谈煤矿项目建设前期档案管理

文/陕西韩城矿业王峰煤矿有限责任公司 杨桢

煤矿项目建设前期即工程的准备阶段，该时期的档案主要是在立项、招投标、施工准备等环节中使用的文件材料，具有多样性、广泛性和技术类档案的使用度较高的特点。俗话说“好的开始是成功的一半”，前期档案管理工作在项目建设过程中所起的作用是不可替代的，管理着基础资料与作为项目凭证的文件，这些都是法律性的原始凭证，煤矿企业必须要一直保管好。企业领导要重视前期档案管理工作，提高档案管理人员的责任意识与管理意识，及时收集各种有用信息，确保档案及时归档，为中后期的档案管理工作奠定坚实基础，保障项目档案与企业资产的完整性。

一、煤矿项目档案的特点

首先，煤矿项目档案具有多样性。煤矿项目结构的复杂性较强，不仅包括多个细化项目，而且细化之后的项目同样涉及多个不同的方面，因此，煤矿企业在开展项目建设时开设的部门较多，分别承担不同的职务。工作人员要收集所有相关部门、各个工种的档案，如行政管理、财务管理、地质测量、煤矿开采等，档案数量繁多。

其次，煤矿项目档案具有广泛性。煤矿项目的档案管理工作要负责记录煤矿项目建设的各个环节以及管理情况，无论是管理部门的工作还是井下及地上的生产活动都要认真记录。除此之外，档案管理人员还要负责管理工程的规章制度、各部门领导的指令等，要记录许多内容，工作面非常广泛。

最后，技术类档案的使用度较高。安全生产在煤矿项目建设的整个过程中都是非常重要的，只有先保障施工的安全性，才能进一步提高项目质量，所以施工的监管人员要加强监督与管理工作，从根本上消除安全事故。而各项监管工作大多需要使用技术类档案作为检查依据，提高检查的准确性与可行性。

二、煤矿项目档案管理价值

现阶段正是我国的煤矿行业进行整改的重要时期，一些煤矿企业因难以适应时代发展而不得不关闭或停产。为迎接时代的挑战，各企业要勇于抓住机遇，积极进行转型升级，或者与其他企业互相兼并重组，这个阶段是无法避免的。这个过程中，一定会出现和产生许多重组项目和新建项目，建设前期档案收集的准确性、完整性以及管理水平直接影响着煤矿项目建设的开展与施工进度，与项目建设的整体质量息息相关，并且还会影响后续的项目运营与维护工作，必须引起企业领导与档案人员的重视。只有在项目建设前期收集档案、及时归档、规范整理、妥善保管，才能确保项目建设有序开展、在工期内验收合格并竣工，让煤矿项目能在最大程度上发挥效益。

三、煤矿项目建设前期档案管理工作中存在的问题

（一）领导及管理人员的重视度不足。煤矿企业的领导与档案管理人员并未认识到建设前期档案管理工作的重要性，未全面开展宣传工作，而且建设前期经常发生人员流动，队伍缺乏稳定性，不同的参建单位及部门之间未及时交流。企业没有安排专门的档案人员，未落实具体责任，导致档案管理工作滞后，与项目建设脱节，无法确定档案流向。档案管理人员在工程技术、工序方面知识匮乏，在工作实践中能力不达标。

（二）档案收集工作滞后。因为煤矿项目的施工工期长、流程多、参与部门多，所以其项目档案不仅数量多，而且种类广泛，具有复杂性。为了追赶工程进度、提高经济效益，许多企业在建设过程中只将工程质量作为关注焦点，对档案管理工作的重视度不足，导致档案管理人员在收集档案时没有得到各参建单位和部门的配合，档案的归档时间延后，没有和项目施工进度保持一致，造成各参建方在项目建设中无法及时使用需要的项目档案资料，与工程技术、项目管理有关的重要资料经常在收集前就已经损坏，甚至是丢失，导致后续的档案管理工作难以有效开展。

（三）缺乏完善的档案管理体制。因为煤矿项目建设前期各方面的准备尚未完善，所以岗位安排及人员配置也比较随意，大部分企业并未成立专门的档案管理部门，负责的人员大多身兼多职，也没有固定的档案管理办公室，难以保障档案的质量。档案管理设备落后，管理效率低，缺少专门存放档案的库房，容易丢失或损坏文件，有关档案管理的各项规章制度也并不完善，增加了管理人员的工作难度。

四、煤矿项目建设前期档案管理工作的有效策略

（一）提高各级领导与档案管理人员的重视度。对于一个工程项目而言，前期的档案管理工作是非常重要的，尤其是煤矿项目档案，其涉及的档案资料数量大、种类多，企业领导必须认识到缺少档案对工程项目的影响和危害，对前期档案管理工作给予高度重视。企业领导从项目立项之时就要安排专门的人员收集和整理数据、图纸、照片等资料，将责任明确到每个岗位、每一位员工。

领导人员要在煤矿项目建设的议事日程中加入档案管理工作，定期组织学习、培训等活动促使档案管理人员的业务素质提升。根据企业的实际情况制定员工在职教育管理制度，密切关注当地档案局的动态，组织员工积极参与其举办的专业培训活动，或者安排管理人员集中到档案馆交流学习，由高资历的前辈现场示范，其他人员认真观摩并进行实践练习，以“老带新”的方式指导新入职的人员进行档案的登记、归档等操作，在短时间内提升其业务水平。另外，企业还要完善员工激励机制，让档案管理人员在平时的工作中有一定的危机感，而不是得过且过，调动其参与培训学习的积极性。领导人员可以将档案管理人员参与在职教育的情况与其职称评定相联系，规定参与度在80%以下者没有资格评定职称。在平时的工作中定期组织考核，并根据考核结果增加或减少员工的奖金，起到奖惩激励的作用，让每一位人员都能重视项目建设前期的档案管理工作，确保工作有条不紊地进行，提升档案管理水平，为项目建设贡献力量。

（二）有效开展档案资料的收集与整理工作。煤矿项目建设前期的档案管理工作中最为基础的环节就是收集归档，只有做好基础工作，才能顺利开展后续的档案管理及工程建设。所以，档案管理人员必须及时收集项目档案，尤其是有关施工技术的重要材料和文件，保障档案的正确性和完整性。完成项目建设后，相关人员要清理和归档文件资料，各参建单位要依照规范要求加以整理，并在预定期限内与建设单位完成档案交接。另外，档案管理人员还要尽快登记和验收已经竣工的煤矿项目档案，先确保档案资料合格，然后才允许建设单位完成竣工验收。管理人员要重点收集立项、合同等档案材料，并妥善保存，根据工程的具体情况，找到工作重点和难点，采取可行性方案加以落实。档案部门要对档案管理工作进行积极创新，拓宽工作思路，优化改革材料收集、档案建设及保存等工作的方法，比如运用先进的计算机技术电子化管理档案，以免丢失后难以备份，从全局出发看待项目建设前期的档案管理工作，立足点是前期，但终点是项目竣工和投入使用后，只有提升管理意识、注重工作创新，才能有效提升管理水平，促进项目建设顺利开展。

（三）项目建设前期建立健全档案管理制度。煤矿企业要组织专门人员成立档案管理工作小组，根据岗位分布、人员结构等建立员工的网络体系，完善档案管理制度，细化各项规章条款，建立具有可行性的档案管理体制。首先，要定期针对档案管理工作召开会议。煤矿企业在项目建设前期要统一管理项目档案，不仅要协调企业内的相关部门，还要加强监督其他参建单位，如设计单位、施工单位等，让档案管理工作和煤矿项目的施工处于相同进度，避免因二者发生脱节而影响档案管理工作的有序进行。定期针对档案管理工作召开会议，所有参建单位都要委派领导人员参加，企业的档案管理人员更要参加每一次会议，向其他单位或部门介绍目前的管理情况与工作进度，大家共同协商如何安排后续的档案管理工作。其次，要完善档案管理制度。煤矿项目规模较大，具有施工工期长、项目材料多的特点，其建设过程要涉及若干个不同的单位，如果要规范开展档案管理工作，实现管理的秩序化和标准化，那么就必须建立完善的工作制度，否则即使领导与工作人员足够重视，在管理工作中也没有可以依照和遵循的规章条款，难以有序开展档案管理。所以企业要结合实际情况科学制定档案管理制度，将各种工作中的潜在问题都列入其中，避免工作人员管理档案时发生不必要的时间消耗，达到高效管理的目的。再次，要在合同管理中加入档案管理工作，将归档责任细化到各个单位，煤矿企业在和参建单位制定合同条款时要将档案管理的工作内容写入其中，针对收集、整理和归档环节列出相应的管理要求，理清归档方式与责任，确保项目建设前期各项档案的准确性和完整性。最后，要完善责任处罚制度。细化档案管理工作的责任至不同层面，包括设计、施工等，实施风险抵押，确保发生事故后可以追查到责任源头，并给予相应的处罚。煤矿企业与各参建单位签订协议后要收取档案滞纳金，若在档案移交、归档的限定日期内参建单位没有遵循合同条款履行职责，建设企业可以将档案滞纳金扣除，以此来警示参建方，进而顺利开展档案管理工作。

时代的进步和经济的发展大大加快了矿建企业的建设脚步，为了抓住新时期带来的发展机遇，企业要优化项目建设的各个环节，提升整体的工程质量。为了确保项目建设在工期内有序完成，做好前期的档案管理工作是非常重要的。针对煤矿项目建设前期档案管理工作中存在的各种问题，企业要从提高各级领导与档案人员的重视度、有效开展档案资料的收集与整理工作与建立健全档案管理制度三方面采取优化措施，提高档案管理水平。