提高档案的认知度是发展档案的第一要务

文/青岛中远海运物流有限公司 孙菁

一、提高档案认知度的必要性

（一）档案的尴尬。1.档案是什么。1983年，美国的谢伦伯格在其著作《现代档案——原则与技术》中提出：“如果在街头上问一个普通的过路人，为什么政府要设置档案机构，他多半会反问：‘档案是什么，档案机构又是什么？’”“至于档案本身，几乎可以断言，他准会提出‘为什么不把那些废物一烧了事’这样一个使交谈难以继续下去的问题。”2000年夏天，我收到了大学录取通知书，专业名称叫“档案学”，这是我第一次接触“档案”这个名词。经常被问到所学的专业，我回答“档案”之后，对方一般都是一副茫然的表情，后来知道了档案属于管理学门类，我回答所学专业是“档案管理”，对方一般从“管理”两个字上立刻就能理解这是一门学科，可是紧接着第二个问题出现了：“还有这个专业啊，这个专业都是学什么的呀？”工作后，在企业从事档案工作，经常被人问道：“档案是什么？档案都管（理）什么呀？是人事档案吗？”诸如此类的问题，让我不知该如何作答，总不能让我背课本里的概念给提问的人听吧，每次都能体会到作为一个档案人的尴尬。没想到啊，将近40年过去了，档案尴尬的境地依然如故。2.现实的差异。关于档案，现实中存在着两种差异现象。差异一是档案和其他学科的差异。说到法律、政治、经济，大家立刻就能确定这是一门学科，其实除了专业人士估计也没几个人说得清什么是法律、政治研究什么，什么是经济吧。为什么会出现这种迥异的现象呢？专业点说，是档案意识的问题，说白了，就是档案的认知度不高，人们对“档案”这个名词的熟悉度和辨识度不够。人们对法律、政治、经济这些名词太熟悉了，日常生活中经常接触到，所以即便不知道这些名词的准确含义和范畴，但是不影响人们对其基本的认知和把握。差异二是档案内部各种类型的档案之间也存在差异。虽然一说到“档案”人们总是一副茫然的样子，但是，提到人事档案或财务档案，有些人就能够恍然大悟，将其具象化，虽然其实他们也可能并不知道人事档案、财务档案具体是什么。为什么会这样呢？还是因为这两个名词大家在日常生活和工作中会有接触，熟悉度高。笔者从上中学开始，就会听到老师常说的一句话是：“大家好好表现，这些东西都是要归入你们的个人档案，跟你们一辈子的。”工作之后发现，除了人事档案之外，财务档案的认知度普遍较高，即使再小的企业也会有财务工作，即便其他档案都没能得到很好的整理保存，财务档案一定是相对整理保存最完整的，由于财务工作者数量较多，财务档案的受众相对也多于其他档案类型，对财务档案的熟悉度自然相对较高。

（二）档案的现状。具有讽刺意味的是，人人都离不开档案，每个单位都会形成档案，但大家都非常轻视档案，包括档案专业的学生和档案工作者也莫不如是。学校里，档案学科作为冷门学科，得不到重视，设置该学科的高校很少，专业处于被撤销边缘，学生大多是被调剂到该专业的。单位里，档案工作被视作可有可无的一项工作，不受重视，在中、小企业中几乎不存在专职的档案工作者和独立的档案工作，从事相关工作的人员基本都是兼职，并且更替频繁。档案理论方面，研究“虚、大、空”，脱离实际，大部分理论不符合中、小企业的客观情况，起不到实际上的指导作用，基层档案工作者都不愿意看甚至看不懂，其他人就更不会有兴趣通过这些理论研究来认识和了解档案了。档案利用方面，“档案作为一种政治资源”的意识根深蒂固。自档案产生以来，基本上历朝历代的档案一直处于被严格控制之下，当时的档案是“天下无人能识君”；到了当代社会，档案资源作为一种公共资源，开放性大大提升，我国《档案法》和《政府信息公开条例》赋予了社会公众利用档案的权利，但现实中档案仍与社会公众存在着不小的距离，在利用各种档案时会经常面临诸多条件的限制，不由得让人在利用档案时会产生“天下谁人愿识君”的畏难和无奈情绪。提高档案的认知度迫在眉睫，档案认知度的提高将对档案学的发展和档案工作的提高产生重要影响。

二、提高档案认知度的三只抓手

早在2007年，国家档案局相关领导在全国民生档案工作经验交流会上提出：“档案工作要实现‘两个转变’、建设‘两个体系’，从重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念转变为重视所有涉及人的档案的价值；从重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念转变为像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，从而建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。这是新中国档案工作中一次具有深远意义的战略性转变。”然而十多年过去了，这两个转变和两个体系的建设似乎还是仅仅停留在初始阶段，并没有对人民群众产生多大影响。

不得不承认，提高档案的认知度是个长久的过程，非一朝一夕能够达成，需要潜移默化，需要个人、企事业单位、专业档案机构以及社会的共同发力。

（一）作为档案人，要说，即宣传。作为一名档案专业的学生或档案工作者，要发挥一己之力，多利用机会向周围的人通俗化地宣传和解释档案。宋元佚名《京本通俗小说·冯玉梅团圆》：“话须通俗方传远，语必关风始动人”，意思是说：话说得浅显易懂才能有人传播，表达的时候要风趣有意思才能让人感兴趣。因此我们在对档案释义的时候切忌背定义，必须将其通俗化，才能让听者愿意听和能听懂，进而对档案产生基本的认知。如果有人问我“档案是什么”，我会尝试这么告诉他：“一个人的一生，会形成各种各样的档案，常知的有户籍档案、人事档案；自然一个单位、一个国家的发展历程中也会形成各种档案，包括文书档案、财务档案、实物档案、科技档案等。档案必须是有用的，档案是一种凭证，有证据作用；档案也是一种记忆，属于一种文化。”将档案与记忆挂钩有助于对档案的理解：“档案是人类记忆的延伸和强化，建立起人类社会进一步发展的基础，档案工作的意义应是为社会建立起尽可能完整的记忆体系。”关于档案与记忆的以上观点，笔者深以为然。

（二）作为基层单位，要做，即管理。作为企事业单位，必须做好对各种类型的档案的管理工作，承担起应该肩负的档案管理责任，尤其是中、小型企业，要注重档案工作的稳定性和实操性。必须正视档案工作和档案工作者的地位和作用，保持档案工作的稳定，改变档案工作、档案工作者日益被边缘化的境地，增强档案工作者的职业认同感，保证档案工作者的相对固定，减少人员更替频繁对档案工作的不利影响。应该加强档案工作的实操性，不应该搞“一刀切”，应该允许中小型企业根据各自企业的规模和实际选择不同的、适合的、有效的、操作性强的档案工作模式。

（三）作为专业档案机构，要放，即利用。可以说，档案的认知度与以档案馆为代表的专业档案机构的作为有着直接的关系。不要奢望绝大多数人连档案都无缘见识的情况下能凭空增长档案意识，要让人们增加对档案的认知和辨识，就要扩大档案的影响力、彰显档案的文化魅力，增加档案与人们的日常接触和联系。专业档案机构必须转变观念，不要高高在上，切忌将档案当成信息领域的“奢侈品”而让利用者觉得高攀不起、敬而远之。要加强档案的开放利用，让档案“活”起来，成为一种可全民共享的社会资源，要实现社会大众的档案权利，使档案真正走向普通大众，使他们的利益与档案发生密切联系，能从档案服务中得到物质或精神上的满足，使越来越多的普通大众成为档案的主动利用者和直接受益者，激起社会大众档案意识的觉醒。专业档案机构必须转变工作作风，不要总是一副“默默无闻”“养在深闺拒人识”的低调姿态，要主动地热情服务、简化工作流程、提高服务效率。在把握好控制与开放程度的前提下，利用多种方式进行宣传教育活动，充分将档案作为文化资源的流动性发挥好，使广大档案资源脱离案卷载体，走出档案馆，走向社会，走进人民群众的生活和工作中去。近些年电视台播出了许多与档案有关的电视纪录片栏目（比如《BTV档案》、上海纪实《档案》《百家讲坛》等），正是提高档案认知度、扩大档案影响力的有力和有效手段。档案的发展，必须提高档案的认知度，同时，档案认知度的提高、档案影响力的扩大、社会档案意识的增强，也能够促进档案的进一步发展。