从单一走向多元的档案文献编纂查找环节

张佳佳 刘雨珊

摘 要 社会转型成为当今社会发展一大趋势，在这一发展趋势下，档案文献编纂工作也进入到一个新阶段。文章通过分析促进档案文献编纂查找环节多元化发展因素，探讨当下多元化查找的表现形式，结合社会发展，促进档案文献编纂查找环节有效多元化发展。

关键词 档案文献编纂 查找 多元化 表现形式

中图分类号 G274 文献标识码 A 收稿日期 2020-03-13

★作者简介：张佳佳，云南大学历史与档案学院研究生，档案学硕士，研究方向为档案管理;刘雨珊，云南大学历史与档案学院研究生，档案学硕士，研究方向为档案管理。

Abstract Social transformation has become the general trend of social development today， and under this development trend， the compilation of archival documents has also entered a new stage. This paper analyzes the factors that promote the diversified development of archival document compilation search， probes into the presenting form of diversified search to promote the effective diversified development of search link of archival document compilation in combination with social development.

Keyword archival document compilation; search; diversification; presenting form

一、从单一走向多元查找的推动因素

在档案文献编纂工作中，编纂者在确定好选题后，对能够反映选题的文献资料进行查找，是编纂工作选题后的第一步，是档案编纂工作的重点，它关乎之后各环节的开展，因此编纂者必须做好查找工作。而当下处在一个社会转型时期，信息海量汇聚，数据库庞大，单一的检索方式已不能满足工作需求，从单一走向多元成为档案文献编纂查找环节的必然趋势。

1.信息技术的发展。新时代、新体系下，各行各业百花齐放、百家争鸣，为顺应时代潮流发展，从单一走向多元化已成为发展趋势。档案文献编纂查找环节也经历了从传统向现代的转变。在互联网技术带动下，我国档案信息资源平台也由此呈现出全新的面貌，档案信息查找融入了网络技术。档案馆、图书馆、文化馆等作为网络档案信息查找的主要平台，在网络档案信息检索的发展中发挥了重要作用。档案数字化发展使得越来越多的档案资料开始以电子档案形式保存，网络档案库存资源日益丰富，也给网络档案信息查找带来更为广阔的发展前景。科技的发展不仅更新了档案信息的传播方式，还促进了载体的多元化发展，在检索内容中加入图片、语音、音频以及影像片段等成为可能，增加了网络档案信息检索内容的多样性，有利于人们对各种档案信息资源进行多种检索形式的尝试[1]46。

2.档案学跨学科的发展。随着档案学所处的社会环境和学术环境的变化，跨学科在国内外档案学研究中已经蔚然成风。学科间的互动与交流成为本学科在研究方法论、研究视角等方面获得新鲜血液的重要途径[2]58。档案学跨学科研究的应用具有广泛而深远的意义，它为学科研究提供新的视角、新的研究方法，从而促进学科理论及实践的发展。档案文献资源的查找作为编纂工作的实践环节，其自身发展过程中借鉴吸取了其他学科，都为查找多元化发展提供了帮助。如情报学的信息检索提供的新的检索技术与检索平台，在查找时被广泛应用，极大地提高了工作效率;历史学发展脉络使编纂者在查找资料时注意资料的连贯性与真实性，尊重历史发展脉络，为编纂查找提供新的途徑;社会学的调查技能，使得档案文献资料查找不仅局限于已存在的档案资料，口述档案、社会记忆都成为查找的一部分，更加注重查找的效率与全面。

3.社会文化成果共享。2017年，国家文化部发布了《文化部“十三五”时期文化科技创新规划》。文件中提到文化大数据工程建设，依托数字文化资源元数据仓储建设，汇集数据并进行组织与关联。研究用户数据采集标准，促进全国图书馆、博物馆、文化馆、美术馆采集与共享用户数据。与社会力量共同开发利用文化资源数据，选择优质社会数据与文化资源数据融合。国家积极出台政策，促进文化资源共享。同时大数据技术的发展、大数据库的建立，使各个档案信息检索平台的档案资料得到了很大的丰富，档案形式也更加多元化，为我们查找档案文献资源提供了良好的平台，拓宽了获取信息的渠道。在进行档案文化编纂查找环节时，本地区缺少的资料我们就可以通过共享数据库弥补资料的不足，促进资料收集全面化。文化成果共享促进了查找方式的多元化，编纂者不再局限于一一走访图书馆、档案馆等地方实地取材，资源的共享解决了知道相关信息却得不到具体内容的困境，增加了档案信息资源的内容，便于材料全面查找。

二、从单一走向多元查找的表现形式

1.查找主体多元化。从档案产生之日起，档案工作就备受重视。档案文献编纂是档案工作的重要内容，在不同的时代档案文献编纂工作服务于不同人群，古代档案文献编纂主要为统治阶级服务，而现代社会档案文献编纂工作服务对象已扩展到全社会。在编纂工作发展过程中，编纂者作为档案文献编纂工作的主体，对整个工作的进程起着决定作用。古代档案文献编纂工作的主体主要是政府部门，主体比较单一，编纂者（无论官方还是私人）在查找资料时，都会带有主观色彩，只搜集那些与自身立场观点相一致的档案文献，以体现自己的政治思想与个人好恶。例如，宋代赵汝愚只因不满推行新法，遂在其编写的《宋朝诸臣奏议》中拒收支持新法等人的奏议[3]10。

中华人民共和国成立初期，档案部门是编纂公布档案文献的主要力量。改革开放以来，档案编纂工作的主体向多元化发展。今天，我国的档案文献编纂不再局限于某一主题，扩展到政治、经济、法律、外交、文化等各方面，主题扩展的同时，参与主体也随之变化，除了档案馆（室）外，军事、科技、文化、科研、经济等部门也参与其中，中央及各地方组织部、宣传部、党史研究室、方志办等党政机构均在档案编纂工作中有所作为。特别是高校和研究院等科研部门同档案馆加强合作，出版了一批质量高、实用性强的编纂成果。在参与编纂工作的人员结构上，除了档案工作者外，史学工作者、科技工作者等社会各界人士也参与进来[4]47。

档案文献编纂主体的多元化，促进了查找环节多元化发展。各行各业单位、工作者的参与，扩充了查找人员的数量。不同领域的人员查找方式也不尽相同，他们相互配合，打破了主观意识的控制，极大提高了工作效率，查找的档案文献资源查全率也大幅度提升。

2.查找客体多元化。《当代汉语词典》对客体一词的解释：哲学上指主体以外的客观事物，是主体认识和实践的对象。在档案文献编纂查找环节中，查找过程涉及的相关部分都可称为查找客体，比如查找范围、查找顺序、查找档案载体类型等，本部分内容仅从查找范围与查找档案载体类型方面进行分析。

档案馆从古至今就被当成档案文献资料查找的重要部门，随着档案事业的发展，档案文献资料的查找范围由内及外，由档案馆内部扩展到外部其他相关部门。其中在档案馆内部收集，可以查找与编纂题目有密切关系的直接档案全宗或某些载有相关片段的间接档案全宗;档案馆外部可以从图书馆、博物馆、情报局、文物馆、史料馆以及其他与档案部门往来的收发文机构中进行查找。为了保证查找资料的全面，编纂主体在查找材料时，往往也会对散落在社会上和流失于海外的档案文献进行搜集，对存有珍贵记忆的长者进行采访，获取口述档案[3]9。

档案文献编纂的载体形式决定着读者将以怎样的形式获得档案文献中的信息，也决定着编纂主体在查找档案信息资源时采取何种方式。从古至今，档案载体实现了从传统纸质载体再到新型载体的转变，先是图片、声音、影像等各种载体形式被运用，随后普通胶片、缩微胶片、磁性介质和电子载体等加入了存档载体的行列。新型载体的出现，打破了纸质载体一统天下的局面，出现了音像档案、照片档案、电子文件等，使得档案载体趋于多元化。编纂主体在查找档案文献资源时，除了查找传统纸质载体文献，音像档案、照片档案、电子文件等不同载体档案也成为主要部分。

3.查找方法多元化。传统档案文献主要是以各类出版物如书籍、期刊、报纸等形式向社会传递的，查找方式以手动查找为主，本人到档案部门去翻阅目录、看名册、运用索引指南等检索工具，然后详读相关的档案资料，或者实地调查，采访经历过的长者或熟知的人。当下信息传播网络化，不同档案信息资源通过不同平台得以传播，查找方式也多元化，人们可以通过电视新闻、影片、广播、电脑软件、手机应用等多种媒介获取到档案信息。比如，有关天津五大道历史档案的编纂，最开始档案资料的收集受到社会发展的限制，收集的资料大多源于本地档案馆库房，资料收集不全面、不完整。在如今的互联网技术下，档案资料收集有了质的进步，在收集和查找资料时，通过互联网在全社会范围内征集，还访问了其他省、市的档案馆甚至国外的档案馆网站，使资料的收集更为全面与完整[5]18。信息科技的发展，查找方法由单一走向多元是必然趋势，网络查找与传统查找相结合，各种查找方法并行，将成为查找工作的新方式。

三、多元化查找发展建议

由单一走向多元的查找，为材料搜集带来了极大帮助，促进了这一环节高效开展。在实际工作中，不受任何限制地将天下与题目有关的信息都搜集到，保证查找资料全面，是人们期望的一种理想状态。为保证查找顺利进行，结合发展现状，对查找这一环节的开展提出一些建议。

1.查全率与查准率并行。为了使编纂成果能够更好地服务社会，满足大众需求，那么编纂的内容就要齐全，方方面面都要涉及。全面查找是档案文献编纂查找环节必须坚持的一大原则，宁多勿漏。信息时代背景下，文献资源的共享、大数据的建立、与网络技术结合检索手段，在很大程度上保证了档案材料收集的齐全，但过多的档案文献资源，又会影响我们的判断，难以保证查准率。

在实际查找档案文献资源时，查准率与查全率有时是矛盾的。为了保证材料的齐全，我们大范围地查找，宁缺勿漏，那么查准率就会降低。因此，我们在查找资料时要做好查全率与查准率并行，在保证材料齐全的同时，最大限度地保证材料的准确。为了保证后续工作的顺利开展，做好档案文献编纂查找工作，在选择材料时，对与选题无关的内容，我们要自觉摒弃。同时可以在电脑上做一个查找记录，针对选题，做好材料分类，每当查到相关信息时，在其分类下做好登记工作，这样既可以看到缺失的文献资料，又避免了重复查找，保证查全率与查准率。

2.科学组织，分工明确。任何工作的开展，都是按照一定的计划执行的，不是杂乱无章、随心所欲地做。在确定工作任务后，作出合理安排，有计划、有组织地开展。工作人员要明确自己的工作内容，按照安排，有序工作，避免了工作过程杂乱无序，人员相互配合，提高了工作效率。同样，档案文献材料的收集是一项庞大而系统的工程，在此过程中，档案文献收集者必须秉持科学的态度，掌握科学的方法，注意科学的组织、明确的分工，编者在查找文献时就有了目标和方向，从而不至于漫无目的、浪费时间。比如，对于材料查找线索，对不同资料划分不同的标准，可以按照选材大纲顺序组织分工，也可以根据题目的重要问题、时间特点等分工，还可以按照材料查找的难易程度划分，分配好谁去查找哪一项材料。科学组织，明确分工，对档案文献编纂工作具有重要意义，为保证工作的顺利开展，必须有组织、有计划地开展工作。

3.保证档案文献的安全与真实。在保证档案文献编纂查找资源齐全的同时，也要注意对材料的真伪进行鉴别，注意档案文献资源的原始性，保证材料的真实性，不能照单吸收找到的全部材料。当下，在新型载体档案文献编纂工作中，对档案信息的收集大多借助于计算机和网络技术。由于网络形式的多样性、开放性等特征，致使网络易受黑客、恶意软件等入侵和破坏，另外，新型载体档案本身容易被修改且不易发现，具有不稳定性，引起档案信息的泄密、篡改等诸多问题[6]157。因此，对于查找到的信息，我们要查明档案信息资源的来源，注重档案文献资料的原始性，保证档案文献资源的真实性。这样，不仅提高了整个编纂工作的效率，而且保证了编纂成果的价值，从而为大众传播有真正意义的文化。

档案信息的查找是整个编纂工作的基础，其工作水平直接关系到编纂工作的进行和编纂成果的质量，关系到讀者获得的档案文献信息的范围、数量和质量。社会在变革，由传统向现代转变，档案文献编纂查找环节也是如此，由单一走向多元。信息科学技术的发展提供了多元检索方式，档案文献编纂者要转变工作方式，适应社会的发展，跟上时代的步伐，对于不同的档案文献资源匹配不同的查找方式，保证查找工作高效、全面展开，从而为社会提供一份满足社会需要的编纂成果。

参考文献

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[2]宋魏巍.档案学跨学科研究评析[J].档案学通讯，2011（4）：58-61.

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[5]毛业博.基于信息技术变革的档案工作发展审视——互联网环境下的档案文献编纂工作研究[J].兰台世界，2016（9）：16-18.

[6]李孟珂，刘凯.档案的样态与档案文献编纂学[J].思想战线，2013，39（S2）：155-157.