大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径分析

文/漳州市龙文区森林资源监测站 陈惠华

随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅是便利性，还有激烈的行业竞争和对传统理念的不断变革。档案数字化管理打破了传统的档案管理方式和方法，在如今这个大数据时代，电子档案管理给人们带来了一定的便利，也为档案工作带来了不小的考验和挑战。

一、大数据的概念

大数据这个概念的提出最早是为了对网络上各种数据进行整理分析。其实它不是最近几年才出现的新概念，早在20世纪，大数据就已经应用到各个领域，但由于当时的环境和社会比较落后，导致了不同行业、不同领域对大数据的定义也不尽相同。

一般来说，大数据分成三种类型：结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。结构化数据指的是能够通过表结构来实现的数据。反之，没有办法通过表结构来进行实现的数据就叫作非结构化数据。而介于结构化数据和非结构化数据两者之间的就是半结构化数据。

二、档案管理的概述

档案的重要性不言而喻，而如何进行档案管理更是有着重要意义。随着社会的发展，传统的档案管理方法已经不适用了。当今社会的主题是创新，各行各业都要树立与时俱进的创新理念。大数据时代，任何行业的工作或多或少都会与互联网、计算机等技术结合在一起，档案管理工作也不例外。在大数据时代，档案管理工作的方法不能再以落后的姿态出现在人们的视野中，而是应该随着社会的发展不断进行完善。

三、大数据时代事业单位档案管理的模式

在当前的大数据时代，事业单位一定要建立健全信息化档案管理模式。如今档案管理已经电子信息化，档案管理工作已不是一项简单的工作，它关系到很多方面。这就要求档案管理工作人员不但要有很强的信息整理能力，还要有信息输入与输出能力。

大数据时代档案管理日趋网络化，信息化档案可以建立一个专门的网站来进行管理和操作。可以是由国家或相关政府部门建立的网站，也可以是由某个事业单位建立的管理本单位内部档案的网站，而这些网站的建立都离不开大数据的帮助。因此无论是建立网站的工作人员还是档案管理的工作人员，都应具有非常强大的数据化思维与信息化思维。由于档案管理模式已从传统纸质档案的管理模式转化到现代化的信息化档案的管理模式，它需要运用到互联网的新型技术，这就要求档案管理人员应具有很强的工作适应能力，能很好地实现从传统管理模式到信息化管理模式的转变。

四、大数据时代事业单位档案管理工作的内容

大数据时代事业单位档案管理工作，其实主要是建立在当今这个数字化时代和科技现代化时代的基础上。在当今这个大数据时代，档案管理的方式发生了改变，不再像以往那样落后、低效率。互联网技术的普及，使档案管理从原来的实体保管变成了网络保管，节约了管理的成本。

如今事业单位档案管理的方式是由专门的档案管理机构进行接管，它们依靠着计算机和互联网，利用网络化手段和方法，对档案进行分类、整理、归纳。这样做的目的，可以节约查找档案的时间，又可以起到更好保存档案的作用。

大数据时代事业单位档案管理工作有着很多与以前截然不同的特点。由于大数据时代依靠的是互联网来对档案进行管理，那么就一定要符合国家或有关部门的法律法规，不能出现违法的行为。

另外，大数据时代档案管理运用的是计算机技术，档案都是不同于以往纸质档案的电子档案。纸质档案不方便进行修改、编辑工作，而电子档案可以随时随地进行修改和编辑。并且相比纸质档案的保存存在着浪费纸张、破坏环境等弊端，电子档案的保存能够解决这些问题并节约成本。由此可见，电子档案符合国家的可持续发展战略要求。

五、大数据时代事业单位档案管理存在的问题

（一）规划比较落后。由现实的实际情况来看，大数据时代事业单位档案管理工作存在着规划落后的问题。档案管理工作容易受到很多方面的影响，比如档案管理的权限不明、投入档案管理的资金不足等。这些问题，使得档案管理的方式具有很强的不确定性，导致档案管理工作难以出台一个全国统一的方案来进行解决，因此各地的政府和相关事业单位必须进行自我改造和自我完善。

（二）档案管理人员的服务意识不强。近些年来，随着第三产业的发展以及国家大力发展服务行业，从领导层到基层都经过服务相关的培训。事业单位里不管是档案管理内部还是外部，高层还是基层的管理人员，都感受到了档案管理信息化的服务，但是这些依然还是存在着一系列的障碍。

六、大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径

（一）进行相应的资源整合。大数据时代事业单位档案管理的工作把那些分隔的部门全部整合在一起，有利于把分散的数据和档案信息集中、归纳、整理。这么做会让文件的集中性更高，如果其他部门需要利用文件来进行工作，事业单位办公室文件管理部门可以采用文件共享的方式来协助其他部门开展工作。

另外，可以将传统的档案管理部门建设成为网络化的数字档案管理部门，不过在建设数字化档案的过程中，一定要符合当地政府相关的规定和要求。并且当地政府也要根据数字化档案管理部门的建立来适当地转变其政府职能，这样才能与数字化档案管理部门更好地匹配，跟上时代发展的步伐。

（二）加强事业单位档案管理人员的专业素质培训。大数据时代，一定要加强事业单位档案管理工作人员的服务意识，强化他们的服务观念。事业单位档案管理，并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成国家信息化建设的一个非常重要的部分。有些机密档案只能够给个别部门的人员查阅并永久保存，除那些绝对机密的档案文件外，其他的档案可以拓展其服务的领域。要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使经济效益达到最大化。

（三）加快事业单位档案管理信息化的进程。要充分意识到事业单位档案管理信息化的意义，意识到把信息化应用到事业单位档案管理的重要性。信息化档案管理能够大大提高事业单位档案管理的效率和管理水平。事业单位档案管理人员一定要改变传统的管理思想和理念，要充分认识到档案管理信息化的重要性，对信息化技术要有一定程度的了解。

事业单位档案管理人员还要采取多样、多元化的档案管理方式，结合当今的信息化建设，对整个事业单位的档案进行有序管理和监督。

不仅是事业单位的管理人员要树立相关的意识和抛弃传统的管理理念，其他部门的工作人员也要有相应的思想意识的改变，这样才能使信息化建设在事业单位档案管理方面更加健康地进展。

（四）施行一站式的档案管理方式。大数据时代事业单位档案管理就是把以前传统的事业单位档案管理模式进行彻底的革新和改变，摒弃落后的纸张记录信息的方式，依靠互联网和计算机把档案数据录入到电脑上，并对这些数据进行整理、分类。在档案管理过程中，可以采用一站式的方式，把大数据信息的基层档案应用其中。

（五）加强事业单位档案信息的安全保护。“安全第一”不管在哪个行业都是一个非常重要的理念。大数据时代，档案信息的安全性也是事业单位档案管理中不容忽视的部分。

档案信息的安全性威胁一方面来自电脑和计算机的设备管理，另一方面来自互联网。所以，想要最大限度地保证事业单位档案管理的安全性，就要从这几方面出发。首先，要加强培养事业单位档案管理人员的思想意识和安全责任意识。在日常的档案管理工作中，管理人员应该定期对各种设备、机器进行检查和维护，一旦发现问题或是出现隐患，应该及时上报。其次，要建立安全的网络屏障，要利用各种软件建立属于本单位内部的档案管理网络，并且一定要保障该网络的安全性。

七、结语

档案管理方式的不断创新符合大数据时代发展的趋势，事业单位档案管理的过程中，也应该不断创新自己的档案管理方法，提升档案管理的效率和质量。

在大数据时代，很多行业的传统管理模式不是行不通，而是已经无法满足这个快速发展的时代需求，与大数据时代的各方面都无法相匹配和适应了。事业单位档案管理工作也是如此。只有把档案管理和大数据结合在一起，才能够提高事业单位档案管理工作的效率和质量。信息化的档案管理模式还可以更好地保存档案和相关资料，方便管理人员的查阅和利用。