，字段组成数据表的结构，表中的行称为记录，记录由一个或多个字段组成，一条记录代表一个完整的信息。

一、表中字段、字段数据类型、字段属性

⑴字段

字段是通过在表设计器的字段输入区输入字段名和字段数据类型而建立的，存储着每个记录的不同类型的信息（属性）。

在设计字段名称时，某些字符不允许出现在字段名称中：点.、叹号！、方括号[]、左单引号'等。字段名中可以使用大写或小写，或大小写混合的字母。字段名最长可达64个字符。

⑵字段数据类型

Access 2010为字段提供了十种数据类型，如下表1所示：

建立表结构时，数据选择什么类型的字段，主要从以下几方面考虑：

◆字段中可以使用什么类型的值。

◆需要用多少存储空间来保存字段的值。

◆是否需要对数据进行计算。

◆是否需要建立排序或索引（备注、超链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引）。

◆是否需要进行排序。

◆是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录）。

二、表中字段的其它属性

字段除了字段名、字段类型、字段宽度及小数点位数这些基本属性外，不同類型的字段，还会有一些不同的其它属性。

1、字段大小。文本型默认值为50字节，不超过255字节。不同种类存储类型的数字型，大小范围不一样。

2、格式。利用格式属性可在不改变数据存储情况的条件下，改变数据显示与打印的格式。文本和备注型数据的格式最多可由三个区段组成，第一区段描述文本字段的格式;第二区段描述零长度字符串的格;第三区段描述Null值字段的格式。

可以用4种格式符号来控制输入数据的格式：

@输入字符为文本或空格;&不需要使用文本字符;<输入的所有字母全部小写（放在格式开始）;>输入的所有字母全部大写（放在格式开始）。

3、小数位数。小数位数只有数字和货币型数据可以使用。小数位数为0～15位，视数字或货币型数据的字段大小而定。

4、标题。标题用来在报表和窗体中替代字段名称。要求简短、明确，以便于管理和使用。

5、默认值。默认值是新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是开始值，可在输入时改变，其作用是为了减少输入时的重复操作。

6、有效性规则。数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制。有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。有效性规则也可以是用户自定义的。

例如：限制出生日期字段的值范围为1970年至1980年，则在出生日期的有效性规则输入：Between#1/1/1970#and#12/31/1980#。

7、有效性文本。有效性文本用于在输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在[有效性文本]框内输入，或光标位于该文本框时按Shift+F2，打开显示比例窗口。

8、输入掩码。输入掩码为数据的输入提供了一个模板，可确保数据输入表中时具有正确的格式。

三、输入掩码的应用示例

1、设置输入的密码只能以“*”形式显示，那么需要在[输入掩码]文本框内输入“*”。

2、设置电话号码字段只能为数字，那么需要在[输入掩码]文本框内输入***********，其中“*”表示显示一个0-9的数字。

3、设置字段为任何正数或负数，不超过四个字符，不带千位分隔符或小数位。则输入掩码为：#999。

4、设置字段15位或18位身份证号的掩码：000000000000000999

5、某字段输入数据要求为：”220V- W”，其中”-“与”W”之间是两位0-9之间的数字，则输入掩码为：”220V-”00”W”。

6、某字段要求输入5位数字或字母，则输入掩码为：AAAAA.

7、某字段要求首个字符为字母C，后面必须录入5位数字，则输入掩码为：＼C00000

另外，邮政编码，国内固定电话号码，日期型字段等的输入掩码可以通过点击掩码向导直接选择设置。

以上列举的是比较常用的掩码示例，在实际应用中，设置掩码对照上表字符代表意义就可以设置。

在ACCESS的学习中，字段的知识比较简单，但是比较零碎，要求我们在学习这一知识点时要抓细节，同时也要注重知识的理解与应用。在ACCESS二级考试中，所有的题型都会涉及到字段的知识与应用，熟练掌握字段对我们学习数据库原理，以及其他数据库应用系统也有很大的帮助。

参考文献：

[1]杨继萍.Access2016数据库管理与应用从新手到高手.清华大学出版社.2019

[2]刘瑞军，吴发辉.Access2010数据库应用.中国铁道出版社.2019

作者简介：孙荣侠（1973-），女，陕西澄城人，研究生，教师，副教授，研究方向：网站构建与设计。

（天津滨海职业学院 300451）