医院文书档案的规范化管理策略分析

[摘要] 医院文书档案管理的规范性会对医院各科室的工作造成重大影响，也会影响医院整体的发展水平。在全面推进医疗改革的过程中，文书档案管理成为不可忽视的一部分，使文书档案管理实现规范化，可有效提升文书档案的管理效率，增加其利用率。该文在探寻医院文书档案的规范化管理意义的基础上，关注了我国医院文书档案的规范化管理的现状，并针对实现医院文书档案规范化管理的过程中出现的问题，提出相应的解决策略。

[关键词] 医院;文书档案;规范化;管理策略

[中图分类号] R197.323 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）07（b）-0009-03

Analysis of Standardized Management Strategy of Hospital Documents

HE Shu-jing

Department of General Affairs， Jining First People's Hospital， Jining， Shandong Province， 272000 China

[Abstract] The standardization of hospital file management will have a significant impact on the work of various departments in the hospital， and will also affect the overall development level of the hospital. In the process of comprehensively advancing the medical reform， the management of documents and archives has become a part that cannot be ignored. The standardization of document and archive management can effectively improve the management efficiency of documents and archives and increase their utilization. On the basis of exploring the significance of standardized management of hospital documents and archives， this article pays attention to the status quo of standardized management of hospital documents and archives in our country， and proposes corresponding solutions to the problems in the process of achieving standardized management of hospital documents and archives.

[Key words] Hospital; Document files; Standardization; Management strategy

医院文书档案主要是由公文转化而来，其承担着各级公文分类、转递贵重与医院重要事件等工作的记录，属于档案管理体系中的主要组成内容，也是医院管理历程的主要凭证[1]。医院文书档案涉及到医院管理的方方面面，且其管理水平的高低影响医院发展前景，这是由于文书档案与医学、护理、药学、行政等各部门工作密不可分，因此，促使医院文书档案管理规范化，能提高医院整体的管理水平[2]。规范化的文书档案管理，能确保文书档案的质量和完整性，也能使文书档案的利用率得到极大提升，为医院的日常运转和长久发展提供动力支撑。但就現阶段医院文件材料的收集与归档来看，档案资料短缺、不全等问题较为严重[3]。部分医疗器械合同、文件资料长时间存在个人手中，而没有能够及时对其进行整理与归档，进而使得医院文书档案管理水平较低。因此，必须要加强对于医院文书档案管理工作改革，从规范化、科学化的角度出发，改变传统、老旧的管理模式，积极优化文书档案的管理策略，为实现医院的可持续发展助力。

1  医院文书档案的规范化管理的意义

医院文书档案指的是医院重要文件、资料的汇总，对于医院管理作用较大，因此，要求对其的管理需要具备保密性、系统性、规范性等特点，规范化管理医院文书档案是为了方便患者及相关人员查阅。医院档案管理工作主要包括档案文书的收集、整理、保存和利用等工作，对于医院管理工作的开展作用明显[4]。医院文书档案的规范化管理已经成为医院档案管理的关键，更规范的管理能体现医院的管理水平，也方便相关人员查阅。

2  医院文书档案的规范化管理原则

2.1  文书档案齐全

医院的文书档案收集工作必须保证档案的完整性，档案需要能够真实、准确、完整地反映医院工作的整个过程[5]。文书档案的收集贯穿于医院文书档案管理的全过程，保证对文书档案收集的齐全能够有效提升医院文书档案的工作水平，而如果收集工作不能保证质量，则可能严重影响医院档案管理工作，甚至对医院工作的正常运行产生不利影响。医院的文书档案包括正件、附件、请示批复、原件、转发文件等，由于文件种类众多，因此保证文书档案的齐全需要首先确保档案收集完整，保证档案完整成套。

2.2  严格遵循制度

对文书档案的规范化管理工作往往容易受到很多客观因素的影响，档案管理部门在接收文件材料时的工作态度和工作能力将直接决定档案工作的整体质量[6]。但对于大多数医院来说，其文书档案分散在院内的很多部门中，不同部门都存在大量档案材料。将文书档案分散在医院各部门进行档案收集会给档案规范化管理带来很多不便之处，也更容易造成收集不全的情况出现[7]。因此医院文书档案管理部门需要严格遵循制度要求，保证文书档案整理的规范性和完整性，并根据实际需求健全制度体系，适当修改或增减相关条例，设立工作责任制，将文书档案的收集管理工作落实到个人，明确各职工的职责内涵和要求。

2.3  文件材料准确

在日常工作中，医院会产生大量文件，并且很多文件会在之后的工作中被使用，但并不是所有的文件都必须建立档案并保存，档案只能保存具有价值的重要文件[8]。因此对于档案管理工作需要做到精细化和准确化，将非必要文件从档案中剔除，从而提升档案管理的效率。文书档案的管理部门应根据档案鉴定原则以及保管期限规定，在充分讨论了医院实际情况后，目的明确地鉴别文件，将无价值文件销毁，将有价值文件归档。

3  我国医院文书档案的规范化管理的现状

3.1  医院文书档案管理工作制度不完善

医院领导层不重视文书档案管理工作，在医院管理相关条例和制度制定中，并不重视文书档案管理，因此，医院文书档案管理工作制度处于残缺或者空白，对医院文书档案管理人员工作内容考核不利，大大降低管理人员的工作积极性，也使其工作处于自我状态，无相关的参考标准[9]。

3.2  管理人员的规范化管理意识淡薄

医院文书档案管理人员依然采取老旧的管理模式，这是由于医院患者人流量大、流动性大，每个季度的文书档案数量巨大，对于档案文书的整理、管理未实现现代化，管理文书档案的效率低下，这与管理人员未建立规范化管理意识有关[10]。

3.3  文书档案的分类不够明确

医院文书档案的分类属于档案管理中的意向基本内容，也属于一种对档案进行科学、有效管理的主要方式。现阶段国家档案管理部分对于卫生系统的档案分类方法还没有明确的规定，大部分医院均采用的是综合档案室年终统一立卷的管理模式，这也使得档案管理的工作人员通常需要花费大量的精力来对照档案分类表，对所有相关的信息进行分类与甄别[11]。但出现医院文书档案归属难以选择时，只能够通过档案管理人员自身进行权衡，进而使得某一份资料的完整性难以得到保障，很容易出现同一份材料出现在不同的类目当中。

3.4  文书档案管理信息系统不健全

在信息技术已经遍布所有行业的今天，信息技术的使用使管理工作更规范、科学，也能提升管理效率，但是我国医院文书档案管理部门，却并未将信息技术引入其管理工作中，或者并未建立健全的文书档案管理信息系统，使文书档案管理工作跟不上医院整体管理步伐。

3.5  文书档案管理人员的素质不高

医院文书档案管理人员大部分并非经济管理专业的，面对数量庞大的文书档案，只是沿袭老旧的管理模式，不具备专业的管理技术，常常会在文书档案管理过程中出现文书档案遗失，或者保存不当的行为。而部分具备管理经验的人才，进入医院文书档案工作中，因不具备专业的医学知识，对于档案中疾病术语不了解，也会降低管理效率和质量。

4  医院文书档案的规范化管理的策略

4.1  健全医院文书档案的管理制度

医院文书档案管理需要走向规范性，并落到实处，就需要一套的医院文书档案管理制度为坚实后盾，使各项管理工作能有条不紊地进行。受新医改的影响，医院的内外部环境也随之变化，过去的医院文书档案管理制度会出现不完整现象，需要对其进行优化整合，以适应管理工作的变化和革新。具体的健全措施有：①落实责任制度：制定医院文书档案管理的工作内容，并明确每位工作人员的职责范围，使其能熟悉了解自身工作职责，完善医院文书档案管理的奖惩制度，激发管理人员的工作热情，降低文书档案管理的出错率;②明确文书档案管理标准：管理人员可根据文书档案管理标准开展工作，使文书档案管理工作的质量和效率更高;③完善文书档案管理工作的监督制度：建立一套文书档案管理工作监督体系，使文书档案得到更规范的保存，成立监督小组，定期对管理人员的行为进行监督，确保文书档案管理工作顺利开展。

4.2  树立文书档案规范化的管理意识

随着新医改的逐步推进，对于整个医疗系统而言，迎来了前所未有的发展机遇和挑战，整个医院及其各个部门都在进行改革。医院文书档案管理部门是医院重要的组成部分，其改革也迫在眉睫，需要不断加强规范化意识，全面推进医院文书档案管理规范化工作。具体措施有：①医院的领导阶层需要充分重视文书档案管理工作，并在文書档案管理人员心中树立规范意识，再结合自身实际，对医院文书档案管理部门进行工作改革，将规范化管理根植于文化档案管理的每个环节中;②加强规范化管理的宣传力度：在医院的各部门（包括文书档案管理部门）宣传规范化管理的重要性，倡导所有工作人员将规范化意识深入工作中，并作为提升工作能力的助力，增强工作人员的自觉性。

4.3  加强文书档案管理信息系统建设

随着信息技术的飞速发展，信息技术已经成为各行业管理中不可或缺的一部分，并对各行业的工作进行有效整合，实践证明，信息化技术在管理中的应用较多，且成效明显。因此，新型的信息管理系统的崛起，为企业管理工作的高效、优质完成提供保障，在医院的文书档案规范化管理工作中融合信息技术，将信息技术中可用部分应用于文书档案管理工作中。具体措施是完善医院文书档案的信息管理系统，使其更规范、更健全，具体措施有：①医院文书档案管理部门需组织全员学习文书档案信息化管理的理论知识和技巧，认真分析信息技术的使用方法和价值，将信息技术与文书档案管理两者有机融合，简化管理流程，提高管理效率，确保患者查阅档案更方便、更快捷;②确保文书档案管理的保密性：通过信息技术，可对文书档案信息管理系统实施安全防护，在确保文件档案不会丢失的同时，也能预防网络黑客的攻击，保障其安全。

4.4  提高管理人员的综合素质

对文件档案管理质量影响最直接的是文书档案管理工作人员的综合素质，想要推动医院文书档案管理的效率，使其更加规范，就必须培养工作人员的工作责任感，使其积极主动学习管理技巧和医学知识，从而提高自己的管理水平，适应医院文书档案管理工作[12]。医院可定期组织文书档案管理人员进行管理知识培训，提高其综合素质，具体措施有：①医院可定期组织教育培训，侧重于培训管理工作人员的专业素质、文件整理的技能等，并将现代化技术纳入培训中心，使其能跟上时代潮流，善于将现代信息技术应用于管理工作中;②为文书档案管理工作人员提供深造和职业晋升机会，如将管理工作人员输送至知名企业中，学习文书档案管理技术，也可邀请知名的管理大师来院教授管理经验和技巧;根据管理工作人员个人的发展需要，为其制定考核目标，通过考核目标可提高其薪资待遇，对于工作能力强的人员，还可提供职位提升的待遇，充分激发文书档案管理人员的工作积极性;③医院定期开展文书档案管理职业道德素质教育，通过视频教育、发放相关书籍等方式提升其职业道德水平，实现其人生价值。

5  结语

随着医院的不断发展和扩大，医院文书档案的数量和内容将不断增多，如果文书档案管理存在不合理性，或者管理方式落后，就会影响患者查阅档案，也会影响医院的整体形象。因此，将信息化技术引入医院文书档案管理工作中，提升管理工作者的综合素质，完善其管理系统制度等措施的实施，成为实现医院文书档案规范化管理的基石。医院文书档案规范化管理，不仅能提升医院文书档案的管理质量和效率，而且能促使医院整体管理改革前进一大步，实现医院持续、稳定、健康发展。

[参考文献]

[1]  孟磊.医院文书档案的规范化管理策略[J].办公室业务，2019（9）：115.

[2]  吴静.新时期医院文书档案规范化管理研究[J].兰台内外，2019（30）：12，67-68.

[3]  贾方琦.医院文书档案管理的现状及改进措施研究[J].经贸实践，2018（4）：238.

[4]  黄小册.医院文书档案管理原则、现状及对策分析[J].档案时空，2018（6）：26-27.

[5]  肖璟.事业单位文书档案的规范化管理研究[J].教育教学论坛，2018（29）：16-17.

[6]  毕彩云.企事业单位文书档案的规范化管理与研究[J].办公室业务，2017（7）：106.

[7]  刘光鑫.医院文书档案规范化管理研究[J].兰台内外，2017（5）：66.

[8]  周灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J].兰台世界，2017（20）：77-79.

[9]  LIU Mei.Some Recognitions about Hospital File Management and Its Relevant System[J].China Health Industry，2016（12）：107-109.

[10]  黎秀雯.醫院文书档案管理存在问题与解决对策[J].兰台内外，2019（32）：33-34.

[11]  李冰.医院文书档案规范化管理论述[J].兰台内外，2019（27）：53-54.

[12]  Kun W，Hospital TT.Study on Hospital File Management under the Office Automation Environment[J].China Health Industry，2016.

（收稿日期：2020-04-22）

[作者简介] 何姝婧（1983-），女，本科，馆员，研究方向：医院档案管理。