抽水蓄能电站档案数字化工作中存在的问题及对策探讨

文/华东宜兴抽水蓄能有限公司 王莉 孟繁聪

宜兴抽水蓄能电站是江苏省第一座百万装机的大型水电项目，位于江苏省宜兴市，安装四台抽水蓄能机组，总装机容量100万千瓦。电站工程2002年项目核准，2003年8月正式开工，2008年底全部机组投入商业运行。档案工作与工程建设工作同步进行，形成建设期纸质档案8035卷共153173份（册），竣工图9365张，照片档案127册2344张，以及岩心实物档案240箱、高压钢管等无损探伤底片实物档案114盒。

经过十余年生产运行，各类文书档案、项目档案、合同档案、科研档案等归档数量逐年增加。

抽水蓄能电站在前期及建设期，涵盖地勘、环保、水保、移民安置、职业卫生等各个方面，全过程建设周期长。参建单位涉及设计、监理、施工等多单位，地质情况复杂，施工难度大。在生产运行期，企业员工少、机组多工况频繁运行、主机设备维护检修难度大，外包项目众多。因此，抽水蓄能电站档案管理贯穿电站建设、生产运营全过程，具有重要的实际意义，是反映抽水蓄能电站管理水平的重要标志。为更好开展档案利用服务推动数字化电站建设，推动档案信息化是必由之路。作为其基础性支撑的数字档案馆建设，在实际工作中也存在一些限制其高质量发展的问题，值得探讨。

一、推进档案数字化的重要意义

（一）数字化工作是实现档案信息化的关键支撑。档案数字化是档案管理模式向信息化转型的关键支撑，也是数字化档案馆建设的核心内容之一，是信息化社会档案工作的必然选择。伴随着数据处理技术、网络信息技术、数字化硬件设备的进步，档案数字化范围不断扩展，从纸质档案数字化向实物档案数字化发展。档案数字化是指采用拍摄、扫描等设备对纸质档案和实物档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照实物档案的内在联系，建立起目录数据与数字文件相关联的处理过程。通过利用数字化基础数据，与网络技术、虚拟现实技术相融合，实现数据资源共享以及知识利用等多模式融合，是档案工作在“互联网+”时代的发展新机遇。

（二）数字化工作推动档案管理模式重要转变，档案数字化可以改变档案的传统管理模式，促进水电站安全稳定高效运行。利用馆藏资源数字化、使用服务网络化，借助互联网技术，不断实现馆藏资源网络共享、远程服务。电站员工和档案人员不再耗费大量时间查找资料，而且在数字化基础上实现数据深化应用，可以实现档案资源多场合利用。通过网络化信息检索、调取、浏览、传输等功能，提供远程查档、借阅一站式服务，提升电站管理办公效率，有利于馆藏原始资料保护。

（三）数字化工作可以更好发挥档案利用价值。传统档案管理的“信息孤岛”问题难以解决，通过档案信息化建设可以突破原有档案属地利用限制，实现档案资源的远程利用，提升档案现代化水平。随着抽水蓄能电站长期运行，设备诊断分析、大修技改项目逐步增多，档案工作发挥作用的空间越来越大，与电站生产经营也越来越密切，推动数字档案资源的共建共享，可以全流程、多维度、多方位地为电站安全健康发展服务。

二、档案数字化工作存在的问题

（一）目录错误率高。通过现场实际使用发现，建立档案目录数据库，可以方便、高效完成档案数据的检索。抽水蓄能电站成立时间早，在档案数字化工作实施前，已具有较为繁杂的目录数据库。但由于工程建设期、生产运营期跨度特别长，经办人员多次更替，现有目录数据存在着错别字、题名不完整、拟题不清等错误。在档案数字化过程中，校核目录、优化目录数据库这一重要工作环节往往被忽视。数字化工作人员缺乏相应机电设备和水工建筑物专业技能，因为对文件的理解和把握能力不够，录入文字的准确性不高等原因，致使虽然数字化已完成，但是有时查阅人员所需档案还是查不到或查不全。

（二）归档文件不规范。在工程建设阶段，项目的前期勘查、预可研、可研、各专项设计、项目核准、施工设计、项目采购、土建工程、设备安装、现场调试、专项验收、竣工结算验收等全过程涉及众多的管理部门，包括勘察设计单位、设备厂家以及其他参建单位等。各项归档资料经常出现各种问题，形成的档案也不规范。有的归档文件缺失、资料不齐；个别档案组卷错误、分类不合理，部分档案案卷命名不规范；个别文件归档非原件，使用复印件归档；有些竣工图纸未盖章、图纸编号缺失或重号等。这些都需要在数字化过程中进行检查改进。

（三）档案人员专业技术能力不足。抽水蓄能行业为技术密集型行业，涉及地质勘测、水文气象、科研试验、设备制造、机电安装、生态环保、水利工程、消防安全、通风空调等，可以说是涉及众多学科、专业的行业。档案管理人员既要求熟悉水力发电业务，也要求熟悉档案业务，档案的管理复杂度随之增加。由于客观原因，档案人员专业受限，缺乏工程建设以及机电安装等方面的专业知识，不清楚抽水蓄能电站工程建设和运维检修，对所接收的工程技术档案缺少有效的质检把控，严重影响了归档质量，不利于后期使用。

三、解决数字化工作问题的对策

（一）完善标准化档案质检体系。归档资料整理工作的基础决定了数字化工作的质量。因此，要规范档案基础工作，严把档案资料入口关。有必要组织专业技术部门建立标准化归档资料检查作业指导书，并明确归档边界条件。对所有的归档资料，采用标准化检查流程，严格进行数字化前检查整改。只有对纸质和实物归档资料的档案文件名称、分类、组卷、编号、保管期、页码、资料完整度、归档目录、案卷题名进行逐卷、逐件检查并闭环完成整改后，才能具备数字化工作条件。通过建立标准化归档资料检查流程，可以实现电站自检、数字化加工小组复检以及档案管理人员验收的完整流程，达到档案数字化数据采集的质量目标。

（二）推动档案工作转向制度化和规范化。随着信息化、数字化技术的不断提升，国家档案局颁布了《纸质档案数字化规范》。在此基础上国家电网公司2018年颁布了《国家电网公司实物档案数字化规范》,对新时期信息化社会中的纸质档案和实物档案数字化工作提出了规范性要求。该项工作是数字化、智慧型档案馆的核心内容之一，而信息化是转型的关键支撑，是新时期档案工作的必由之路。要组织落实并进一步加快推进电子文件归档和电子档案建设，明确数字化工作的范围与标准，持续加快各类档案数字化进程。抽水蓄能档案管理工作要以上述《规范》为原则，以达到原有档案和新增档案100%电子化的目标，并严格落实，不走过场。

（三）探索档案实时归档、实时利用新模式。大云物移技术在抽水蓄能电站建设中不断投入应用，可以实现状态自动监测和数据自动传输处理，节约人力资源，提高了档案生成、记录的效率，也创造了档案数据自动采集实施存储的技术条件。因此，在“两型两化”背景下的抽水蓄能电站，可以探索数字化数据自动化归档新模式。职能部门管理工作实行在线发起、流转、审批与终结，各项目工作记录及相关资源可以实时在计算机系统中存储，作为档案数字化基础数据。形成电站工程数字化档案，实现电站建设项目前期、设计、建设施工、投产运行的全过程资料的自动及时归档。同时，可以实现档案数据深化应用，既可为建设项目的安全风险管控、质量验收、概预算管理提供参考，也可为投运设备的运行维护、故障诊断提供原始数据，为项目后评估、阶段验收提供详实的依据，从而提升大数据在抽水蓄能建设中的利用水平，促进行业管理水平提升。

（四）提升档案管理人员综合素质。档案管理者是沟通档案资源和其使用人员的桥梁。其综合能力直接影响档案利用对企业发展的促进作用。因此，推动档案工作持续提升的核心就是提高档案管理人员的素质。实现档案管理模式向信息化、“互联网+”模式转变，必须有一支既熟悉档案管理又具备多元化技能的档案队伍。随着社会和经济的进一步发展，新的行业和领域不断形成，社会对档案业务的管理和服务等提出了更新更高的要求。因此，要与时俱进，开展电子档案知识、计算机应用技术、数字通信技术、物联网技术培训，促进自身素质的不断提升，并运用新理论、新技术对当前管理工作开展进行提升和促进。

四、目前取得的成效

档案数字化数据存储在国网新源公司内网服务器中，按照信息系统访问权限验证使用者身份后，可以按照系统权限等级直接检索、浏览及下载。宜兴电站严格按照国家相关规范和《国家电网有限公司实物档案数字化规范》，加强质量验收，细化验收条目，制定生产运行期归档标准化清单，完成基建阶段的可研设计、招投标文件、施工验收、制造厂等资料及生产运行阶段的各项文件以及相关实物档案的数字化工作。员工通过电站内网可以异地、快速查阅档案资料，逐步实现档案信息化这一目标，提高了档案资源使用效率，避免原始档案文件以及实物长期使用而破损。

为提高生产人员档案利用效率，电站档案数字化工作已经列为电站运营常态化工作同步进行。在新的纸质档案验收入库的同时，项目可研文件、招投标资料、现场设计、完工资料、项目结算及结项等文件与纸质版同步实行数字化归档。在国网新源公司档案信息管理系统中，建立了文件目录数据库和档案全文数据库，实现了档案信息资源网络共享、互享的目标。借助档案数字化资源的利用，在电站运行维护、项目管理、历史数据分析利用、各阶段审计、创优争先、企业经营等方面促进了电站安全生产，具有较好的经济效益。