新时代高校科技管理部门综合办公室工作思考

文/华中科技大学科学技术发展院 管晓霞

当前学界有不少论文专门研究高校办公室工作，但是针对高校科技管理部门综合办公室工作的具体研究论文，就笔者涉猎所及，尚未发现。高校科技管理部门综合办公室虽然具有一般行政办公室的公共特性，但它更有自身独特的工作性质、工作内容、发展目标、服务对象和工作方式。高校科技管理部门综合办公室是高校科技管理部门联系上下、协调内外的中枢机构，在高校科技管理中扮演着不可或缺的重要角色。本文就高校科技管理部门综合办公室工作进行如下具体探讨。

一、高校科技管理部门综合办公室工作职能与内容

为了解高校科技管理部门综合办公室工作职能与内容，笔者选取国内部分“双一流”建设大学进行了调研。调研结果得知：高校科技管理部门综合办公室工作职能涵盖综合协调、行政管理、项目服务、政策研究、党务和工会工作五类职能。综合协调职能内容涉及督办落实上级有关“指示、决议、决定”等，联系协调部门内、所在高校、兄弟高校、上级主管部门等各层级关系。行政管理职能内容主要包括公文处理，会议策划组织，单位印章管理，资产管理，单位运行经费管理，人事信息管理与服务，单位网站管理，接待与宣传工作，信息统计工作，相关人员培训工作等。项目服务主要是为科研项目管理提供服务，比如科研项目过程管理服务，科研经费分配审核管理，科技统计工作，相关专项经费预算管理，科研管理系统维护建设，参与项目的组织申报等。政策研究职能内容包括组织拟定学校科技政策与管理规章，组织编制学校科技发展规划，起草撰写科技工作计划、工作总结、工作报告等综合性文稿。党务和工会工作是指配合完成学校机关党委和学校工会部署的各项工作要求。还有一类特殊工作内容就是完成领导交办的工作。日常工作实践中，领导交办的工作大都重要，内容繁多，完成时限急，往往需要办公室同志投入大量时间和精力去完成。调研还发现，所有高校科技管理部门综合办公室都具备综合协调职能和行政管理职能，说明这是办公室的两大基本职能。不过，不同的高校，其科技管理部门综合办公室工作职能又有所区别。大多数高校除了综合协调职能和行政管理职能外，还担负项目服务职能。笔者发现，承担项目服务职能的高校基本上都没有成立专门的项目管理中心，因此与项目管理相关而又不能完全归属于某一项目管理处室的工作就由综合办公室承担。部分高校科技管理部门综合办公室还承担了政策研究职能，而且这将是新时代高校科技管理部门综合办公室职能深化的一种发展趋势。这对综合办公室的要求较高，需要综合办公室具备一定的政策分析研究能力。大多数高校科技管理部门综合办公室都担负起党务和工会工作职能，但也有少数高校将党务工作和工会工作分别交由业务处室负责。少数高校科技管理部门综合办公室包揽了以上五项职能，是工作职能最全、工作强度最大、工作任务最重的部门，同时也是最能发挥统筹协调、参谋咨询、综合管理作用的部门，也是最能提升能力的部门。

综上所述，高校科技管理职能部门综合办公室除了综合协调职能和行政管理职能外，其他职能都可以根据领导工作理念、办公室工作饱和度、办公室工作人员能力素质等进行综合考量，灵活赋予，动态调整。不过，随着高校科技管理工作的科学化、精细化、专业化、职业化发展，新时代综合办公室的职能也将会面临不断完善、不断深化的过程。

二、新时代高校科技管理部门综合办公室工作面临的形势和要求

进入21世纪以来，全球科技创新进入空前密集活跃的时期。习近平总书记在2018年两院院士大会上强调：“科学技术从来没有像今天这样深刻影响着国家前途命运。”一方面，我国正处于转变经济发展方式的关键时期，迫切需要科技创新提供新的成长空间、关键着力点和重要支撑，促进实体经济升级，引领高质量发展。另一方面，实现“两个一百年”奋斗目标，加快建设创新型国家和世界科技强国，需要科技发挥支撑引领作用。高校作为国家科技创新的主要力量，肩负着抢占科技制高点、建设科技强国的历史使命和责任。世界科技革命、中美贸易摩擦、创新型国家建设、高校“双一流”建设等都迫切要求高校科技工作要加强从“0”到“1”的原始创新，服务国家战略，培养领军人才，成为世界科技强国和教育强国的战略支撑力量。高校科技战线要深入思考新时代国家科技发展面临的新形势，深入剖析高校科技工作存在的问题与面临的挑战，勇于承担新使命、谋划新作为。

新时代高校科技管理内外部环境较之以往也发生了巨大变化。对外，与上级科研主管部门加强相互联系，增进彼此了解，获取支持的路径和方法已然改变，新的路径和方法需要科技管理部门探索提出。与地方政府和大企业合作模式、成果推广方式等也面临着创新。与兄弟高校的交流与合作需要更加紧密，高校间好的管理经验和做法需要彼此学习借鉴。对内，学校科技管理资源十分有限，可以整合和分配的资源与新时代科技发展需求不相匹配，比如研究生指标与日益增长的大项目数之间的供需矛盾大，科技管理队伍规模与学校科技规模难以匹配，高校科技管理部门人员不足现象普遍存在。随着科技工作的快速发展，学校各院系和其他职能部门对科技管理有更高的期盼和诉求，学校管理层对科技管理工作的要求也越来越高，给科技管理部门下达的年度目标任务逐年递增。

以上这些都给高校科技管理部门综合办公室提出了新的挑战和要求，需要综合办公室及时转变思路、拓宽视野、深化职能、调整战略、精准施策，以高水平服务来推进高校科技工作高质量发展。

三、高校科技管理部门综合办公室存在的问题

面对新时代、新形势、新要求，重新审视高校科技管理部门综合办公室现有工作，其中存在的问题和不足主要表现在以下三个方面。

（一）工作认识不准确，工作定位不清晰。高校科技管理部门综合办公室以办文、办会、办事等综合事务为主要日常工作，工作上有着较强的从属性和被动性。加上学校对科技管理部门业绩考核主要基于科研经费、科研基地、人才团队、科研项目、科研成果、知识产权等指标，而这些指标一般都在科技管理部门中的业务处室，也被称作“一线处室”。作为以综合事务管理为主、以为“一线处室”提供后勤保障服务的综合办公室很显然就被划分为“二线处室”。这样导致在资源分配的时候，领导更容易向业务处室倾斜，比如岗位设置、任务安排等方面体现最为明显。办公室的工作人员往往偏少，而工作量偏多。在工作上，凡不属业务处室职能范围的工作，基本上都交由综合办公室处理。正如办公室同志经常戏言“综合办是个筐，什么工作都往里装”。办公室工作涉及面广，突发性多，应急性强，人手短缺等客观现实，使得办公室同志长期疲于应对，工作非常辛苦，加班加点成了工作常态，因此，通常情况下，综合办公室同志对领导交办的工作投入的时间和精力更多，对如何创新工作思路工作方法思考较少，加之领导和同事们对办公室工作关注度相对不高等原因，导致办公室同志自身对办公室工作认识不准确，工作定位不清晰。面对纷繁而至的各项任务，综合办公室同志往往容易满足于当领导的传声筒、做日常事务的勤杂工。

（二）调查研究工作不全面、不深入，参谋助手作用没有充分发挥。做好领导的参谋助手，是考量高校科技管理部门综合办公室工作服务水平和质量的一项重要指标。要准确领会领导意图，了解领导的思想，围绕领导工作所要解决的问题，提出自己的思路和建议，急领导之所急，想领导之所想，做到超前服务。参谋助手作用主要体现在起草的报告、提供的信息、提出的建议等方面，而做好这些工作的前提是要深入细致做调查研究和全面熟悉掌握信息情况。相较于项目管理处室，综合办公室与院系的工作接触机会相对较少，对学校科技工作情况尤其是科研项目进展情况了解不多，发现问题的机会也相应受到局限。综合办公室以内勤工作为主的特性，也导致与国家科技主管部门联系少，与兄弟院校同行沟通不多，因此，了解掌握的信息情况不全面不及时，导致难以出色地发挥参谋助手作用。

（三）综合协调力度不够，督办落实工作有待加强。协调是高校科技管理部门综合办公室最基础的工作职能之一。一般情况下，综合办公室的协调分为内部协调和外部协调。其中，内部协调又分为与本单位内的协调、学校各职能部门和各院系的协调。外部协调主要指与上级主管部门的沟通和与兄弟院校的联络等。在本部门内部的协调中，由于大家工作目标一致，工作情况熟悉，因此工作协调起来相对要容易得多。当然有时也会遇到业务处室抱怨工作多、任务重，接受新任务时出现抵触情绪的情况。与院系的协调主要涉及科研政策、目标任务、科研经费、科研会议等方面内容，这些都需要跟院系相关负责人进行沟通交流。如果平时不注重主动联系他们，保持良好的工作关系，是很难高效率地完成这些沟通任务的。在协同工作中难度较大的，往往体现在与校内其他职能部门的协调。由于不同的部门，不同的办事风格，不同的工作目标，对科技工作的理解和认同度也各不相同，导致工作协调难度大、任务完成效率不高的情况时有发生。与校外的联系协调难，主要是平时交流沟通的机会不多、相互之间了解不够所致。

四、新时代高校科技管理部门综合办公室工作举措

新时代高校科技管理部门综合办公室工作应该立足本职，与时俱进，不断创新工作思路和方法，采取切实可行的举措，为一流科研提供专业化、精细化、规范化的管理与服务。

（一）提高认识，准确定位办公室工作。高校科技管理部门综合办公室是高校科技管理部门协调上下、联系内外的枢纽部门，办公室人员的工作作风、工作态度、办事能力直接影响本单位的整体形象，因此，要重视办公室人员队伍建设。要将政治立场坚定、大局意识突出、文字功底扎实并且熟悉科技管理业务的同志安排到办公室工作。同时，要根据学校科研规模、业务量的多少，科学设置岗位，合理安排人员，让办公室同志既有时间高质量完成工作任务，又能有精力主动持续坚持学习相关知识，不断提升综合能力。高校科技管理部门综合办公室是从事高校科技管理服务的机构，要熟知高校科技工作发展规律，系统掌握科技工作相关政策，全面了解学校科技工作情况，尊重和爱护科技工作人员。高校科技管理部门综合办公室是执行机构，因此要将办公室各项工作做好，将领导的决策决议贯彻执行好。高校科技管理部门综合办公室是服务机构，它既要服务于全校各院系，又要服务于科技管理部门内各处室，履行双重服务职责。再者，综合办公室是科技管理部门的后勤机构，是生产关系不是生产力，不直接贡献GDP，所以，综合办公室人员大局观要强，要务实肯干，甘于奉献，要有“功名不必归我，功成必定有我”的胸襟。最后，综合办公室同样也是业务部门，政策起草、经费管理、会议策划、信息化建设、公文管理、科技统计等，都需要掌握专门的知识、技能和方法。

因此，新时代高校科技管理部门综合办公室的定位是：运用做科研的态度、思维和方法，履行参谋、服务、管理、协调等四项职能，做好领导的参谋助手、行政的服务能手、部门的协作帮手、科研的管理好手。

（二）深入学习研究，充分发挥参谋助手作用。及时跟踪国际国内科研信息动态，密切关注科技管理领域前沿、热点、难点问题，深入研究国家相关政策文件，全面掌握学校科技工作情况，学习了解兄弟高校的经验做法，秉持科学、规范、严谨、准确的态度，运用定性与定量相结合的方法，定期向学校科研人员发布科研信息动态，向学校领导提供多维度的科研发展状况报告，同时高质量完成各类综合性文稿。通过高水平的分析研究能力，较强的政策研究水平来服务于领导。运用起草政策文件途径，全面落实上级文件精神，比如落实国家科技领域“放管服”改革政策等，让科研老师充分享受国家政策红利。全方位营造良好环境，让科研老师少受非学术事务干扰，贴心为老师做好服务。

（三）加强沟通，提高综合协调能力。沟通协调是一门学问，更是高校科技管理部门综合办公室需要加强的一项重要职能。良好的沟通是理顺各方关系，化解各种矛盾，处理好各类问题的重要途径。综合办公室只有平时加强主动沟通，构建良好的人际关系，关键时候才能减少工作阻力，调动各方积极性，齐心协力完成好工作目标任务。为此，要注重培养大局意识、责任意识、规矩意识、主动意识，熟练掌握语言表达能力、文字写作能力、分析概括能力、换位思考能力、人际交往能力，根据不同的对象，灵活运用合适的方式方法，进行有效沟通，提高综合协调能力。比如与部门内部沟通协调时，要重视建立台账管理制度，将上级的重要工作指示、决议、决定纳入其中，一一跟踪，督办落实。在沟通时，还要注意维护领导的威信和形象，要清楚明白传达好领导的工作意图和布置的目标任务，按照时间节点，适时友好地提醒对方按期完成工作任务。与学校其他职能部门协调时，要重视协调工作的依据，是依据领导批示的文件，还是依据领导口头部署的要求。有领导批示的文件作为依据，协调工作相对简单明了，大家依文件而行即可。如果是领导口头部署的要求，那么在协调其他部门前，需要将领导口头要求转成书面文字，以工作联系函形式提交给相关单位，并给对方辅以口头汇报。对于这种情况，特别要把握好说话的分寸感。要以谦虚友善、真诚恳切的态度去赢得对方的理解和认同，防止因说话不当给对方造成抵触或不配合的情绪，影响相互关系，影响工作完成。对于经常需要沟通交流的部门，可以通过建立跨部门会商机制，协助单位领导组织邀请相关部门负责人一起，共同商量解决工作中的问题和难题，促进跨部门的工作顺利开展。

（四）大力推进科技管理信息化，提高服务管理水平和质量。随着高校科研规模持续扩大，科研管理业务不断增长，高校科技管理工作对信息化的依赖程度越来越强，对信息化的要求也越来越高。信息化水平直接反映高校科技管理水平，进而影响高校科学研究水平。新时期高校科研管理信息化要实现高效服务、规范管理、科学决策等三大功能，才能更好服务高校科技发展需要。为此，需要从管理和技术两个维度入手，以制度管理、队伍建设、技术更新为突破口着力推进。从管理上，将科技管理信息化纳入学校治理能力建设文件内容，作为学校“一把手”工程，统筹规划、系统设计、分步实施。在队伍建设方面，要打造一支相对稳定、管理经验丰富、信息技术过硬，长期致力于科技管理信息化建设维护的工作团队。从技术上，要将大数据、云计算、人工智能等最新的技术和高校科技管理信息化建设结合起来，使高校科技管理信息化建设更具时代性、先进性、安全性、快速性、高效性和智能性，从而更好地服务于高校科技管理发展需要。

（五）重视对外交流，提升资源整合能力。开放则兴，闭守则衰。新时代高校科技管理部门综合办公室要重视对外交流与合作，要从科技管理的“后勤兵”，加入对外公关的“作战军”中去。抓住一切机会，主动向上级主管部门汇报学校相关工作，推介学校专家和成果。积极参与高校组织召开的各类科技管理研讨活动，如参加全国16所工科重点大学科技联盟每年举办的研讨会等，学习借鉴最新管理知识和经验。密切与兄弟高校的联系沟通，交流共享科研管理资源和优势。高校科技管理部门领导要加强对综合办公室的重视，引导和激励综合办公室同志走出校门，置身于科技管理最前线，让办公室同志通过与上级主管部门领导和兄弟高校同行等汇报与交流，深刻体会科技管理形势和进展，扩宽管理视野，提升管理能力。