基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理研究

邱达

摘 要：近年来，我国的科学技术不断发展，国内各行各业也深受其益，享受着科技的发展带来的好处，对于基层事业单位，也是一样。新的信息革命为新的时代赋予了新的特征，数字化、网络化已经是现代人们工作和生活中的关键词，对于基层事业单位的档案管理，纸质档案和电子档案的并存与融合成为人们思索和探究的关键。本文对基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理的必要性进行了简单的阐述，并提出了基层事业单位纸质档案和电子档案并存与融合管理的相关策略，希望能够对基层事业单位档案管理的工作有所帮助。

关键词：基层事业单位;纸质档案;电子档案;融合策略

科技改变未来，随着科学技术的发展，信息化时代正式到来。在信息化时代中，人们越来越渴望追求便捷高效的工作和学习的方式，对传统档案管理的理念和方式产生了一定的冲击，对现代基层事业单位的档案管理工作提出了新的挑战。在新的时代背景下，如何利用互联网的机遇深化和落实档案管理的信息化建设，实现纸质档案和电子档案的有机融合是现在的热门话题，对现代基层事业单位的工作至关重要。基于此，对基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理的探讨势在必行。

一、基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理的必要性

档案中包含着重要的信息，详细真实地记录着各种业务往来，是一个庞大的资料库。基层事业单位的日常工作中，时时刻刻都离不开档案的利用与管理，档案是基层事业单位维持正常运转的工作基础，是基层事业单位生产经营和管理的重要依据，是基层事业单位经营和发展过程中的宝贵财富。基层事业单位有效的档案管理可以为人们的管理和决策提供各种数据，具有一定的凭证和参考作用，在基层事业单位组织管理的各个方面发挥着重要的作用。基层事业单位的工作性质要求其档案管理工作必须保持高效优质的运转。纸质档案和电子档案的并存与融合在基层事业单位的整体管理中占据着重要的地位，可以有效提高基层事业单位档案管理的效率，对基层事业单位的整体运营管理至关重要[1]。

二、基层事业单位纸质档案和电子档案并存与融合管理的策略

（一）更新档案管理观念，加强对基层事业单位档案管理的重要性认识

基层事业单位的档案管理工作是一项尤为繁杂且见效期较长的工作。新时期，基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理，要注意更新基层事业单位相关人员的档案管理观念，改变固有思维，建立起符合新时代的思维方式，与时俱进。要加强对基层事业单位档案管理的重要性认识，重视档案管理工作对基层事业单位的作用，向员工广泛普及档案管理的知识和价值，增进人们对档案的认识和利用，将纸质档案和电子档案相融合，寻求基层事业单位档案管理效率的最大化。要明确各部门人员工作的内容和责任的落实，可以通过广泛宣传及个别谈话等方法让员工认识到纸质档案和电子档案工作的重要性，提升员工对于档案管理工作的自主性，加强单位档案管理工作的便捷和高效[2]。

（二）增强档案管理人员自身素质，实现纸质档案和电子档案的有效融合

档案管理人员的自身素质是影响基层事业单位档案利用效果的重要因素，要实现纸质档案和电子档案的并存与融合管理，相关部门应有意识、有计划、有目标的去增强档案管理人员的自身素质，要鼓励档案管理人员“走出去”，多多看看现代社会的变化，提升档案管理人员的专业水平，聘请专业的、经验丰富的档案管理人员定期举办相关的互联网技术培训和人事档案管理的信息化建设培训，让科技与理论充分的结合，让实践与理论充分的结合，增强档案管理人员的自身素质，加强档案管理人员的责任感，保证基层事业单位纸质档案和电子档案管理的有效运行[3]。

（三）构建完善的档案管理工作制度，实现档案管理信息化、规范化

基层事业单位档案管理的工作体系庞大，工作任务繁重，新时期基层事业单位的档案管理工作要想进行有序的、规范的运行，根本在于制定科学、合理的档案管理工作制度。对于基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理，基层事业单位应积极面对，构建完善的档案管理系统，实现档案管理信息化、规范化。基层事业单位应该更新单位档案管理的组织结构，要加深与其他部门的联系，进行信息共享，要提高移动互联网的运用技巧与运用频率，开拓与外部的信息共享途径，避免“信息孤岛”的发生。另外，还要建立健全档案管理的检查审核制度，各部门、各人员要明确分工，确认在档案的形成和管理方面的职责，要形成全面的、严格的档案管理网络，还要定期对纸质档案和电子档案的管理工作进行检查，确认档案管理工作的完整性和准确性[4]。

（四）进行档案管理信息化的建设

信息化这个主题在信息技术发展之初就一直被人们所提出，并不断地为之进行实践研究。基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理，基层事业单位要积极进行档案管理信息化的建设，并为档案管理的信息化建设配置一定的软硬件资源及网络资源，进行一定的人力资源和物力资源的投入，加大档案管理工作的科技含量。在基层事业单位纸质档案和电子档案并存与融合的具体实践过程中，基层事业单位可以建立针对于基层事业单位的档案管理工作内容，有针对性的建立一个电子档案管理平台，将纸质档案扫描，实现库藏档案和新增档案数字化，利用网络平台电子档案的内容，提高档案调取的便捷性和高效性，保证信息化档案管理的正常运行，实现电子查阅全程留痕，便于收集、整理、统计档案再利用，提高基层事业单位档案管理工作的实效性[5]。

结束语

新的时代背景下，基层事业单位的档案管理，要重视纸质档案和电子档案的并存与融合管理，打破原有传统的档案管理观念，更新档案管理制度，丰富档案管理的途径与内容，增强档案管理人员自身素质，建立完善的电子档案管理平台，进行档案管理信息化的建设，才能实现高校档案管理工作的高效运转，实现事业单位的利益最大化，以实现组织目标。

参考文献

[1]黄炎龙.浅析高职院校电子档案信息化管理[J].广东交通职业技术学院学报，2020，19（02）：51-53.

[2]牟仙仙.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[3]王玉玲，朱银培.新时期高校电子档案基于信息化发展应用研究[J].兰台世界，2020（06）：61-63+66.

[4]褚丽娜.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].城建档案，2019（02）：62-63.

[5]李卫华.机关事业单位檔案管理数字化技术应用探究[J].行政事业资产与财务，2020（11）：32-33.