事业单位人事档案规范化管理模式分析

文/薛燕

在社会快速发展中，事业单位迎来了新的发展。传统人事档案管理模式难以满足当前事业单位发展需求，尤其是在数据信息愈发多样化、容量不断扩大情况下，导致人事档案管理有效性不断降低。所以，事业单位应当加强对此方面工作的重视，明确信息化档案建设的重要性，并依据现阶段事业单位现状，提出合理解决策略，为强化信息化档案管理发挥重大价值。

一、事业单位中人事档案信息化建设的意义

档案信息管理和传统纸质管理相比存在较大差异，信息化档案管理更加追求时效性。其将不同区域、不同载体的档案，以数据形式储存，并通过网络连接形式，实现信息及时沟通和共享。

首先，档案管理可以永久保存相关档案资源。传统纸质档案在管理过程中很容易由于温度或湿度的影响，发生损坏和发霉迹象，无法对档案进行长时间的储存，甚至有时还会丢失。实行信息化的档案管理则是利用数字化，将纸质版档案转化成为数字的形式，将之存储在档案中，可以充分利用计算机数字化特性，将其永久性存储在磁盘中，避免由于环境或其他原因造成的损害。

其次，可有效提升档案管理工作效率。传统档案管理工作较为繁杂，程序步骤较多，导致工作人员耗费的时间较长。而通过信息化档案管理建设，档案能够利用专门系统进行调查，可提升工作人员工作效率，使其管理方面变得简单，极大程度提高工作质量。

最后，转变管理方式。传统档案管理利用人工记录的方法对人事档案加以管理，而建立信息化档案管理则是利用计算机技术，以网络为媒体，将档案资料储存[1]，信息化档案管理可有效将传统管理方式变为信息资源方面管理。另外，还可以有效控制管理成本。事业单位对人员调查了解较为严格，覆盖范围较广，人事档案信息包含各种资料，占据空间较大，还需要对这些资料进行防火、防潮、防虫等管理，进而导致管理成本增高。信息化人事档案管理则节约了这些步骤，只需要做好资料备份和计算机安全维护即可，有效减少人事档案资金的投入。

二、事业单位人事档案信息化管理建设现状

（一）档案管理平台效率低下

在信息化档案建设中，应根据实际情况建设档案管理平台，管理人员运用档案管理平台管理人事档案。但是，在档案管理中，尽管有些事业单位建设了信息化平台，但工作人员在使用时，平台使用效率较低，影响了信息化档案管理，制约事业单位的发展。

（二）信息化档案管理人员管理质量低下

管理人员的专业技术在管理工作中起到关键性作用。目前，一些信息化档案管理人员，其自身职业能力和专业素养较差，对信息化档案管理的建设没有真正的了解，不端正自身态度，造成了档案管理工作质量得不到提升。

（三）信息化档案管理重视程度较低

在信息化档案管理建设中，一些领导和管理人员并没有对建设信息化档案管理给予重视。导致信息化发展受阻，忽略了档案管理信息化建设的重要性，使信息化档案管理的质量受到了影响。

（四）操作人员安全意识不足

在事业单位中实行信息化档案管理，需保证人员资料安全性，是人事档案管理信息化建设的基础。信息化档案管理，一方面可为工作人员提供便捷，另一方面也为人事档案管理带来一些问题。例如，计算机网络安全知识和意识不足，工作人员对计算机操作不规范，没有及时对数据进行备份、电脑病毒等，造成安全隐患[2]。

三、事业单位信息化档案管理建设的有效策略

（一）加强管理建设重视程度

提升事业单位信息化建设，需要充分认识档案信息化管理重要性，推动单位档案管理的健康发展。首先，事业单位应当加大建设中软硬件的投入，为信息化档案管理建设提供良好环境，并发挥信息化档案管理实际价值。其次，需要维护和更新信息化档案，保障相关信息档案符合事业单位实际需求，从而使档案信息化管理与时俱进。而对平台利用率较低问题，事业单位也应该重视信息化管理平台的使用率，确保管理平台实际功能和价值，为信息化档案管理建设打下坚实的基础，提高档案管理质量和效率[3]。最后，事业单位也应该注重纸张档案转移，以扫描或人工录入方式实现信息化管理，以提高管理有效性，避免纸质档案出现损毁遗失问题。

（二）健全管理机制

信息化档案管理工作有效开展离不开制度的约束。制度的约束在为工作人员提供工作方向的同时，还可以约束人员行为，有利于日后的管理工作。因此，需要结合自身实际发展需求，制定一套统一的管理机制，并不断完善管理机制，可以更加方便于各种数据资料的上传和下载工作。加强网络技术人员和管理人员之间的交流，有效实现其对人事档案动态的更新和维护，为信息化档案管理建设打下坚实基础。另外，事业单位也可以根据具体情况建设合理绩效考核制度，将考核结果和薪酬待遇相结合，提高工作人员的主动性和积极性，实现档案规范化管理。

（三）提高管理人员专业素养

档案管理人员的综合素质对事业单位档案管理质量具有直接影响，因而需要强化人员管理，提升人员素质。保证管理人员拥有较高的专业素养和服务意识，并定期加强管理人员在专业素养方面的培训，尤其是在专业知识、管理技能和心理素质等，提高档案管理人员专业素养。事业单位应为管理人员提供进修和学习新型的管理理念的机会，使其不断改变自身工作方式，全面加强管理人员专业素养。还要培训人员计算机方面相关专业知识和技能，使管理人员能够拥有一定维护计算机的技能，加强与专业计算机技术人员之间的交流，使网络平台的维护更加有效。另外，还要加强建设管理队伍，优化招聘机制，根据事业单位的实际需求，适当提高管理人员报酬，从而吸引更多人才加入到事业单位中，并对其实行针对性培训教育，这在提高业务水平的同时，通过这些岗位培训提升工作技能，进而让事业单位人才队伍更加充实，使人事档案管理人员的行为更加规范。

（四）加强对档案信息资源安全防护工作

信息资源安全防护工作的重要性在档案信息管理中十分关键。因此，在信息化建设时要加强管理人员的安全意识，判断档案资源管理的安全性，对储存信息资源的计算机，经常要进行杀毒工作。根据具体情况，装置合适的杀毒软件和防火墙，重视对软硬件维护工作。严格按照相关要求进行建设，利用数据备份、恢复等功能，让档案信息资源的安全防护工作落到实处[4]。事业单位要结合自身具体发展需求，创建信息化档案管理安全体系，对安全和风险问题加以识别，进而促使档案资源的安全得到保障。

（五）强化人事档案信息化管理规范性

现阶段，我国经济快速发展，传统档案管理方式已经不能满足当前工作需要。为了强化信息化档案管理在人事档案管理中的规范性，各部门需要充分了解人事信息实际需求，建立规范化信息管理制度，将人事档案整理和分类工作做好，满足其对不同人员人事档案信息方面的需求，提高工作人员对人事信息的利用效率和工作能力。

（六）加大数字化设备投入

事业单位人事档案信息化建设离不开稳定的系统和齐全的设备。所以，事业单位需要根据实际发展情况，及时将相对应信息化设备配备齐全，以保障信息化档案管理工作有效实施。要以档案为依据，利用数字化系统和设备，将信息化档案管理建设更具人性化，进而实现人事档案现代化和自动化。

四、结语

为了适应现代事业单位人事档案管理的发展需求，需要利用信息技术对人事档案信息资源实现数字化和网络化管理。事业单位信息化人事档案建设符合社会发展需求，为其人才队伍的建设提供了可靠的数据支持，也为事业单位数据信息共享提供了技术基础。文章阐述了事业单位信息化人事档案管理的意义，分析了当前事业单位在信息化建设中存在问题，并提出了提高信息化建设的策略，以期为事业单位档案管理信息化建设提供参考性意见。