人事档案管理的重要性及优化途径探讨

文/山东中医药大学附属医院 于秋菊

知识经济时代，人力资源的重要性逐渐凸显出来，人才竞争成为市场竞争的主要方向。人事档案是个人人生轨迹的记录，是用人单位了解、评估个人的主要依据，是对“人”开展管理工作的过程中不可缺少的资料，发挥着重要的凭证作用。人事档案管理水平的高低，决定着是否可以充分发挥人事档案的作用、实现人力资源利用水平的提高。基于此，必须采取有效措施，对人事档案管理工作进行优化与改善。

一、人事档案及其作用

人事档案主要记载了个人的学习经历、社会关系、工作状态、政治思想、劳动薪酬以及奖惩信息等资料。人事档案的主要作用体现在以下方面：一方面，可以将人的专业能力反映出来。人事档案所记载的各种信息，可以为用人单位提供准确、真实的人才信息。对于医院来说，是否能够做到知人善用在很大程度上影响着医院的发展状况。在最合适的岗位上，将医务人员、政务人员的作用最大限度地发挥出来，是医院得到良好生存与持续健康发展的重要前提。而这建立在充分发挥人事档案作用的基础之上，利用人事档案提供的信息支持，可以科学选拔人才，将人员放在最合适的岗位上。另一方面，可以为考核提供有效的依据。员工的工作能力、态度等，主要依靠考核来进行评估。以人事档案为依据，可为在职人员的嘉奖、晋升、降级的判断与决策提供有效依据。

二、人事档案管理的重要性

（一）可以为人事考核提供有效的依据。人事档案记载了个人的重要信息，可以将个人的专业技术水平、政治思想、生平经历等反映出来。人事档案管理过程中，将职工的专业水平高低、优势与劣势、履历以及组织考评结果等相关信息完整地记录在人事档案之中，便于人事部门对职工的专业技术、职业素养、工作作风等进行全面了解、准确考核。同时，在真实、客观、准确地考核职工的基础上，可以有效开展评优评先工作，并能够针对职工的优劣势来开展培训工作，扬长避短，从而使职工得到更好的发展。

（二）可以为人力资源的优化配置提供有效依据。在开展人事档案管理工作的过程中，采取科学的管理手段，对职工的信息进行充分开发、全面获取，准确掌握不同职工的学历、年龄、奖惩等基本情况，然后，再综合考虑学历层次、年龄层次、专业技能、专业方向等情况来进行选贤举能。通过对现有人才结构、人才应用情况进行评估，可以为未来的人才储备、人才使用策略的制定提供有效的支持，为实现人力资源的优化配置奠定良好的基础。

（三）有利于促进改革的持续推进。市场经济体制全面深化改革的大背景下，行业转型、产业升级步伐不断加快。对于医院来说，在新医改不断推进的背景下，也要积极深化改革。人事档案作为记载个人信息的重要资料，已经被纳入人才信息库之中。因此，有效开展人事档案管理工作，并确保其系统化、科学化以及规范化，有利于医院及时发现人员招聘、人才队伍建设、人才应用、人力资源配置、岗位聘任、职称晋升、绩效考核、医德考评等方面的不足与缺陷，为领导决策提供有效的信息支持，这对于医院的持续深化改革来说，有着重要的意义。

三、人事档案管理面临的问题

（一）缺乏有效的人事档案管理机制。虽然国家陆续出台了《档案法》等法律法规及相关制度，使得档案管理有法可依、有据可循。但对医院人事档案管理目前的实际情况分析后发现，由于比较侧重于医疗工作，将医疗技术的发展与进步、医疗服务的改进与完善当作主攻方向，因此对档案管理，尤其是人事档案管理的关注较少、重视程度不够，且存在重病例档案、轻人事档案的现象。此外，大多数医院目前尚未建立科学、切实可行的监督机制，导致监督力度不足，从而给实际工作带来了困难。

（二）人事档案管理人员的专业能力不足。对当前医院的实际情况进行分析发现，人事档案管理人员尚未实现规范化、专业化的操作，很多档案员专业能力较差、综合素质较低，并非专业人员，或者是知识结构落后、服务意识薄弱、思想观念落后，只会按部就班、机械性地重复工作，不能对人事档案管理工作进行优化与创新。对这一现象的诱发原因进行分析发现，主要是因为对人事档案管理人员入口把关不够严格、缺乏有效的培训教育，导致其专业素质与能力参差不齐、缺乏责任意识与服务意识，给人事档案管理工作带来了一些不利影响。

（三）人事档案管理方法比较落后。为了实现人事档案管理水平的提升，必须采取先进、科学的管理方法与手段。但对医院现阶段的人事档案管理工作实际情况分析后发现，目前有的医院依然采取纸质档案、手工抄录的形式，无法及时对人事档案信息进行更新与完善，档案信息化建设严重滞后。也有一些医院虽然对人事档案开展了信息化管理，但依然局限于完成上级指标方面，且主要是人事档案储存、查阅等，导致人事档案的利用率较低。

四、人事档案管理的优化途径

（一）完善人事档案管理制度。为促进人事档案管理效率与水平的提高，必须建立完善的人事档案管理制度、健全的监督机制。在此基础上，也要在实践过程中不断对人事档案管理制度、监督制度进行更新与修订，确保制度的切实落实及其时效性。对于医院来说，应建立人事档案管理监督领导小组，加强对工作实际情况、制度落实情况的监督。针对人事档案管理的实施过程中有可能发生的各种突发情况，监督领导小组应提前制定相应的应急预案。除此之外，针对人事档案的收集、整理、储存、装订、入库及保护、保密等工作，也要制定操作规范，从而保障人事档案管理的高效、安全、正规开展。

（二）加强人才培养与队伍建设。在人事档案管理工作的实际开展过程中，作为负责人的管理人员的知识储备、专业技能、道德观念、职业素养等，对工作效率与质量产生着直接而又巨大的影响。这也就意味着，若想要提升人事档案管理工作质量，应加强人才培养与队伍建设。首先，可以采取专业培训、学历教育、进修学习等手段，提升人事档案管理人员的专业能力与业务水平，使其能够做好本职工作。其次，人事档案的保密、开放利用，是由管理人员负责，并承担相应责任。鉴于此，必须提高人事档案管理人员的职业道德修养与法制意识。在日常工作中，不断学习最新法律知识、规章制度，做到依法、按规操作。最后，应围绕吸引人才、人才培养以及人才使用三个方面，加快高素质、专业化档案管理队伍建设，培养有理念、有思想，掌握现代管理知识与先进科学技术的复合型人才及专门化人才，从而为人事档案管理工作提供良好的人力资源支持。

（三）创新人事档案管理方法。好的方法是获得成功的关键。全面质量管理是一种新兴管理方法，是以质量为中心，在确保全员参与的基础上来达到预期目标。人事档案管理工作涉及每个人的切实利益，因此不仅仅是档案员的职责，也应让全体职工参与进来，通过全员的有效配合，才能更好地完成人事档案的收集、整理以及信息更新等工作，才能实现人事档案利用率的提升。档案管理部门应积极采取有效的措施，引导全员参与，并向全体职工宣传档案管理的相关知识与技能，充分发挥合力作用，促进人事档案管理的优化、进步。

（四）加快人事档案信息化建设。信息时代背景下，信息技术的推广、普及应用，使得各行各业均出现了明显的改变。加快信息化建设，是产业升级、行业转型过程中的一项重要战略。基于此，新时期，为促进人事档案管理水平的提升，必须遵循“互联网+”的要求，有效应用先进的技术手段、管理手段来对人事档案管理进行优化。首先，新时期，数字信息的产生与不断推广、普及应用，改变了信息资源的保存方式，即可以采取数字化形式来储存信息。这样的背景下，可以有效应用信息技术，建立数字化人事档案、人事档案资源检索平台，提高人事档案存储、处理、检索的便捷性。同时，针对档案信息化建设，近年来，我国出台了一系列的指导文件。人事档案信息化建设过程中，也要严格遵循国家法律法规及档案事业的要求。其次，人事档案信息化、数字化建设过程中，也要注意保护人事档案的完整性与安全性，对电子人事档案的收集、整理、入库、归档、查询、转移、销毁等各个环节，均要做好管理与控制，从而确保人事档案信息安全。

五、结语

综上所述，人事档案管理有着重要的作用，不仅可以为人事考核、人力资源的优化配置提供有效的依据，还有利于促进改革的持续推进。新时期，缺乏有效的人事档案管理，如机制人员专业能力不足、人事档案管理方法比较落后等，是影响人事档案管理工作质量、限制人事档案作用发挥的问题。面对这样的情况，可以采取完善人事档案管理制度、加强人才培养与队伍建设、创新人事档案管理方法、加快人事档案信息化建设等措施来实现人事档案管理的优化。