精细化管理对于医院病历档案管理水平的影响

谢晖

【摘  要】本文将就从“管理理念的进步”、“病例管理模式的优化”以及“参管职员工作效能的提升”这三个方面着眼，从机制的运行、参与机制运行的执行者的角度，通过对精细化管理模式引入前、后的不同现状进行比较分析，深入阐述精细化管理对于我院病历档案管理水平的影响。

【关键词】精细化管理;病历管理;工作效能;责任意识;基础工作数据

引言：

病历档案是记录患者受到医生诊疗过程的文字，其不仅阐述了患者的受诊过程和所患病症与否、程度深浅与否的结论，还是医务工作者为患者按需复诊、带教实习生和从事专题病症研究的重要工作资料，同时也是司法工作中涉医案件、医疗纠纷与保险理赔等的重要取证资料。近来我院发现，存在对病历缺乏科学的、细致的管理，使得病历档案的使用容易出现问题。随着当今高速发展的数字信息技术，现行的病历档案管理模式已经不适合现代医务发展的需要，而引入更科学、源于现代化发展水平的头部国家的精细化管理模式就成为了病历管理向高质量发展的内在需要。

一、管理理念的进步

自从我院借鉴本市及其他省市兄弟单位的优秀经验，并将精细化管理成套地引入日常工作之后，管理理念的进步是显而易见的，其中又属从业职员们所反映出来的职业素养提升最为明显。在精细化管理的总基调下，结合了标准化管理的配套措施之后，患者病历管理各个环节的工作分工清晰、各司其职。其中，集中反映在对患者病历首页填报的完备程度方面，主责此项工作的护士或内勤由于以往所过度负担的病历管理任务在新的模式中被剥离了，于是不仅在客观上可以专注于保障病历首页完备，几乎不出错的工作成效又反作用于专职员积极主动地尽职尽责。同时，由于流程分层更加清晰，从而进一步提升了相关职员以科学的管理思维武装头脑。

制度既是一家单位、一个部门、一套项目等实现有序运行在执行规范层面的基本保障，也是一家组织架构完备、管理体系成熟与否的体现。尽管在精细化管理体系引入前，我院的日常工作秩序也未表现出突出的低效情况，但是如遇到医疗事故、医患纠纷等情况时，调阅患者早期的病历这项工作，总要依赖那些在此类工作中较为负责的职员个人，但往往遇到这些个人或不当班，或已离职，或手中任务过多而无暇顾及等的情形。而精细化管理体系的引入，极大改善了这种现状，基本实现了对职员个人就某项应由团队完成的工作的高度依赖。同时，形成了流程固化、权责明确的有效制度的运行。

通过精细化管理引入后一段时期的试点实践，反观先前的病历管理相关工作，可以看到，之前的病历管理工作之所以经常遭到患者、患者家属甚至医生们的诟病，正是因为在病历管理中，从病历首页、到病历流转、到病历归档、以及病历跨时段调阅等各个环节，都缺乏基于档案科学管理的各项措施。而这些缺损的管理措施中最为核心的问题，就是管理责任落实不到位、对管理工作缺乏针对性的评价模式、管理工作中所需的信息化设备缺位的问题。经过一段时间的精细化管理试点后，就病历管理工作来看，基本做到了，病历首页录入审核双人常态化、病历数据上云全量化、纸质病历归档标签化、纸质病历与电子病历一一匹配等。

二、病例管理模式的优化

重视首页完备度。在病历管理引入精细化管理之前，病历的首页登记录入工作经常发生缺项、缺页的问题。随着精细化管理模式的引入，对于病历首页不仅形成了登记、审核双人制的工作模式开保障病历首页的完备性，而且基于信息化手段的操作方式，从字段层级、时间明确、字迹清晰等各个对影响病历首页完备度的方面都进行了提升，确实有效地保障了病历首页的完备度。也从实际工作中加强了病历首页登记审核员对这项工作的高度重视，通过录入员边询问，边通过复接屏让患者或患者就医陪同人确认的方式，确保病历首页信息细致完备无缺损。

做到病例无缺损。通常，患者会遇到因未及时更换病历簿，从而导致新的就医记录无处打印，离院后患者无法阅看病历的不便。在病历精细化管理模式的引入下，设置了对患者及时更换病历簿的提醒机制。这套机制的激活环节设置在了患者预约提示信息环节，即患者在预约就医成功后，提示短信及微信中会提示患者自行检查病历簿是否需要更换，建议患者若发现现用病历簿空白页不足十张，则需自行至就近的街道服务网点通过病历簿自助更换机器或人工服务窗口进行更换。自该机制运行以来，根据“缺页缺项数/该期间病历档案总数”得出的“缺页缺项率”与经过统计所得的上一年“缺页缺项率”比较，下降了6个百分点，从数据上确认了病历精细化管理措施对病历缺页缺项的有效降低。

构建标准化评估。无疑地，一套管理措施实施的有效与否不仅有来自实际工作情境的直观判断，更重要的是有一套与之相适应的标准化评估模式。在病历精细化管理模式引入之前，对于相关从业职员的工作绩效考核往往仅限于勤务出勤率的考察、业务应知应会的定期考核、负有医疗事故与否情况、负有医患纠纷与否情况等方面进行考核与评价。然而，此类评价往往受到特定情况以及人情干预的影响而失去标准化，无法客观地反映整体工作效能、个人职业素养的真实情况，极易滋生拉帮结派、贪污腐败等影响医院形象和破坏工作秩序的不良情况。然而，在精细化管理机制和配备的信息化设备的同步引入之后，不仅出勤率持续达到了100%，更是形成了基于“病历首页完备率”、“病历缺页缺项率”、“归档纸质病历与电子病历的匹配率”等更为丰富的维度，在基于执行模块化机制的层面上，对相关岗位的职员进行了更为科学合理的考核与評价。

三、参管职员工作效能的提升

众所周知，一家单位的员工工作绩效不仅是人事管理中的重要组成部分，更加体现着一家单位的整体工作效率是否能适应日常管理工作的基本需要，以及是否具备向更高工作质量发展的基础。正如前文所述，在病历精细化管理模式引入前从趋于两极分化的工作绩效考核数据上，也能看出，仅就病历管理一项工作呈现出会管的人样样都会管，不会管的人始终难以独当一面，甚至每次的相关工作都会有这样那样的问题。而精细化管理模式的引入带来的基于标准化流程的岗前培训，则在较大程度上协同解决了相关工作职员业务水平良莠不齐的情况，基本保证了病历管理相关工作各环节的职员均能达到病历首页完备、病历不缺页缺项等的基本要求。

值得注意的是，精细化管理的另一个特点就是无形中对参与者进行了类似于“时间管理”的训练。也就是说，在病历精细化管理的引入下，承担相关工作的职员从该管理模式引入前的难以把控个人任务或岗位任务的轻重缓急，从而导致病历管理一定程度上的紊乱;再到依托于医务信息一体化系统中的实名制任务签单模块，保证了医务工作中的病历管理任务信息化，实现了实名管理模式，有效降低了病历管理中单纯依靠勤务管理有可能造成某个患者病历管理的真空化漏洞。从而进一步加强了病历管理职员的责任意识、基于时效的任务管理意识。

结束语：

根据前文所述，可见将精细化管理模式引入我院后，在病历管理方面所产生的专职人员业务能力的提高是成效显著的，这进一步反映在涉及病历管理失序相关因素的医患纠纷发生率、矛盾激化率的普遍降低的情况上。由此可见，精细化管理对我院病历档案管理水平提升的积极影响，为了全面提升我院的医务工作水平，将精细化管理运用到我院的各项医务工作中实属大势所趋。

参考文献：

[1]张振宁.精细化管理对于医院病历档案管理水平的影响分析[J].科技创新导报，2019，16（26）：164-165.

[2]胡桂兴.精细化管理对于医院病历档案管理水平的影响[J].办公室业务，2019（10）：153-154+157.