住房公积金档案管理信息化的作用分析

◎郑裕红

对于公积金这项业务而言，主要是国家为购房者作出考虑，为员工长期做出缴存性的资金，这项制度执行时能够保证人民群众获得足够的生活保障。在企业开展公积金缴存业务时会产生各种档案，对于档案的管理工作特别重要，如何对这些档案作出有效管理工作是管理者需要切实做出考虑的问题。

一、住房公积金档案管理的特点和意义

（一）公积金档案所具备的基本特点

公积金档案管理工作与其他的人事等档案存在一定的差距，主要是其具有的专业性以及不确定性。专业性主要是指公积金档案管理归属于专业部门，主要是指在公积金办理过程中产生的各种纸质和电子记录。公积金属于专属部门权力，其余部门在这一过程中没有代办权，产生的结果便是档案管理工作具备非常强的专业性。公积金在使用时能够准确记录购房者的权利、购房面积、在开展贷款业务时贷款数额以及贷款年限。公积金档案形成以后与其他档案之间的不同点便是各种信息不断发生变化，产生这一现象的主要原因便是贷款人的房屋信息会不断变化，这也就导致公积金档案存在不确定性，这样的档案管理工作才更加具有意义。

（二）住房公积金档案管理的意义

随着国内各项事业不断发展进步，人们的法律意识逐渐增加，对于自身的权益关注度也在不断增加，这也间接地促进企业对公积金开始缴存工作持续推进。这也就造成公积金业务数量持续增加，间接地促进公积金档案管理工作需要适时地做出优化。公积金管理政策在执行的过程中关系到每个缴存人员的自身利益，这个过程所需要的资料数量相对较多，目的是避免在日后发展中出现法律纠纷。

二、住房公积金档案管理信息化所带来的改变与影响

国内法律对于档案的管理有明确规定，建立档案时必须依法执行，常见的办理过程中的纸质合同以及电子凭证均需要按照要求作出保存工作，特别是住房公积金这项业务在开展时关系到每个公民的个人权益。在公积金档案建立中要按照法律标准执行，长久地做出信息保存工作，不得损坏或者丢失情况出现。在公积金档案管理工作中，需要适应时代发展需求，将网络技术与档案作出有效结合保证公积金管理和使用更加规范。在办理公积金贷款完成以后各种纸质信息以及电子化信息要形成有效的凭证，存放至专业的档案管理室中。

现在运用的信息化技术能够将档案管理工作顺利执行下去，对各种不同的信息资源作出有效的整合工作，整个操作过程更加便捷。对于已经完成公积金缴存的个人可以使用专业的APP查询缴存状态，适时地对自己账户做出了解。国内各项事业不断发展进步的过程中，导致公积金办理的业务逐渐的增加，对于档案管理人员所造成的压力也在随之增加。对于档案管理主要是分为三部分，首先便是公积金缴费档案的建立，其次运用公积金贷款后形成的档案，最后便是各种公积金的支取所形成的档案，数量逐渐增加的过程中给管理工作带来一定的困难。运用数字化信息技术对档案开展管理工作整个成本支出会降低很多，对于各种信息的保存也会比纸质档案更加安全。

三、住房公积金档案管理信息化应注意的事项

为保证电子档案管理工作更加规范，国家管理部门已经根据实际情况出台相应的法律，促使电子档案更加规范。然而，公积金档案所具备的专业性对电子档案管理提出更多要求，需要档案管理部门制定专业的标准，这样才能保证信息化档案被更好地执行下去。对原有的统一档案管理模式作出更新，将细节作出全面考虑，实现分层管理工作，带来的好处便是能够使电子信息档案更加规范合理，清晰可见。

培养掌握信息数字化及公积金档案归档的复合型人才，在公积金档案实现信息化管理后，需要管理部门做好专业人才培训工作，在开展工作时既要懂得信息技术的运用也要熟知公积金档案管理工作。主要是这一工作不仅仅要求具备本专业的知识点也要掌握其他行业一定的技能要求。

四、结语

综上所述，随着缴存公积金的单位数量越来越多，造成公积金管理单位中所存放的档案数量越来越多，造成档案管理工作越来越困难，需要公积金管理部门要与时俱进运用信息化技术开展档案管理工作。在信息化技术快速推行的过程中能够让各项数据统计更加清晰准确，避免差错的出现，信息也更加透明。