信息化在干部档案管理工作中的应用分析

文/天津地热勘查开发设计院 王曦

干部档案，主要记录干部在任职期间的有关信息，对其后续使用有重要的参考作用。要将信息技术融入其管理工作中，提高干部档案归档、编排、使用的效率，促进干部档案管理工作水平的提升。将信息技术应用于干部档案管理工作，是一个全新的发展途径，有积极的发展意义。

一、干部档案信息化管理的现状

（一）重视干部档案管理的意识不足。在一个单位以往的管理工作中，干部档案管理存在感不足，多数人对干部档案管理工作缺乏明确的认识，经常是在需要使用的时候才能意识到对干部档案工作知识的缺乏，特别是在当前信息化发展的大背景下，干部档案管理工作频繁出现滞后混乱的问题。究其原因，这与单位对干部档案管理工作的整体重视程度不足有密切的关系。

在单位工作的进程中，由于干部档案管理工作对单位的运转不能产生直接的经济效益，或者是短时期内看不到明显的作用，因此，并没有把干部档案管理工作列为重要的改革事项，忽视了干部档案管理部门的基础建设、制度建立、人员配备、技术更新，导致了干部档案管理工作滞后。

（二）缺乏建设信息化管理干部档案的方法。当前，一些单位的干部档案管理工作，仍然主要依靠传统模式，管理方法单一、缓慢，档案信息存在不准确现象。究其原因，从纸质管理向信息化管理转变的过程中，难免会出现差错，这也要求我们在记录和归档管理中优化管理模式。同时，许多干部的信息不完整，在很大程度上还存在缺乏基础资料的问题，致使干部档案管理工作规范程度较低，形成了管理工作的障碍。此外，有一些单位已经在发展过程中引入了计算机管理理念，但仍处于形式主义阶段，实质作用并不明显，信息化建设方案置之高阁，缺乏相应的设备，有的是受到经费限制、应用方法、建设力量等因素的约束，使干部档案管理工作不能有效地落实下去。

（三）干部档案管理的流程不规范、专业力量不足。在实际管理工作中，许多单位都存在干部档案保存率低、交接随意、流转程序不规范等问题，这些都是干部档案管理工作的常见问题。许多单位认为档案工作就是一把钥匙锁好档案，认为档案管理只是一种辅助性的工作，对于干部档案的保管只限于档案柜，在交接干部档案时出现无人监交、手续不规范的问题，进而演化出干部档案工作前后衔接不畅、责任不明确、界限不清晰、档案材料在使用中缺失等问题，严重影响了干部档案管理工作的完整性、连续性和科学性。

究其原因，与干部档案管理工作的流程不规范、管理团队的专业力量不足有密切关系。在一些单位，干部档案工作存在职能边缘化、团队力量不专业、制度建设有空白的问题，使得干部档案管理工作缺乏应有的效率，加之工作人员专业程度较低，甚至有些部门随意找个人参加干部档案管理工作，使得干部档案管理工作的质量明显降低。这就迫切要求干部档案管理工作需要着重改进，需要从严格管理流程、提升工作人员素质入手，不断提升干部档案管理工作的质量。

二、信息化应用于干部档案管理工作的重要性

（一）便于长久保存。干部档案是记录一个单位干部任职、工作期间内发生重要事件的一系列文件材料，传统的干部档案管理都是以纸质资料为管理对象，在管理和使用上存在一定程度的不足或不便。将信息化技术应用于干部档案管理工作，不仅有利于长久保存相关资料，也有利于深入使用干部档案资料，更能提升单位对所有干部情况的全局性把握，这明显有着更重要的意义。

未来，干部档案管理工作必然是向着信息化、数字化的方向发展，因此，单位在实施干部档案管理工作时，应尽快提高干部档案信息化管理的水平，提高使用、保护干部档案资料的能力。

（二）便于提高管理效率。在过去的干部档案管理工作中，往往使用人工方式对档案进行采集、归档、编排、调转、使用、交接等，不仅工作效率较低，而且容易出现失误，导致干部档案的使用也存在一定的问题。

在干部档案管理工作中引入信息化技术，是符合当前信息化发展的大趋势，不仅可以快速提高工作人员采集、归档、编排干部档案的效率，也可最大限度地确保干部档案资料的完整性和准确度。最终，可以促进干部档案资料的管理效率，更好地服务于单位的干部管理工作。

（三）便于提升安全水平。干部档案，其记录的内容非常重要，在保存、使用过程中需要确保安全、绝密，防止出现被目的不纯的人泄密而造成损失。在信息化发展的大背景下，干部档案信息资料的安全保密工作也容易受到威胁，因此，在干部档案管理工作中，单位也应建立健全干部档案管理方案，确保干部档案的信息安全不被泄露。

信息化技术的融入，可以有效提升干部档案管理工作的安全性能，具有明显的优势，比如，可以实行干部档案管理的独立管理，对使用的电脑设立登录密码、防火墙、数字化备份、开启授权、添加水印等，也可根据干部档案保密级别的不同分别采取相应的管理方式，最大限度地保护干部档案资料。

三、提高干部档案信息化管理的策略

实行干部档案的信息化管理，主要是将干部档案材料形成数字化信息，建立起数字档案，通过计算机的管理，纳入单位的信息数据库，同时建立完整的目录检索系统，实现对干部档案数字信息的分类整理、检索提取、数据分析和材料加工。

（一）重视干部档案材料的采集与整理。开展干部档案管理工作的基础，首先表现在事先采集与分类整理，这也是确保干部档案材料原始、真实、完整的重要源头。因此，为了达到这一目的，需要建立起干部档案资料的采集保存制度，并制定配套的管理办法，促使工作人员积极、及时、完整地采集、补充干部档案的各类资料，根据其入职调查、岗位设置、绩效考评、年度考核、薪级晋升、表彰奖励、离职降职等一系列工作实时采集资料，为实施信息化管理干部档案资料奠定良好的基础，确保干部档案资料的原始性、真实性和完整性。

（二）高度重视积极推进干部档案信息化管理工作。在单位工作中，干部档案信息化建设，点多面广，内容繁多，对信息化技术的应用要求也较高。一是要加强对干部档案信息化管理工作的宣传力度，提高单位内部所有人员对该项工作的认识与重视程度，使各部门全体成员都能对此重视，在工作中积极配合。二是要设立专职的工作小组，明确工作职能，从组织机构上确保该项工作的稳定推进，促进实际工作中的相互协调、共同完成工作任务。三是要不断完善干部档案信息化管理工作的保障机制，在利用信息化技术的同时，要切实保障所需要资金及时到位，配备必要的硬件设施确保干部档案信息化管理工作能够全面开展。

（三）建立健全数据库信息管理系统。干部档案资料的信息化管理，离不开数据库的支撑，在此基础上才能实现干部档案信息的整合、衔接、共享。因此，在单位内部应建立起以业务使用为导向、满足日常使用需求的网络化应用系统，操作要简便、功能要完善，同时要兼容多种类型的软件端口，实现与上下级单位的衔接与共享。值得重视的是，要根据单位的实际情况，建立基于干部档案信息的虚拟资料库，方便所有信息的实时提取、阅读或其他使用，可以为提高此项工作的管理效率奠定基础。从档案声像资料的应用角度来看，可以通过扫描、拍照等方式广泛采集干部档案的所有资料，统一录入，建立信息资料库。建成后，可以实现随时随地的利用。比如，在干部竞争上岗时，可以通过展现竞争干部的动态声像资料，使不同地区的单位机构都可以参与，参与决策的领导可以对其言行举止、形象气质等进行深入了解，甚至可以根据会议情况，跨出会场，让更多的一线成员都能实时观看，实现干部竞争上岗的技术性突破。

（四）切实保障干部档案资料的信息安全。干部档案的信息管理工作有多种特殊性。除了要有规范采集、整理和保存的制度，也要明确储存和使用环节上的安全保障。储存方面，要依靠环境、介质等来保障；使用方面，要从采集、整理、共享等环节上考虑。一是要建立有效的数据备份、恢复制度，将技术手段与保密措施结合起来，做到单位内网的独立运行，且办公电脑不联网，强化干部档案的安全管理，运用建立防火墙、数字签名、杀毒软件、CA认证等先进的安全技术去保密。二是要加强工作人员对保密法及相关法规的了解与掌握，提升工作人员的法制保密意识，杜绝干部档案信息数据的泄露，切实提高安全性。

（五）提高干部档案管理工作人员的专业能力。对于单位各个部门来说，提供专业的干部档案信息化管理是一个重要的工作目标。所有工作人员要掌握基础的信息管理技术，努力提升专业水准。一是要熟悉档案业务，了解干部档案管理工作的采集、归档、调转、使用、保存等业务流程。二是要熟练掌握计算机的相关理论知识，不断学习信息化办公技术。三是要努力加强自身的政治素养，努力成长为一名政治水平硬、专业能力高、业务能力强的综合型人才。要建设整合、使用、共享干部档案信息的管理平台，一支高素质的专业化队伍是非常重要的因素。

（六）加强系统的应用与维护，提升其使用价值。干部档案信息化管理，重在日常使用与维护。在实际工作中，要秉承真实、有效、实用、快捷的原则，将现代化的信息管理技术与单位干部选拔任用工作结合起来，发挥信息化的优势，在干部使用的各个环节上切实落实信息化技术，才能有效促进干部档案管理工作的实践价值。

四、结语

总之，干部档案信息化管理，是大数据时代发展的要求，对提高工作效率有着重要的促进作用。在具体的工作过程中，要重视信息化的高效作用，注重日常使用的各个细节，不断提高工作人员的专业能力，提升干部档案管理工作的持续性。