新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策

文/山东省精神卫生中心 隆伟

档案管理是医院管理工作中重要的组成部分，它可以为医院提供更多的信息，同时为临床医学研究提供了有效的数据参考。目前医院档案管理工作比较复杂，医院为提高服务质量，需要加强管理的工作，健全档案管理的相关制度，促使管理工作顺利进行。在新形势下，现代化管理模式有助于档案信息的长期存储、快速处理和加工，减轻了管理人员的工作量，提高了工作效率，使医院获取信息更加方便快捷。另外，信息管理更加系统化、规范化和具有安全性，提高了管理的水平，进而提升了医院的综合实力和竞争力，推动医院长远发展。

一、医院档案管理的重要性

档案属于医院无形的资产，记录着医院各项活动的真实信息，为以后的工作提供了重要的依据，并在一定程度上促进医院各项工作的发展。医院档案资料中包含着自身发展的状况、患者的病历资料以及医生的科研成果等信息，这些信息通过文字、图像、表格、数据、影像等方式记录下来，旨在为以后的医疗工作提供有力的参考。档案资料的内容大多是医务人员及领导者在实践过程中对各项工作的总结，有着较高医用价值，所以档案管理水平的高低，直接影响着医院发展的前景。将档案信息进行妥善管理，能够帮助医院对比工作的结果，发现当前的不足，激发工作人员积极改善问题。对医院而言，档案资料中有丰富的知识，灵活应用和参考档案信息，可为医院的改革和创新提供有利条件，同时提高医院的市场竞争力，促进医院全面发展。因此，新形势下医院档案管理对医院的发展有着非常重要的作用。

二、医院档案管理现代化面临的问题

（一）档案管理制度的不完善。在经历了长时间的发展之后，大部分医院已经创建了符合自己发展的管理体系和规范制度，但是绝大多数都是与医疗、护理和人事相关的，并没有针对档案管理问题制定规范的管理制度和机制，依旧缺乏统一的管理标准和模式。在医院档案管理工作中，制度的不完善导致档案管理工作不能有效开展，目前现代化档案管理缺乏具体的管理流程，各项工作的责任分配不到位，且缺乏对管理者的监督和考核措施，这样则容易造成管理脱节、档案丢失和破坏等问题，甚至出现各个科室拖延、不能及时上交档案资料、收集资料困难、管理混乱、效率低下等，导致档案管理工作流于形式，严重影响管理工作有序、规范的开展。长时间不规范的管理工作，导致所有人员更加不重视档案管理工作，降低了工作人员的积极性，减少了工作的热情，不能为医院提供高效的信息，更不能使档案信息的真正价值发挥出来。档案管理制度的不完善，严重影响着医院信息的交流和处理，阻碍着医院的建设和发展，因此只有健全管理制度，管理人员才能更好、更准确把握管理的方向，将档案管理对医院的重要作用发挥出来。

（二）缺乏专业的管理人员。管理职能的充分发挥，取决于工作人员自身责任意识的强弱。目前很多医院的建设与发展过程中，管理人员缺少对档案管理工作的正确认识，缺乏管理意识，导致管理工作者积极性降低，工作敷衍了事，使档案资料管理存在诸多的问题。医院档案管理人员大多为兼职人员或临时岗位调动人员，致使档案管理工作频繁变动，增加了工作人员管理的难度。不固定的工作人员，必然对档案收集、整理、归档等具体工作流程不够熟练和了解，进而影响了档案管理工作的进度。另外，医院会花费大量的时间和精力在医务人员能力的提升上，忽视了档案管理人员的重要性，对他们要求较低。由于医院缺少对档案工作人员相关知识系统的学习以及管理技术实际操作的培训，使得档案工作人员缺乏专业知识，思想观念和管理方法落后，综合素养低，缺乏较强的业务能力，使医院档案管理很难适应新形势下管理现代化的要求，严重阻碍着医院的发展。

（三）档案管理投入不足。由于医院领导对档案管理的不重视，使得档案管理的资金和设备在投入上严重不足，管理设备较为陈旧，目前仍有很多档案的处理应用手工进行，管理手段落后，导致档案工作严重滞后，降低了档案信息化程度。另外，档案管理还缺乏现代化的管理技术，影响着档案管理水平的提升，档案管理信息技术平台的不健全，使工作人员只能将计算机的应用停留在对档案信息的收集和储存上，使管理者不能有效开发档案信息资源，更不能实现医院内部与外界资源的共享，再加上软件的技术的落后，使档案信息管理存在一定的不安全性，进而为档案管理工作增加了难度。虽然近年来档案管理工作有较大的改善，但是大多是在硬件方面的改善，医院软件方面的支持相对较少，目前档案管理中软件与系统的兼容性和安全性方面的问题一直较为突出，一旦出现问题则会导致整个系统运行瘫痪，使档案信息丢失、损毁或泄露。

三、医院档案现代化管理的对策

（一）加强对档案管理的重视。医院要想取得较好的发展，首先要加强所有人员对档案管理的重视度，将档案管理的工作作为医院管理工作中重要的任务，将这项工作当成促进医院发展的一部分。当提高管理者的重视度时，相关的工作人员也会潜移默化地重视起来，让档案管理工作有效地开展。在日常的管理工作中，首先管理者要树立责任意识，从加强工作人员的培训开始。其次要通过不同的方式进行相关内容的宣传，让所有的人员认识到做好档案管理工作的重要性，让各个科室能积极配合档案管理工作人员收集资料。最后管理者要以认真的态度对待这项工作，提高自身管理的能力，让管理者发挥出实际的作用。

（二）健全档案管理的制度。在医院档案的管理中，管理制度不够完善，缺乏行之有效的规章制度和流程来指导工作人员开展档案管理工作，制约着医院的发展。因此，医院应健全档案管理的制度，使管理工作能更加规范和合理，让工作人员严格按照规章制度进行操作，为档案管理工作提供有力的保障。医院需要根据具体的情况将流程更加细化，提升执行的力度，将责任分配到具体的每个人，在出现问题时可以找到负责人，避免推卸责任的情况出现。另外，还要健全考核和监督的制度，将档案管理工作加入所有人员考核项目当中，设立奖惩制度，对未认真完成、怠慢工作以及管理工作出现失误的人员进行相应的惩罚；相反，对这项工作认真负责、比较出色和有较大贡献的人员进行奖励，以此提高工作人员的积极性，使其对档案管理工作更加具有责任心，使档案管理工作能顺利有序地进行。医院还应建立专门的监督人员，负责监督各项制度落实的情况，收集各个科室对档案管理的意见和要求，逐渐优化管理的模式。健全档案管理的制度，可以保证医院档案信息的规范收集和整理，使档案信息的价值体现出来，更好地为医院的科研和改革所应用。

（三）加大档案管理投资力度。为提高档案管理的水平和管理方式，则需要医院加大对档案管理的投资力度，引进先进的现代化设备，应用计算机信息化网络平台管理医院的档案，可以减少档案的存储空间，操作更加便捷化，让所有信息更有利于保存，节约了人力、物力、财力资源，提高了档案管理工作的效率。医院要改善档案管理的硬件条件，如设立专门的档案管理部门，将所有设备配置齐全，以便档案管理工作的顺利开展。另外，还要加大对管理技术的投入，管理技术可以为医院提供高质量的档案信息，硬件是基础条件，软件是必要条件。除此之外，开发先进的安全防护系统，进一步提高医院档案防火墙技术，保证医院档案在安全的环境中运行。还要安排专门的人员对系统进行维护，加强对档案信息的保护，避免信息的泄露，提高医院档案管理的信息化水平。

（四）提高管理人员的素质。在选拔管理人才时，要选择有胜任能力和综合素质过硬的人才，严格按照考核的制度选拔，从源头上选择可靠的有用之才。除此之外，还要定期对所有工作人员进行培训，找出管理过程中存在的问题，在培训的过程中进行全面的解决。时刻关注外界管理理念和技术的新动态，派遣一部分人员进行外出学习新理念和新技术，并将所学知识和技术带回医院中，让每一个工作人员都能熟练掌握新技术，很好地将所学知识应用在档案管理的工作中。档案管理人员不仅要提高专业的理论知识，还要增强法律意识，所以，医院要组织所有人员学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《医药卫生档案管理暂行办法》等相关的法律法规，使工作人员能保守秘密，提升专业性和责任感。将工作人员的工作成绩与绩效挂钩，激发工作人员的积极性和主动性，让他们能全身心地投入工作当中，为医院创造更多的价值。

四、结语

综上所述，在新形势下，医院档案管理工作有着巨大的变革，对医院的发展有着重要的联系，因此，医院应做好档案管理工作，积极寻找管理过程中存在的不足，采取有效的措施，促进医院长远的发展。目前传统的管理方式已经不能满足医院发展的需求，因此，医院管理者要将档案管理工作重视起来，让医院资源合理利用，加强工作人员的责任意识，促进档案管理工作的有序开展。还应健全档案管理制度，明确划分各科室的工作，将责任分配到个人，制定更加细化的流程和监督机制，提高管理的执行力，提升各项工作的效率。加大对档案管理的投资力度，健全管理的设备，引进专业、综合管理能力较强的人才，进而提高管理的质量，并定期为患者进行培训，提升管理者的素质，规范档案管理的模式，推动医院管理工作的现代化，为医院的发展奠定良好的基础。