WHR公司费用控制系统实施探究

王佩

摘 要：企业实现盈利的途径归根结底只有两种：开源和节流。企业如何在大数据、云计算和人工智能飞速发展的时代，实现费用控制信息化，并将分析结果用于企业战略决策，成为当下企业生存的重要课题。本文以WHR公司通过费用控制系统的实施取得的显著效果为例，对费用控制系统实施背景及必要性、实施效果以及实施过程中出现的问题进行探究。

关键词：财务共享;费用控制;费用报销信息化

一、费用控制系统实施背景及必要性

对公司而言，财务报表分析最大的局限性在于不能用通俗的语言反映业务实质，尤其是费用。业务口径和财务口径有很大的区别，业务部门用业务实质描述费用，而财务部门按照准则对费用进行归集和描述，且财务归集因其高度的专业性和严格的准则要求，业务部门难以理解。如何实现业务口径和财务口径的融合，将同一业务用不同维度呈现出来，既有利于决策，又能提高核算和披露的准确性？笔者认为，费用控制系统就可以完美地实现上述目标，让企业的财务管理活动更高效、有效。

费用控制系统允许将费用进行多维度划分，并根据不同颗粒度进行归集和分配。如差旅费，费用控制系统可将其细分为高铁费用、飞机票费用、住宿费、出差补助、打车费等，也可将其划分为境内和境外费用。费用控制系统实施前，WHR公司差旅费用分为销售费用-差旅费、管理费用-差旅费、研发费用-差旅费，既没有更明细的费用分类，也不能直观查看所有费用类别下的差旅费。而随着费用控制系统的上线，WHR公司实现了更细的费控颗粒度，既能随时以业务实质口径如差旅费-住宿费来分析全公司各个部门的发生额及预算，也可以分析任意部门下的各种费用类型。费用控制系统实现了业务口径和财务口径的融合，通过多维度、全视角的报表和智能分析报告，提升了财务数据中心职能，让财务和管理分析更准确。

同时，公司在实施线下报销时存在很多报销难点和痛点，如员工报销周期长、财务人员工作量大、单据审批耗费精力、制度落地难度大、费用统计分析难度大、业务系统集成困难等，而这些问题都能够通过费用控制系统得到改善。因此费用控制系统的实施能够为企业节省大量的人力和财力成本，并能够确保预算执行到位。

综上考虑，WHR公司果断选择实施费用控制系统，利用大数据和人工智能帮助企业更好地进行财务管理。

二、费用控制系统实施效果

WHR公司通过自身的摸索与实践，成功地把费用控制系统融入OA管理系统，并取得了很好的效果，主要表现在以下几个方面。

（一）报销流程优化及效率提升

费用控制系统最基本的价值是解决了员工报销效率低下的问题，使报销流程得以优化，报销效率得以提升。具体表现如下。

第一，随着电子发票的普及，重复报销问题也越来越严重，而费用报销系统的发票识别真伪和查重功能完美地解决了该问题，即省去很多财务验票核票的时间，又比人工检验高效且准确。

第二，费用控制系统可以智能识别录入发票信息，支持多张同时录入，员工只需要对发票进行拍照，电子影像信息就可以永久保存，随时查看。审批人也可以不受时间、地点限制复核电子单据，并进行审批，实现高效办公。

第三，费用控制系统与银行系统建立了专属端口，在费用审批完成且归档后，可以直接触发银行进行付款动作（根据公司制度设定付款限额）。同时，银行付款是否成功的信息会回写进费用控制系统，形成报销到付款整个流程的闭环。员工费用报销时间从系统上线前平均的17天下降到上线后的平均3天，大大提升了效率。

第四，费用控制系统具备强大的个人管理功能，报销流程全透明，员工可以进行“一站式”查询，即只要输入员工编号或姓名即可查询该员工所在部门、已报销单据、报销环节、报销金额、报销事项、单据退回原因等相关问题，避免了跨部门沟通效率低下等问题。

第五，费用控制系统与财务ERP打通，对已经报销且付款成功的费用根据预设信息自动制作凭证，省去了大量财务工作，既确保了准确性，又大大节省了人力成本。

（二）确保费用报销制度和标准执行合理合规

费用报销制度和标准是否执行到位，是线下费用报销的一大难点。每次报销时，业务人员对费用报销制度和标准不清楚，或即便清楚费用报销标准，也会有超标的情况，尤其是对出差比较多的员工来说，一旦涉及费用超标的情况，财务与报销人员就会形成纠纷，这种情况不仅影响员工关系，而且長此以往公司财务预算必定超额，费用制度更是很难执行。

此时，费用控制系统在控制费用标准方面的优势就十分明显，公司只需将对应费用类型、相关人员的各项费用标准在系统中预置好，系统就可根据企业对费用标准管控的力度，支持“刚柔并济”的审批方式，既有约束，也有变通。

（三）实现预算预警

费用控制系统实施前，企业各部门员工都是拿着审批报销单就直接到财务报销，等到财务月末合计分析时才知道部门费用预算已超标，这中间浪费了时间整理单据及审批，甚至预算监控流于形式。费用报销系统实施后，每个部门制定全年每月的费用预算后，将预算导入系统。员工每提交一张报销单，都会关联所在部门的预算使用情况，部门领导可以看到剩余预算的额度，也可查看实时费用发生额分析预算使用情况。当预算超标时，系统也会弹出禁止提交的窗口，实现事前预算、事中控制、事后分析的精细化费用管控。

同时，数据格式、口径一致是全面预算的基础，而费用控制系统融合了预算管理系统功能，灵活、方便的报表定义机制实现了数据口径从上到下的一致性。此外，费用控制系统还支持从会计信息系统或ERP系统中提取数据，可以与Excel无缝连接，各种数据都可以文本的方式导出和引入，实现数据的共享。费用控制系统高效的汇总、审核、分析和数据挖掘功能提高了上级部门汇总和审核预算表的效率。费用控制系统的应用使得全面预算管理更高效地得到了执行。

三、费用控制系统实施过程中的问题