大数据背景下国有企业数字档案馆建设研究

摘 要 大数据时代，新一轮的信息技术不断重塑社会和产业生态，与此同时，档案业务也发生着深刻变革，企业必须主动创新，适应时代需求，做好档案工作。国有企业作为在社会经济中起到关键作用的大型企业，更需要以主动的姿态融入大数据环境中，引领企业档案数字化建设的潮流。企业数字档案馆是国有企业适应时代新需求、整合利用企业档案资源、实现企业档案信息充分利用的平台和系统工程。

关键词 大数据 国有企业 数字档案馆

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2020-03-03

★基金项目：中国建筑科学研究院有限公司青年科研基金项目（项目编号：20180106331030039）。

★作者简介：赵越，中国建筑科学研究院有限公司办公室主任助理，工程师，硕士研究生，研究方向为档案管理、科研管理等。

Abstract In the era of big data， a new round of information technology is constantly reshaping the social and industrial ecology. At the same time， the archival business is undergoing profound changes. Enterprises must take the initiative to innovate， adapt to the needs of the era， and do a good job in archiving. As large-scale enterprises that play a key role in social economy， state-owned enterprises need to integrate into the big data environment with an active attitude and lead the trend of digital construction of enterprise archives. The enterprise digital archives is a platform and system project for state-owned enterprises to adapt to the new needs of the era， integrate and utilize enterprise archival resources， and realize the full use of enterprise archival information.

Keyword big data; state-owned enterprise; digital archives

一、大数据时代国企数字档案馆建设现状

1.取得的成果。

（1）档案数据价值凸显，国企加大重视。档案是国企在生产经营过程中长期积累的重要数据资源，具有真实性、全面性、独特性等特点。大数据时代，数据成为国企的重要资产和关键竞争要素，在指导企业创新发展、优化业务流程、辅助高效决策等方面发挥着不可替代的作用。国企间的竞争越来越成为数据资源处理能力的竞争，而档案资源中存在大量未被挖掘的数据，因此建设企业数字档案馆，利用大数据手段管理档案资源成为国企创造竞争优势的重要手段。

（2）相关法律法规、标准规范不断完善。国企数字档案馆建设必须有相关法规标准的支撑，才能更加适应国家、社会、行业、企业的需求。近年来，国家档案局和地方档案行政单位均出台了一系列的标准规范，形成了较为系统健全的标准与规范体系，大致可将其分为总则、资源建设、应用系统、基础设施、安全保障等类别，详细举例见表1。

（3）国企数字档案馆建设进入规范试点发展阶段。2017年国家档案局下发《企业数字档案馆（室）建设指南》（以下简称《指南》）后，启动了企业数字档案馆建设试点的准备工作。在各档案部门与企业的支持下，经过专家评审最终确定了包括国家电网公司、中国长江三峡集团公司等在内的35家试点单位，不仅进一步明确了《指南》的规定和要求，还修改完善了试点单位的相关工作方案，使国企数字档案馆建设进入了规范化的試点发展阶段，为下一阶段国企全面发展建设做好了前期准备。

（4）国企形成了一系列数字档案馆建设研究成果。为满足大数据时代对档案管理和档案人员提出的新要求，越来越多的国企内部档案人员将研究视角转移到档案管理、数字档案馆建设中，并形成了一系列的研究成果。他们以丰富的国企档案管理经验为基础，充分分析企业建设数字档案馆面临的优势与不足，并尝试提出一套能够满足企业数字档案馆建设需要的模式，且已取得了相当的成果，并对其他国企、相关企业进行数字档案馆建设提供了经验借鉴。

2.存在的问题。

（1）国企档案数字化基础薄弱，工作量大。大多数国企生产经营时间长、涉及领域广、工作复杂，形成了大量的纸质档案，但数字化基础薄弱，外包又难以有效保证质量且面临着档案保密的相关问题，因此面对庞大的数字化工作量只能望洋兴叹。很多国企近些年才开始数字档案馆建设，之前的数字化、信息化只局限于对档案进行条目化管理，仅利用一些办公软件辅助进行档案管理。

（2）相关法律法规、标准规范尚不健全。相较于传统档案管理成熟稳定的模式，数字档案馆建设正处于变化与上升时期，专门针对电子文件、数字档案的法规标准仍在商讨制定中，已有的相关法规标准又存在着分散性、间接性、不配套性和模糊性等问题。国企在数字档案馆建设过程中也遇到了标准瓶颈，缺乏数字化加工标准、元数据描述标准、著录标引标准、馆藏资源建设标准等。

（3）国企数字档案馆建设发展不均衡。国企数字档案馆建设的不均衡现象主要体现在两个方面：一是国企之间以及国企总部、二级单位之间发展不均衡。相较于大型国企和国企母公司，一些小型国企和子公司的数字档案馆建设仍停留在馆藏档案数字化阶段，或者与业务系统衔接滞后。二是不同档案种类信息化发展不均衡。在档案数字化与信息化建设过程中，国企更多偏向与企业生产经营直接挂钩的档案，种类繁多的文书档案反而难以实现对接与共享，国企档案网站未起到应有作用。

（4）国企档案人员未能发挥应有作用。国企档案从业人员存在整体专业素质不够高的问题，缺乏专职、专业的档案人员，部分档案人员在档案整理、编目的过程中仍按照纸质档案手工管理的传统思维和纸质档案管理经验、理念进行，难以满足档案信息化的标准，造成了一定程度的管理混乱。

（5）技术支撑不到位，监察体系不完善。国企在数字档案馆建设中的技术手段支撑不到位，在建设数据接口、进行新旧系统转换、实现与其他业务系统的集成中存在一定的技术难关，难以满足企业数字档案馆建设的技术需求。国企的数字档案馆建设还存在企业数字档案质量监察体系不完善，难以保证数字档案真实性、可靠性、安全性的问题。

二、大数据时代国企数字档案馆建设目标

1.汇集国企档案信息资源。国企数字档案馆通过“存量档案数字化、增量档案电子化”两大路径，一方面利用数字化手段，如扫描、拍照等，将纸质、录音、录像、缩微胶片等传统载体的档案信息与资料转换为数字化档案信息妥善保存;另一方面将企业各大业务系统生成的符合标准的电子档案进行数字化存储，将国企的档案信息资源进行完整、有效汇集。

2.便利国企档案信息查询。国企数字档案馆可以利用企业档案信息系统实现数字化的档案传递，高效地满足企业业务管理的资源需求。通过建立科学、集成、来源广泛的档案信息资源库，使国企工作人员能够更快、更有效、更精确地获得权限内的档案信息，真正实现国企档案信息资源的有效共享，支持企业经营发展，提升企业核心竞争力。

3.提升国企档案服务水平。国企数字档案馆可以在确保档案信息安全保密的基础上，向档案信息用户提供更高水平的服务。跨地区的远程服务可以使用户及时有效地获取所需档案信息，不受时间和空间的限制，为企业发展提供更高质量和精度的信息化服务。同时，数字档案馆还可以提供图形、图像、音频、视频等多种形式的档案资源，多方面满足用户需求。

4.保障国企档案信息安全。国企数字档案馆可以有效防范企业档案信息资源流失，降低安全风险。数字档案馆实现了国企各业务系统重要信息资源的全生命周期管理，从源头出发，全程性地降低企业信息资源安全风险。同时，还可以提供有效的档案信息资源长期保存措施，保证档案数据的长期可读取，制定保障档案信息资源安全的系统策略，使档案信息处于有效受控状态。

5.支撑国企企业文化建设。国企数字档案馆保存着国企大量的信息资源，记录了国企创立发展、生产经营的历史路径和重要节点，蕴含着国企的独特文化和风骨。数字档案馆的档案资源是企业进行文化建设的重要信息支撑，通过发掘大量档案中蕴藏的文化信息，并利用数字档案馆多样的展现形式，不仅有利于企业文化的形成、沿革，而且对于员工的企业文化教育也起着至关重要的作用。

三、大数据时代国企数字档案馆建设路径

1.整体规划。C公司自成立以来，其总部及下属各单位逐渐形成了现存的大量纸质、录音录像、照片及实物档案（详见表2）。2018—2019年，公司总部将职能部门归档保存的文书类档案进行了数字化，并自主上线了企业数字档案信息管理平台，实现了2018年之前数字化文书档案的导入、查询与利用;并针对企业自身特点制定了较为完善的档案管理标准规范，对归档范围、保管期限、鉴定原则等作出了明确规定。但从数据来看，档案数字化比重仍旧不高，数字档案信息管理平台尚未实现与业务端口的挂接，距离建成企业数字档案馆仍有不小的差距。

面对这种情况，C公司提出以下规划：实现文书档案、录音录像档案、照片档案、标准规范等目录和全文信息的收集、整理、数据录入、在线信息检索等全过程管理，建立健全企业数字档案馆，满足档案管理业务的全方位需求，适应本企业管理现代化的需求，为企业的生产经营提供高效优质的信息服务。

2.统一认识。

（1）认识一：数字档案馆建设是企业信息建设总体规划的重要部分。企业数字档案馆建设不能是一个孤立的行为，必须纳入企业信息建设总体规划中进行统筹协调和规范管理，因为建设数字档案馆不仅涉及企业的其他工作业务流程，也与企业信息建設的总体规划息息相关。企业有必要建立数字档案馆建设专项工作小组或由公司信息化领导小组牵头，统一制定企业数字档案馆建设步骤，对各相关部门进行指引。

（2）认识二：企业数字档案馆建设是时代和自身发展需求。我们正处在数字化、网络化和智能化的时代，数字化的浪潮也深刻影响着企业档案管理，随之带来了档案保管方式与技术的革新，以及记录、读取社会记忆方式的变化。企业内部逐渐向无纸化办公过渡，电子档案和数字信息所占比重不断上升，员工对信息资源获取与共享的需求日渐强烈，建立企业数字档案馆不仅是未来的课题，更是企业需要面对的现实问题。

（3）认识三：建设什么样的企业数字档案馆。企业数字档案馆不是简单的检索、查询或借阅系统，更为重要的是将企业经营中有价值的各种信息资源完整地保存为档案，再从档案中提取有效信息，最终形成有价值的企业数字资产。因此，要建立的企业数字档案馆实质上是企业最为核心、全面、综合、权威的数字资产管理系统，最终成为集资产管理、知识服务、知识产权、技术成果等为一体的数字信息中心。

3.顶层设计。

（1）搭建档案数字化管理模型。梳理企业全系统档案管理的现状，将企业不同领域、专业和门类的档案工作流程形成管理报告;对企业生产经营、科学研究等档案的特征进行分析，形成适用于企业全系统数字档案管理模式的流程报告;根据数字档案管理模式流程，推出独具特色的业务功能数字化管理模型;完成文本纸质档案的数据加工、采集、管理以及发布的流程设计。

（2）确定试点单位与流程进度。对企业全系统中各类型载体档案的数字化情况、进一步的数字化加工情况进行调研，向企业的主营业务和重点科研项目进行一定的政策倾斜，提交相关调研报告;对企业不同专业领域档案的数字化加工特点进行分析，形成企业全系统内档案数字化加工流程的报告;依据企业自身具体情况选定1—2个试点单位，制定各单位企业数字档案馆建设的流程进度表。

（3）建立健全相关标准与规范。建立健全企业数字档案馆数据采集平台建设的标准规范体系，以公司院区内网为基础制定企业的数字化档案目录接收标准;制定各二级单位数字化档案目录的定期上报制度;建立健全企业数字档案接收标准与电子文件中心建设规范，制定符合国家、行业要求并与企业实际情况相适应的电子文件管理办法、数据交换接口标准、元数据标准等，最终形成完善的企业数字档案馆建设标准规范体系。

4.平台建设。C公司以现有的数字档案信息管理平台为基础，仍需进行下一步的数字档案馆平台建设，根据不同服务对象和档案开发范围建立由多个层面组成的综合平台体系。

数字档案馆平台的初步规划在技术层面将包括基础设施层、数据层、支撑层、应用层、表现层等五大层面及三种平台（如下图）。

（1）文档接收平台：与企业各业务系统、OA系统进行对接，面向企业各部门接收电子文件与电子档案。

（2）管理与服务平台：面向企业内档案专业人员的管理平台和面向全体员工、档案利用者的服务平台。

（3）公共信息服务平台：面向整个企业和社会，提供按照统一数据规范和著录格式建立的企业开放档案目录;发布企业的档案资源信息与工作信息，进行企业档案信息的共通共享;支持用户进行跨系统检索、全文检索、目录式分类检索，进入企業各档案信息平台获取档案目录或原文。

5.协调辅助。

（1）培养适应企业数字档案馆要求的复合型档案人才。企业数字档案馆的建设和长远发展需要企业培养专业的档案技术人员。因此，必须增加对档案部门专业人员的培训次数，更新其知识结构，锻炼、培养企业全系统档案人员的档案专业水平和信息技术能力，使档案人员成为满足企业发展和需求的复合型人才，持续推动企业档案工作的发展进步。

（2）跟踪档案用户体验，优化企业数字档案馆服务。利用是企业数字档案馆建设的最终目的，能否满足用户的全方位需求是需要考虑的首要因素。在企业数字档案馆建设过程中，要不断转变传统的档案管理方式与理念，在新条件下持续拓宽服务渠道和思路。企业数字档案馆上线后仍需跟踪收集用户体验与反馈，并以此为基础进行改进优化，使企业数字档案馆的功效发挥至最大。

（3）试点、分期建设与整合、推广并行。企业数字档案馆系统功能庞大而复杂，公司下属各单位档案现实情况与实际需要参差不齐，势必要选定试点单位进行先期探索，并结合不同单位的实际情况合理规划，进行分期建设。最终，将企业总部与各子公司、事业部的档案资源进行整合，建立共同协议，发展超越时空限制的大规模信息知识中心，实现全企业的档案资源共享。

四、结语

企业数字档案馆建设方兴未艾之际，C公司将以大数据为契机，抓住档案发展建设的机遇，建立完善高效的企业数字档案馆，不断与时俱进，形成新的档案服务机制，提高档案工作标准，促进企业档案工作取得巨大跨越。以此为基础，希望档案部门能够为企业员工提供更为智能化和人性化的档案服务，为C公司的生产经营和科研保驾护航，为社会公众的信息利用需求提供便捷通道。

参考文献

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