从内部审计视角探究医院经济合同管理

文/宜兴市善卷骨科医院 史洁

经济合同管理主要指的是医院对经济合同在以下几个过程中实施管理和控制：第一，洽谈过程；第二，订立过程；第三，履行过程；第四，变更过程；第五，终止过程。随着医院建设规模的日益增大以及对经济合同所签署的种类日益增加，经济合同管理作为重要内容日益受到医院管理人员的高度重视。内部审计在经济合同管理过程中发挥重要作用，是保证医院经济合同管理内部合理控制的重要措施。

一、医院经济合同管理现状和存在问题分析

（一）缺乏信息系统支持。从经济合同管理的生命周期角度来看，经济合同涉及以下几个环节：1.预算环节；2.招投标采购环节；3.审核签订合同环节；4.后期执行环节；5.运行跟踪环节等。在经济合同管理过程中，不同环节会因为不同职能开始操作而出现误差，多数医院由于缺乏规范化和合理化的经济合同管理制度，所以各环节的具体控制不能有效衔接，各环节职能部门出现重叠或者未管理到位情况，例如部分医院过于重视预算环节，却并未重视后期执行环节；部分医院过于重视招标采购环节，却并未重视预算时的论证等。上述情况的存在一方面会导致医院的经济利益受损，另外一方面会导致医院的战略实施出现错误，使得资金链出现较大缺口问题。通过对比有着强大信息系统支持的医院来看，经济合同管理相比起传统管理方式能够实施紧急合同的全过程监控和记录。除此之外，能够实现信息实时共享，使得合同信息能够被完整且准确记录。

（二）有关部门对经济合同管理的重视程度不够高。医院规定金额在10000元以上的业务必须签订合同，与此同时在签订合同之前需经审计科加以审核。事实上，部分医院仍然存在金额在10000元以上但是并未经审计科审核却签订合同的情况，使得有关制度流于形式。

（三）有关科研项目经济合同管理流程过于薄弱。随着医院科研能力的不断提高，有关课题的投入日益增大，因此也相应提高科研经费的使用要求。科研经费的管理涉及诸多部门，如采购中心部分、财务部门以及科教部门等，而部门与部门之间、部门与课题负责人之间缺乏有效信息共享。部分科研项目购买材料需加强针对性管理，但是涉及此部分的经济合同管理内容是大部分医院的盲点，在开展科研项目时主要是科研负责人与供应商或生产商签订合同，缺乏正规的采购流程以及有关部门未加强监督，因此会导致诸多问题出现。

二、医院经济合同管理开展审计工作的重要性分析

（一）在很大程度上能缓解医院的经营风险。我国医疗卫生事业改革脚步不断加快，而改革的最终目的是让患者能够在医院就诊时享受到更为高质量的医疗服务并且为医院创造出更大的利润，改革的核心内容是为患者带来更为完善的医疗服务。对医院经济合同开展审计工作能够使得医院的经营更为科学、合理，与此同时，规范管理医院，在很大程度上缓解医院的经营风险。

（二）不断提高医院的经济效益和社会效益。从市场运行角度来看，医院作为经济主体，在开展经济活动过程中，很难避免经济合同不规范所带来的风险问题，如合同方毁约、诈骗等。从审计角度出发，签订合同可有效保证医院的合法权益，使得医院在开展经济活动时能够创造良好的环境，为医院带来更多的经济效益和社会效益。

（三）维护医疗市场的稳定。从1980年到现在，我国政府逐渐放松对医院的掌控力度，继而推动医院自主发展。在此背景下，医疗市场完全被政府掌控的局面被打破，医疗市场不仅仅包含公立医院，而且包括私立医院以及合资医院等。上述局面的出现使得医院的市场竞争日益激烈，医院只有在不断提高自身医疗服务的同时，才能够保证医院稳定运行。基于此，使得医疗市场环境更为稳定与和谐。

三、从内部审计视角对医院经济合同加强有关管理

（一）构建完善的经济合同管理体系。医院在进行经济合同管理过程中，需建立健全组织架构，根据有关规定结合医院实际情况建立合理的经济合同管理体系，确保经济合同管理内容更加有效。在建立经济合同管理体系过程中，需狠抓关键点，如决策环节、监督环节等，强化岗位责任制的具体落实，防止内部审计流于表面。除此之外，加强对业务部门以及合同管理部门的人员培训，让上述人员能够娴熟掌握有关法律法规、合同管理知识以及如何与对方谈判，明确规定好经济合同管理有关人员的责任和义务，确保其按照规章制度办事。对未严格按照医院规定或者未经过批准擅自更改合同内容的人员需问责到底。

（二）强化信息管理。经济合同管理有着系统化、全过程化和动态化等特点，因此要求有关人员在管理合同过程中把握好所有合同有关环节。当前医院处于大数据背景下，信息技术的发展为医院经济合同的管理提供技术支持，医院需根据管理要求和自身特点，从预算到执行等环节中设计出一套行之有效的管理系统。借助信息技术实现全面且高效率的管理，串联与经济合同相关的信息系统，有效实现内部审计，便于医院科室能够快速且准确地获得有关数据信息，让管理人员能够清晰掌握医院的具体运营情况，确保医院经济活动能够有序开展。

（三）创造良好的内部审计环境。医院内部审计的基础在于创造良好的内部审计环境，医院领导对内部审计工作的重视程度直接决定医院内部审计体系的建立。只有加强医院领导对内部审计环境的重视，才能够让其他医院职工意识到内部审计的重要性，使得全院职工转变传统观念，仔细梳理有关医院经济活动的业务，分析审计过程中可能存在的风险，建立适合医院的内部审计体制。例如，在签约方方面，主要审计内容为提供货物或服务的单位是否是合同的签约方、是否存在与其他第三方往来而没有相应法律文件约束；在时间方面，主要审计内容为是否按照合同规定时间提供有关服务或货物，是否按照固定时间支付或收取款项；在数量方面，主要审计内容为签约方所提供的获取或服务数量是否按照合同所规定的数量，是否存在数量短缺问题；在质量方面，主要审计内容为签约方所提供的货物是否符合合同规定的型号和品牌等，是否办理验收入库手续，是否按照合同规定的服务经过有关部门人员的签字确认等。

（四）加强医院经济合同签订环节的内部审计管理。在签订经济合同之前，相关部门需慎重确认合同需求，重点审核技术参数内容，如财务科审核合同预算方式和付款方式、审计科审核合同的合法性、监察室监督合同过程是否符合医院规定等。各个部门在审核过程中明确表明自身的意见，加强分工合作，维护好医院的切实利益，规避风险，对重要的经济合同可聘请法律顾问加以审核。从审计科的角度来看，主要对以下几个方面进行合同内容的审核：第一，合同条款（主要审核合同项目价格是否经过院内公开招标或竞争性谈判或政府采购等方式加以确定，合同条款是否完整包括合同数量、合同质量、合同履行期限以及具体履行方式等，合同条款是否合法、是否出现对医院不利内容等）；第二，合同项目立项（主要包括年度预算、使用部门申请或分管领导批复、临时且突发的重大经济事项决策需要有领导小组办公室的会议纪要）；第三，签约方的具体资质（主要审计法人主体是否严格按照法律法规领取营业执照、是否具备履行合同资格等）。

（五）规范医院经济合同的审批流程。对医院经济合同流程的不规范问题，需制定严格的审批流程，通过合理的自动化系统，便于清楚呈现合同的执行过程，便于有关人员开展监督工作。医院经济合同管理的要素主要包括：1.合同金额；2.合同内容；3.合同编号；4.付款方式；5.双方单位；6.合同日期。合理利用自动化系统能够不断提高合同管理透明度和管理效率，实现最佳管理效果。

（六）设计设备采购申请表。根据医院经营发展需求制定预算投入表，设备申请部门需详细填写有关资料，如：1.设备名称；2.设备资金；3.设备具体性能；4.设备有关参数；5.设备相关配套设施等。对采购的医疗器械设备必须列出最少3个或3个以上的品牌，在申请表中还需经过有关部门的审核，医院的医疗器械设备采购工作至关重要，不仅仅关系到各项治疗措施的有效开展，而且还关系到患者的具体治疗效果。采购医疗器械设备时需大量的资金，是一项比较重大的经济活动。在具体采购时，要填写采购表，全面进行管理，确保医疗器械设备能够符合医院实际发展需求，与此同时有效控制资金支出状况，提高采购效率。有关资料显示，医院充分利用内部审计监督手段可完善医院经济合同管理制度，使得医院的有关经济活动开展得更为顺利。与此同时，医院有关部门需根据内部审计监督制度来控制财务付款审批工作，最终在很大程度上降低财务风险发生率。医院还需细化工作人员的有关职责，便于提高其财务管理水平，通过规范内部审计监督工作来提高医院内部审计监督工作，最终使得医院的经济活动能够顺利开展。

四、结语

综上所述，尽管诸多医院制定了经济合同管理制度，不断加强对经济合同管理过程，但是仍然有部分医院在经济合同管理方面出现有关问题，需要医院充分发挥出内部审计作用，不断提高经济合同管理的内部控制效果。